试分析机关单位档案管理工作要点及优化策略

摘要：随着我国科学技术的发展和机关单位进一步深化改革，档案管理工作面临新的环境和新的考验。规范化的机关单位档案管理工作，不仅是机关单位各项工作顺利有序进行的基础保障，还是优化社会公共服务的重要举措。本文阐述了机关单位档案规范化管理的重要意义，梳理了机关单位档案管理工作的基本要点，并针对机关单位档案管理中存在的问题提出了优化策略。

关键词：机关单位;档案管理;工作要点;优化策略

一、机关单位档案规范化管理的重要意义

通常来说，档案管理工作主要是对机关企事业单位的人事、财务、物资以及办公档案进行管理。在机关单位，其具体的工作是对档案进行收集、分类、处理、编辑、保存以及利用等。不难发现，在机关单位应用科学的档案管理，能够有效地对单位的过去、发展规划等提供精准和有力的数据保障。还能够促使机关单位及时履行应有的责任，及时为社会公众以及员工提供服务。所以，规范有序的档案管理能够在一定程度上提高机关单位的工作水准，改善服务质量，优化职能，继而以更好的社会服务。

二、机关单位档案管理工作的基本要点

机关单位档案管理工作主要分为：档案材料的收集、档案的归档、立卷与管理、档案的保管、档案的保管、档案的鉴定、档案的销毁、档案借阅和利用工作。其基本工作要点如下：

三、机关单位档案管理的优化策略研究

（一）机关单位档案管理中存在的问题

1.档案管理技术手段较为陈旧

当前，很多机关单位没有引进先进的管理技术来对档案进行合理管理，档案的管理办法还是传统的过时方法，导致很多档案的潜在价值没有被挖掘出来，管理工作变得异常繁重。在知识经济时代，数字以及信息技術的不断成熟与应用，推动了线上数据管理的成功和完善。然而，目前大多办公室在进行档案管理时依然采用的是落后和效率低下的管理方法，档案管理技术亟待变革。

2.标准化规范化程度有待提高

由于我国档案管理事业长期受传统管理理念影响，现代化的先进管理理念迟迟未推进普及，档案的信息化管理得不到应用，标准化以及规范化的档案管理工作依然得不到推进。要想确保在这个过程中减少一定的限制，就要从管理规范、信息齐全、文字规范、档案鉴别准确性、数据索引、资料共享等方面建立一个科学的标准体系。

（二）机关单位档案管理的优化的策略

1.进一步档案增加效值

随着现代办公的自动化、网络化和信息化，档案管理必然要朝着信息化、高效化、现代化、合理化、科学化以及数字化的方向上发展，这就需要将以信息技术为代表的高新技术应用到日常的办公室档案管理工作中。通过电子档案管理等现代科技技术的应用，构建科学的档案管理系统，减少管理工作中的信息量，继而降低档案管理任务量，让管理更加科学化与合理化，让使用者能够在最快的时间内找到需要的材料，提高档案的价值。

2.进一步规范档案标准

在推动档案管理的科学化、规范化以及标准化的过程中，现代化与信息化是必不可少的缓解。只有不断地完善档案管理工作，从实际发展需求的角度制定完整的标准来推动其现代化。利用规范的要求来制定完善的制度，解决立卷和装订等问题，提高档案管理问题的解决质量，更加有效率和有质量地位单位后续的发展服务。

参考文献：

[1]冯丽霞.新时代事业单位档案管理的创新思路分析与研究[J].人力资源管理，2018

[2]宫启生.浅谈档案数字化建设的价值与问题[J].信息记录材料，2018

[3]吴晓梅.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].企业改革与管理，2016

作者简介：

张惠娇（1989.09.04），女，山东无棣人，档案专业初级职务。