建筑工程商务信息数据库的建立及实践

张小磊

摘要：通过商务信息数据库的建立及实践，减少合同包、减少工作接口;提前化解索赔产生因素及合同双方争议。从而达到降低工程成本、管理成本、优化工期，加快工程进度的目的。

关键词：商务信息;数据库;建立

一、引言

合同管理人员整合合同签订和执行的过程中数据，并建立合同計划、执行统计数据库及时反馈于实际工作将合同包划分、合同采购计划进展、重点商务事项进展（合同变更、争议）、工作指令、索赔等相关事宜大数据化。

合同计划、执行统计数据库建立后，已在项目建设过程中得到了良好的实践。通过对数据统计、科学的分析，减少工作接口、合同争议、索赔事件、员工工作量、管理成本等，有效的推进工程进度。

随着项目的推广，这些数据的累积，在将来一定能发挥更好的作用。

二、商务信息数据库的实践

（一）合同采购计划及进展数据统计及整合

1 立项及合同包划分数据统计

通过对立项及合同包划分数据的统计整合及分析，发现了同类立项及合同包，多次重复出现在采购计划中。及时反馈、统一采购，一次性解决需多次采购的项目。

2 合同编制责任制

通过对合同争议项数据的统计整合分析，发现多数合同争议项是由于合同中专业术语解释有争议，合同人员解释不了，又找不到当时编制合同的专业人员。将此信息反馈到合同管理中后，引入合同编制责任制。

在合同编制过程中加入“合同文本编制单”并作为合同签订过程的必须的书面文件，根据合同的内容和专业将合同的章节分别由不同专业的人员进行专业的编制，使合同各条款责任制。在合同执行过程中解释各相关条款，减少合同争议事件，有效的推进工程进度。

3 通过数据整合反应并编制出通用合同模板

通过分析数据库反应出合同评审时间长且编制人员与评审人员重复工作。将此信息反馈到合同管理中。

措施为：建立合同条款模板化减少工作量，通过将合同分类编制出不种种类的合同模板，从而减少工作量。有效降低相关人员工作量及合同评审环节的时间。

（二）重大商务事宜进展及处理数据统计及整合

通过对重大商务事宜进展及处理数据的统计整合及分析并及时反馈至实际工作中，对后续合同接口、合同争议、合同变更等工作提供了极大的帮助。

1 建立合同变更数据库

合同管理人员将引起的合同变更事宜数据进行了统计、建库、分析。在此过程中，归纳出合同变更的原因主要有：在大金额合同设计文件不全时签订包干价且包干价范围指向不明、原合同签订时对合同周期预估过短、原合同范围太小，不能包括全部工作等。

2 建立合同争议数据库

建立重大商务事宜数据库并即时进行进展跟踪，通过归纳分析合同争议等重大商务事项的产生原因主要有：合同在条件不成熟的情况下签订、合同条款描述不清晰、合同双方对条款解理有争议、乙方故意混淆概念争取利益、乙方无理取闹以工程进度相关威胁产生等。

针对以上情况，首先在合同签订过程中避免出现以上情况;然后对商务争议事项进行分类，统一回复口径，即：以合同原则为判断依据而非视涉及金额大小为判断条件;最后需在服务现场工程的情况下对商务争议进行快、否、缓的不同处理方式。通过一系列的处理减少商务争议事宜、节约了成本、有效了推进了工程进展。

（三）合同执行管理数据统计及整合

1 建立合同支付及资金需求数据库

支付前一月需要根据工程进度上报资金需要计划以保证资金的顺利支付及工程进度。但实际的工程是非常复杂的，完成工程量很难准确估量，这样就造成了很多麻烦。

经过对以往数据进行分析，发现了本合同工程进度的周期性的规律及常见影响因素。基本上实现的资金计划与合同支付的无缝对接，更好的服务了工程进度。

2 建立合同索赔及反索赔数据库

如从某合同索赔相关数据统计中，就能如实的反应并指导后续工作。

某合同共发生索赔事件128项， 其中：

涉及现场供电原因引起索赔15件;

涉及设计变更及图纸升版及设计开口项的91件;

涉及现场工作接口事宜原因19件。

但是从数据能反应出：当地供电情况形势严峻和设计变更较多。通过分析并在后续的工作中，充分重视和解决，这些原因产生的索赔也是在逐年递减的。

3 建立合同保函移交及返还数据库

合同中的保函以履约保函、预付款保函居多。在实际的合同执行过程中，由于部分合同周很长，会出现保函已过期但经办人未发现的情况。

通过建立保函相关信息数据库，统计保函相关信息及时提醒经办人保函日期，降低了人为操作中的风险，从而减少合同管理风险和财务风险。

4 建立合同水、电信息数据库

通过统计自项目成立至今的水、电数据，目前可掌握整个项目施工各阶段所需的生活、生产水、电用量。为后续类似工程费用测算、施工提供了数据支持。

5 建立合同奖罚款信息数据库

安全、质量罚款统计内容包括编号、时间、受罚单位、处罚金额、处罚原因、处罚依据、经办人员等。

通过分析处罚原因、时间、单位的共性，对经常出现的情况进行有针对性的提前预防、宣贯、培训，极大的降低了处罚的次数和金额。

三、结语

自建立商务信息数据库以来，通过统计整合合同数据、系统的分析并及时的反馈到合同管理及工程管理的实际工作中，降低了合同管理及工程管理的风险、节约成本的同时服务于工程进度、为后续工程的合同管理及工程管理提供了可参考的数据

参考文献：

[1] 邢莉燕，陈起俊. 合同管理的注意事项. 北京：中国电力出版社，2009

[2] 冉永年.项目管理中的合同治理与关系治理〔D〕.中山大学，2009.

[3] 李川.建设工程合同管理绩效评价与分析〔D〕.清华大学，2012.

[4] 张小勇.企业内部控制中的风险评估研究[J].交通财会，2003