档案信息化建设中的数据管理

何雪晴

摘要：明确了档案信息化建设的必要性后，无论是事业单位还是企业，都应迎合时代发展，满足行业运行需要，在档案信息化建设方面倾注更多的人力、物力、财力，同时克服信息化建设过程中可能会遇到的细节建设力度不足、高精尖人才匮乏、集约化程度不够高、信息资源开发力度不够大等问题，注重对信息化档案工作的优化与革新，配合適宜的措施与方法。

关键词：档案管理;信息化建设;数据管理

引言

信息时代背景下，档案信息化建设工作必须具备较强的时效性、先进性，能够打破信息资源利用的时间与空间限制，在信息平台上完成数据信息的收集整理、储备以及共享工作，保证能够减轻档案信息管理人员的任务负担，并给用户提供更好的信息资源应用体验。与此同时，相关技术人员还要加紧对档案信息化管理的建设力度，保证构建出一个更为便利、科学的档案信息网络生态系统。

一、档案信息化建设的必要性

（一）档案数字化基本要求

对档案信息进行信息化建设，是我国构建数字化档案管理工作的基本要求，因为采用纸张的方式对档案信息进行储备，不仅会耗费大量的资源，在信息的整理与储备上，也会耗费大量的人力与物力。因此，对档案信息进行信息化建设，是时代发展的需要。与此同时，我国数字化档案管理工作的全面落实，有助于构建我国政治服务网络和文件性档案信息系统，加速我国档案信息全面与深度开发。

（二）社会发展需要

与传统的信息数据管理方式相比，新型的档案信息化建设工作的开展迎合了现代化社会的发展趋势，与此同时，档案信息化建设过程中的数据建设管理模式也更加先进、更为便利，能够减轻信息资源管理工作人员的任务负担，并能够给用户提供更好的服务，因此，这些优势都是传统信息管理方式无法比拟的。

（三）早期信息化技术发展不足，环境差

与西方国家相比，我国信息化技术的起步较晚，因此，加快信息化建设以及各行业与信息技术的融合力度，有助于我国在与其他国家的国际对接过程中拥有更多话语权，占据更为有利的地位。

二、档案信息化建设中的数据管理问题

（一）细节建设力度不够

部分企业或事业单位的信息化档案资源在实际应用过程中仅能发挥最基本的功能，相关细节功能不仅无法深入挖掘并进行发挥，甚至根本没有细节功能。档案信息资源的使用者在行使使用权时，由于不能获得良好的用户体验，致使一些用户对档案信息化建设工作的大范围开展一无所知，甚至根本不认同档案信息化建设工作能够有效提升自己的档案信息使用体验。所以，无论是企业还是事业单位，都必须注重收集用户的信息化档案资源的使用体验反馈并及时对档案信息管理系统进行维护与功能优化，提升信息化建设水平，全面满足用户的使用需求。

（二）高精尖人才匮乏

由于高精尖技术人才的缺乏，无论是事业单位还是企业，信息化档案资源的管理与价值开发工作落实成效都受到了较大影响。因此，高精尖信息技术人才的培养迫在眉睫，但问题是很多事业单位或企业管理者并未对此项问题进行重视，致使在人才培养层面存在资源投入力度不足、目标不够明确等问题。

（三）集约化程度不够高

集约化程度较低问题主要体现在两个方面，第一是用户在对档案信息进行应用时，由于信息化档案系统内部设置存在问题，致使无法及时搜索到自己想要了解的内容或相关信息。另一方面，是档案系统的数据更新过慢，因此在进行业务处理时，流程步骤较为繁杂，拖慢了信息化档案工作的落实效率。

三、档案信息化优化的有效路径

（一）加大网络建设力度

在进行档案信息化建设过程中，为了让数据管理水平得到提升并加强对档案的信息化管理力度，档案管理工作人员首先要对基础设施建设工作进行重视，并加大力度完善基础设施，如软硬件设施、网络扫描仪等。相关单位或是企业还必须加大资金投入的力度，保证档案部门数字化规划更为全面，因为有资金的支持，信息化、数字化管理水平也得到大幅提升。

（二）配合建设高素质信息化档案管理团队

在信息化档案管理团队的建设上，无论是企业还是事业单位，都必须对此项工作的传统观念进行转变，引入先进的硬件设备后，保证信息化档案管理团队综合素质水平能够得到提升，朝着高素质建设目标前进。与此同时，还要配置专业的信息化技术操作人员，对管理团队的相关工作开展保驾护航。信息技术专业人才的引进上，要注意采用高薪酬、大晋升空间等福利进行人才的保留，防止出现较大幅度的岗位流失率。同时，还要配合计算机技术复合型人才，为让其价值全面发挥，还要注意在管理团队的培训与建设上赋予其职权，加大培养档案信息管理员工素质和技术，培养出更多的专业性强、能力大的复合型人才。

（三）建立档案管理网站开发数据资源库

为了让档案数据资源背后的价值得到深度开发，保证信息资源的使用用户能够依据自身需要进行查询与利用。企业或事业单位必须配合内部档案管理网站或数据库，及时将档案数据资源进行分类整理并保证用户在使用信息数据时能够及时查询到或调取出来，而档案网站对外开放的方式还能够直接满足用户的档案咨询服务需要，企业或事业单位必须及时对纸质档案进行电子数据格式的转化，而后对其分类整理，传输到档案网站或数据库中。

（四）提升信息化档案安保水平

为保证档案信息化工作落实的成效，档案信息的安保工作同样非常重要，应得到相关工作人员的重视并注重配合适宜的手段，对数据格式的档案信息进行价值挖掘与激发，在相关工作的组织落实过程中，岗位职责人员必须要在这个过程中保证数据的安全，因为数字形式的档案信息与纸质档案的管理模式完全不同，因此在安全措施对应上也完全不同，数字档案与纸质档案相比，安全维护层面潜在的安全风险更多，因此需要付出的精力更大、安全措施需要更为健全，无论是企业还是事业单位，在相关工作的组织落实过程中，网络信息技术操作人员必须对相关网络平台与数据库系统进行系统密钥设置，数据管理者或使用者只能通过密码进行账户登录的方式，查看、使用自身具备查看与使用权限的数据信息部分。与此同时，为了防止数据信息出现丢失或残缺的情况，还需建设备份系统，及时对较为重要、保密级别较高的档案信息进行备份，防火墙以及查毒系统也需得到配置，通过相应的信息加密技术对信息化档案资源进行科学保护。

（五）健全信息化发展保障

为了让信息化档案系统能够在用户或档案信息管理工作人员的手中发挥出更强大的资源价值或实现可持续发展目标，事业单位或企业必须对信息化档案进行专岗技术人员以及专项资金的配置给予信息化，为档案信息管理工作更多的保证。与此同时，还必须重视信息化档案数据的作用或价值维护，定期开展资源的整理与分类操作。

结语

在对档案数据进行信息化管理时，管理工作人员必须注重提升网络建设力度，养成良好的信息收集与技术学习习惯，保证在自身岗位职责的发挥过程中具备更强的问题处理素质，为事业单位或企业提供高素质人才队伍建设保障。与此同时，还要配合建立档案管理网站开发数据资源库，重视信息化档案信息的安保水平提升，为数据形式的档案信息进行更为全面的保护。最后，健全档案数据信息化处理系统，以期获得更高的数据信息化管理工作落实水平。

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