信息安全背景下人力资源档案的数字化管理办法

刘远怡

摘要：人资档案是企业重要的信息资源，记录了人力资源管理中的各项工作内容，很多信息在企业经营管理和人力资源管理中具有很大的参考价值，数字化的档案管理，有利于企业管理信息化的发展，实现人力资源管理的数字化，挖掘档案信息的价值，并将其作为企业决策的参考，为企业管理提供可靠的数据支持，数字化档案管理在信息安全的背景下，存在着一定的不足，安全问题始终是数字化档案管理的阻碍，人资档案数字化管理系统有待企业进一步的建设和完善。

关键词：信息安全;人力资源档案;档案管理;数字化管理

人力资源档案管理是人力资源管理的重要环节，使用数字化的档案管理，有利于人力资源管理效率的提升，使用档案信息进行筛选和分析，找到其中有价值的信息，为企业内部选拔人才提供有效的数据，公平对待每位员工，维持企业员工的稳定性，在人资档案数字化管理建设中，要切合企业人资管理实际情况，构建数字化管理系统的功能模块，保证系统符合企业人资管理的需求。

一、数字化人力资源档案管理的作用

（一）提高人资管理的信息化水平

人资管理使用数字化的档案管理，有利于人资管理信息化水平的提高，作为企业信息化建设中的一部分，人资管理进行薪酬计算、绩效考核时，形成的数据信息，可以为企业决策提供信息参考，推动企业信息化的管理进程。

（二）有利于档案的长期保存

数字化的档案管理，将人事档案存储到服务器中，可以保证档案的安全，传统使用的纸质档案，保存上有很大的不便，需要专门的档案室进行保存，还要保证档案室的湿度和温度，定期进行防虫治理，纸质档案在利用时，也需要多加小心，纸张容易破损，提升了纸质档案保存上的难度。使用数据化的档案管理，不会出现以上问题，只需要考虑数字档案存储安全，使用固态硬盘可以实现档案的长久保存，采取数字档案备份的工作制度，当数字档案出现人为原因损坏时，可以使用备份档案进行档案的查找，两个档案存储设备同时出现故障的几率非常小，所以使用数字化的档案管理方式，可以保证数字档案的安全性。

（三）管理工作效率的提升

数字化管理方式操作简单，优化了工作流程，极大地提高人资档案管理的工作效率，同时提升档案管理的技术水平，相比较而言，传统档案管理工作效率低下，并且手工操作出现失误的几率大。数字化档案管理使用计算机系统，坐在岗位上就可以完成档案的收集、整理、保存等工作，实现档案的高效化管理，促进人资档案管理的规范化操作。就人资档案管理的服务上来说，有了很大的进步，例如，当有人提出借阅档案时，传统的业务流程是，根据借阅者提供的信息，档案管理人员去档案室查找档案原件，需要办理借阅手续，在归还时，办理归还手续，耗费大量的时间，使用数字化管理后，只要具有档案查阅的权限，在企业的档案管理系统上，就可查阅个人信息，档案利用方便快捷，简化了档案管理的工作流程，防止档案出现破损或遗失。

（四）实现企业的量化管理

人力资源档案的数字化管理，为企业选拔人才提供信息支持，人力资源的绩效考核数据，可以为企业管理者提供员工的工作状况信息，根据员工工作表现，给予一定的改进意见，使用人力资源档案可以对企业员工进行综合性的定性分析，以及员工的定量选择，实现企业人力资源的合理分配，选择优秀员工担任企业关键性的岗位，调整员工结构，优化企业岗位，实现人力资源利用的最大化。深挖数据的潜在价值，为企业决策提供准确的数据参考，提高决策的准确性。

二、数据化档案管理面临的主要问题

在信息安全的背景下，数字化档案管理存在一定的不足，主要有以下两点：

（一）人资档案基数大

档案基数大，短时间内不可能完成所有档案的数字化存储，大部分企业已经实现了信息化的企业管理和财务管理，现代化的管理模式应用已经非常成熟，规模较大的企业员工数量较多，积累了大量的人事档案，档案管理人员有限，不能快速完成纸质档案的数据化，中小型企业受到自身实力的限制，实现档案数据化较为困难。

（二）数字化档案管理的安全问题

数字化档案管理的网络安全问题比较突出，员工使用网络查阅档案，网络中存在诸多的安全隐患，不法分子通过网络窃取档案信息，导致数字档案的安全性不够，企业管理在信息化建设时，没有意识到网络安全的重要性，在选择网络服务商时，注重管理系统的运行质量，对网络安全问题涉及较少，导致人资档案管理系统存在漏洞，网络不法分子使用黑客技术，轻松攻击管理系统服务器，窃取商业机密。人为因素也影响着数字化档案管理的安全性，档案管理人员操作失误，数據录入错误，导致档案信息的真实性不够，或者是登陆密码设置较为随意，降低系统的安全性，致使人资档案管理安全风险的增加。

三、在信息安全背景下人力资源档案数字化管理的对策

（一）构建人资档案数字化管理系统

现阶段使用的管理系统是基于web技术搭建，建立全面的安全防护措施，完善系统网络防火墙建设，抵御外部网络攻击，或者使用物理隔离技术，将内部网络与外部网络进行隔离，对企业管理的重点，财务管理系统设置用户权限，需要使用密码登录，以及使用身份验证工具，保证系统的安全性。

（二）构建人才数据库功能

人力资源管理的主要目标是人才的管理，而人才是企业最缺少的资源，人才与岗位匹配度的提高，是人力资源管理的主要目的，为了充分的利用人才资源，在人资档案数据化管理系统中，设置人才库，将企业所有人才档案放入数据库。在企业内部人才选拔时，使用人才库中的档案信息，与岗位进行匹配，快速确定所需人才信息，在人员招聘时，可以将应聘者档案信息，与企业优秀员工进行对比，提升应聘者与岗位的匹配度，选择更加适合岗位的优秀人才，提高人资的招聘效率。

（三）构建岗位管理功能

岗位需求信息包括了岗位的具体职能，还有对应聘人员工作经验的要求，还要加入岗位轮换的相关内容，尤其是一些对生产安全要求较高的化工企业或者是工业企业，对岗位进行轮换提醒，减少人为因素的影响，降低生产安全事故发生的概率。在保障企业员工安全的同时，对岗位职能进行设计，评估岗位设置的价值，确保岗位设置的合理性，实现岗位设置与价值管理功能，满足现代化企业管理的需求。

（四）构建绩效考核功能

绩效考核是对员工一段时间内的工作情况进行评价，可以真实反映出员工的工作状态、工作效率、工作成果，也可反映出企业工作链条的实际情况，绩效考核数据可以为企业的各项业务提供参考，比如说加工生产企业，采购使用绩效考核数据，可以计算加工过程中的坏件率，或者是生产线的实际加工量，从而去采购相应的原材料。

（五）构建薪酬管理功能

人力资源的薪酬信息属于商业机密，薪酬具有稳定员工的作用，良好的薪酬可以增强员工对企业的忠诚度，人资管理的薪酬数据具有很强的参考价值，人力资源在进行人员招聘时，根据薪酬数据，确定新增人员的薪酬结构，为人资管理的发展战略，以及企业经营规划提供数据参考，使用薪酬管理模块筛选数据、分析数据，实现数字化档案管理的实际价值。

（六）构建人资档案数字化管理的注意事项

在实际的应用中要注意协调档案数字化管理与原始档案之间的关系，对企业来说纸质档案的保存也非常重要，有些档案具有法律效应，或者是极具开发利用的经济价值，人资档案数字化管理并不能完全摒弃纸质档案管理，人资档案管理时，要注重纸质档案的保护和保存，按照纸质档案管理原则，规范化操作，分门别类保管。人资档案数字化管理，需要建立管理标准，实现人资档案的长期保存，保证档案信息的真实性和完整性，确保檔案高质量的保存，人资档案数字化管理可以借鉴国内外的成功经验，研究国际标准，按照国际标准管理档案信息，提升档案管理的标准化水平。

四、结语

实现人力资源档案数字化管理的前提，是数字化档案的安全管理，在信息安全的背景下，对人力资源档案数字化管理系统进行完善建设，使用数字化管理系统，其具有良好的数据收集速度，安全的存储空间，极强的数据处理能力，可以进行数字化档案信息的分析和筛选，实现档案信息利用价值的最大化，提升人资档案管理的现代化水平。

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