专业档案馆信息化建设特色与成效

摘要：内蒙古地质档案馆作为地质行业专业档案馆，承担内蒙古自治区地质档案资料收集、整理、鉴定、保管、汇交、借阅和开发利用等职责。通过多年努力，内蒙古地质档案馆信息化建设取得了重大成效，利用现代化信息化技术对现有资源进行整合，建成了地质档案资料大数据中心，实现了地质档案资料“收、管、用”全流程信息化管理与“一站式”服务。

关键词：地质档案资料；信息化；“一站式”服务；数据中心

内蒙古地质档案馆作为省级馆藏机构、负责内蒙古自治区地质档案资料集中统一管理的专业档案馆，按照《中华人民共和国档案法》《地质资料管理条例》等规定行使内蒙古自治区专业地质档案资料收集、整理、鉴定、保管、汇交、借阅和开发利用等职责，并向社会提供地质档案资料和地矿信息咨询服务。截至2019年9月，馆藏各类地质档案资料累计近两万种，90多万件，涉及区域地质调查、矿产勘查、水工环、物化遥、地震等9个方面20余类。

为加快地质档案数据资源整合，加强档案数字化管理，提升内蒙古地质档案资料信息化工作和社会化服务能力，档案馆先后开展了十多项科研项目进行地质档案信息化关键技术研究和攻关。并在科研成果的基础上，完成了地质档案资料数据中心建设，构建了地质档案资料管理服务平台和专题应用平台（“一中心两平台”），推进地质档案管理服务进入精细、科学、高效的新阶段。自治区地质档案资料信息化科研成果获得国家档案局优秀科技成果三等奖、内蒙古自治区档案局优秀科技成果一等奖。

一、积极探索，扎牢基礎

1.积极探索，迈出信息化建设第一步

地质档案资料目录数据库始建于20世纪80年代，由于当时的科学技术、人力、财力等诸多条件局限，形成的地质档案资料目录数据设计简单，数据采集标准不统一，仅以检索卡片以及纸质目录表体现，已经不适应日益增长的社会需求。为实现地质档案资料目录检索信息化服务，2002年内蒙古地质档案馆开展了“地质档案资料目录数据库”建设工作。该项工作主要是按照全国统一的新标准完成6000千多档存量地质档案资料的目录数据采集，建立地质档案资料目录数据库，并通过互联网对外发布目录数据，使地质档案资料服务由传统到馆手工检索转为面向社会的互联网检索，迈出了信息化建设的第一步，为地质档案资料目录共享打下了坚实基础。

2.扎牢地质档案资料信息化服务数据基础

内蒙古地质档案馆于2002年成立项目组，全面开展馆藏地质档案资料图文数字化工作。经过十年紧张工作，于2012年全部完成馆藏存量档案数字化，建立了地质档案资料图文数据库，为今后开展地质档案资料电子文件借阅、地质档案资料深层次开发利用和数字档案馆建设奠定了基础。

3.做好地质档案资料数据保密、保护工作

内蒙古地质档案馆于2007年开始开展涉密清理鉴定工作，于2008年完成了30多万件馆藏地质档案资料文字报告和地质图件的涉密鉴定，建立了馆藏地质档案资料涉密数据库，为涉密地质档案资料管理与服务做好充分的准备。

二、创新理念，突破制约

1.加强汇交管理，提高监管能力

为进一步加强地质档案资料汇交管理、提高汇交水平，让地质档案更好地为国民经济建设提供技术支持和基础支撑，内蒙古地质档案馆开展了地质档案资料汇交管理数据库及应用系统建设。利用网络技术、数据库技术建立了地质档案资料汇交管理数据库，建立了与地质工作项目、资源储量评审备案及矿业权等数据库相关联的管理系统，实现了地质档案资料汇交登记、统计、检索、分类等，使地质档案资料汇交管理由被动汇交接收转为实时有效的主动化监管。

2.突破制约，实现涉密地质档案资料利用最大化

为实现涉密地质档案资料（文、图、表）利用最大化，内蒙古地质档案馆开展了涉密地质档案资料及图件开发利用数据库与应用系统建设项目。到2011年为止，完成了馆藏地质档案资料1000多张涉密图件去密化处理。

3.创新理念，提供高效地质档案服务

为摆脱传统纸质资料管理与服务方式存在的诸多弊端，推进地质档案资料信息化工作，加强电子文件管理，利用现代化信息化手段对现有资源进行整合，提高地质档案资料社会化服务能力，内蒙古地质档案馆开展了“内蒙古自治区地质档案资料数据库及管理服务信息系统”建设工作，结合内蒙古地质档案资料管理与服务特点，进行了地质档案管理服务系统研发，建立了电子阅览室。该系统包括地质档案资料数据管理、电子阅览室、系统管理三个子系统。系统上线运行后，查阅地质档案资料所需时间极大缩短，原先需要一个小时查找的地质档案资料，在系统中不到一分钟就可以检索到；用户可以直接在电脑屏幕上阅览所需的地质档案资料，从而减少了纸质资料的查阅磨损，有效地保护了纸质地质档案资料原件；系统根据用户权限提供地质档案资料阅览，对于没有浏览权限的涉密地质档案资料，系统自动按页屏蔽，既妥善地防止了涉密资料泄密，又极大地提高了地质档案资料利用效率。

4.科技创新，实现矿业权核查高效智能化

为提高矿业权核实工作时效，及时为自然资源管理提供准确的矿业权核实信息，内蒙古地质档案馆开展了矿业权核查数据库及管理信息系统建设工作，系统开发上线使用后，工作效率较以前提高了近3倍，为政府对矿业权出让处置提供了可靠的依据。

三、纵深拓展，精益求精

1.拓展服务，建立重要地质钻孔数据库

为更好地发挥地质档案资料作用，掌握内蒙古自治区钻孔基本信息，如钻孔类型、分布及数量，为地质找矿突破提供依据，通过对内蒙古自治区钻孔数据的采集、编录、建库、入库，建立了地质钻孔数据库及直观的二维三维模型。共完成2000多个地质项目、7000个重要地质钻孔的图片库建设，数据量达1094GB。

2.跟踪监管，实现地质档案资料接收验收信息化管理

针对内蒙古自治区地质档案资料汇交的数量大、种类多、验收时间长的现状，传统的地质档案资料汇交接收已不能满足工作需求，因此，在已有的系统基础上，开发了“地质档案资料接收验收管理信息系统”，系统实现了电子文件数目、电子文件完整性、电子文件修改情况自动判别等功能，大大提高了地质档案资料接收验收工作效率。

3.精益求精，实现地质档案资料精细管理

为进一步提升地质档案资料管理与服务能力，实现案卷级向文件级精细化管理轉变，2018年开展了地质档案资料细粒度信息化管理建设工作，开发了地质档案资料细粒度元数据著录系统。在系统的支撑下，完成了细粒度地质档案资料采集著录工作，完成文字报告132800件、地质图件596360件，建立了细粒度地质档案资料数据库，实现了地质档案资料文字报告、地质图件精细化管理服务，有力提升了地质档案资料在大数据时代下社会化服务水平。

4.追求完美，不断进行系统升级和完善

为了更加规范地实现地质档案资料电子文件汇交，通过对已有功能完善和升级，实现了新版EDMaker格式数据和原始地质档案资料数据顺利接收和管理，极大提高了地质档案资料汇交效率。

四、高效便捷，全流程管理与服务

1.建立了全要素的自治区地质档案资料大数据中心

完成的地质档案资料数据中心，包括地质档案资料目录数据库、图文数据库、地质档案资料电子文件数据库、涉密地质档案资料数据库、重要地质档案资料钻孔数据库、监管平台数据库等，数据量达18T以上。数据涉及区域地质、区域物化探调查，综合矿产调查，能源、金属、非金属矿产勘查，水文地质、工程地质、环境地质调查，水源及矿泉水勘察，综合研究等种类；涉及原始资料、实物资料、成果资料等类别；涉及文字报告、附图、附表等形式；涉及Word文档、PDF文档、EXCEL表格、ACCESS表格、数据库、JPG图片、TIFF图片、ArcGIS图形、AutoCAD图形等格式。这些全要素的地质档案资料数据为内蒙古自治区经济社会发展提供了可持续性保障。

2.实现了内蒙古自治区地质档案资料业务全流程信息化

基于Oracle数据库、GIS、计算机网络等技术，采用C#语言开发完成的地质档案资料管理服务系统，集地质档案资料汇交监管、接收验收、数据管理、电子阅览室、专题应用等功能为一体，形成了地质档案资料“收、管、用”服务模式以及地质档案资料汇交、管理、检索、查阅、借阅、定制、资料加工输出、统计分析等功能全流程信息化，为全社会提供地质档案资料服务。

3.面向全社会，实现了地质档案资料“一站式”服务

建成的电子阅览室，提高了查档工作效率和资料利用率，借阅流程简单、快捷、高效。服务模式由原来传统单一的纸质借阅服务转变为从入馆到完成资料借阅的一站式电子文件借阅利用服务，无需借阅者前往各部门进行审批签字。

来馆人员只需携带身份证件，登录借阅服务系统后，通过目录查询、电子文件阅览、订阅需要的资料、提交申请四个步骤就可以完成地质档案资料查阅并离馆，极大地提高了工作效率。涉密资料按页管理，实现资料利用最大化，在加工复制的资料上加载水印，使其具备了资料利用追踪意义；实现了电子文件在线审核、查阅、复制加工，借阅者从入馆到完成资料借阅时间大大缩短，同样的借阅量，原来需要一天或更长时间才能完成，现在只需要1—2个小时甚至更短时间，没有内容和数量上的限制，借阅者的满意度大幅提升。

内蒙古地质档案馆平均每年接待借阅人员2000多人次，提供利用资料近百万件次；在配合矿业权管理，维护国有资产权益方面，为自然资源管理部门出具矿业权范围内国家出资情况核实报告达6000余件；在自治区自然资源厅建设用地审批方面，出具7000多个项目建设用地压覆报告。精细化、科学、高效的地质档案资料服务为内蒙古自治区找矿突破战略行动、双保工程、矿业市场建设，以及自然资源规划、管理、保护及合理利用发挥了重要作用。

注释与参考文献

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