新形势下办公室电子档案管理问题及应对策略

李真

【摘要】电子档案相较于传统档案虽然工作量减少，使用率提升，但因为现阶段我国应用电子档案的时间还比较短，使用方法有所欠缺，会导致档案资料缺失或泄露等。因此，我国的电子档案管理工作仍需进一步研究。本文从当今新形势下办公室电子档案管理存在的问题入手，探讨其相应的应对策略，为日后的电子档案管理、使用提供一定的参考依据。

【关键词】办公室;电子档案管理;存在问题;应对策略

档案是非常重要的一项信息资源，在单位办公室业务管理中起着非常关键的作用。档案管理不仅能够反映出一个单位机构的发展、技术、经营、资源和相关历史，也可以作为维护其合法利益和合法权益的有效证据使用。伴随着信息技术现代化和现代办公方式的不断变化，传统的档案管理方式已经不能再满足当前新形势的需求，电子档案成为新时期档案管理的新趋势。

一、电子档案概述

（一）特征。在经济持续向前发展的社会，信息技术在不断传播发展，在各种技术的引领下，档案管理已由传统的纸质档案管理演变为电子信息化档案，且电子档案已逐渐占据主流。相比于传统的纸质档案，电子档案的管理更加方便，對于管理人员而言，这不仅可以帮助提高自身管理水平，也给管理人员带来较大挑战。电子档案与传统档案管理不同之处在于，电子档案是完全数字化的存在，文字被完全数字化，生成过程是以数字形态存在的，同时，电子档案的信息也是完全独立存在的，可以自由变换，且在传输至任一个存储盘时，不发生任何变化。……