文书档案收集难的原因探析

档案收集工作是档案管理工作的基础，然而这个基础并不牢固。本文探讨了文书档案收集存在的问题及相关对策建议。通过研究和分析发现收集难只是表象，文书档案收集难有更深层次的原因。

一、文书档案收集概况分析

（1）从发文量和被引量看文书档案收集概况

文书档案收集相关研究论文的数量以及论文被引用的次数能够直观反应文书档案收集这一难题在业内的重视程度，有利于做好文书档案的收集工作[1]。在维普网输入关键词或题名=“文书档案收集”，共检索得到109篇研究论文（检索时间段：1989至今，检索时间2020.6.20）。论文的数量及被引用量的分布如下所示：

档案收集是档案工作八环节的第一环节，也是能否做好文书档案工作的先决条件。从图1可知“发文量”自2013年到2019年一直呈增长、上升趋势，其中2019年维普发表的“文书档案收集”的论文共29篇。从研究论文发表的数量，可以看出自2013年以来，特别是刚刚过去的2019年文书档案收集的关注度高，说明文书档案收集难引起了一定重视。被其他论文引用的次数，即“被引量”，从图1可知高被引量也集中在2013-2019年，由此可见文书档案收集近年的研究慢慢开始有活跃趋势。

（2）从被引频次高的论文看文书档案收集概况

综合表1可知：

①文书档案收集与归档工作主要研究机构是企事业单位、政府机关，关注和研究文书档案收集难的也是在这些机构从事档案管理工作的档案管理人员，少有高校、各级档案局及档案领域的学者。

②自1989年以来，最早的高被引论文也是2006年才出现，然而文书档案收集难的问题一直存在，说明在过去相当长一段时间文书档案收集难都未受到应有的重视。

仔细分析表2可知：

①文书档案收集难有普遍性：各单位文书档案收集难总结归纳无外乎都是档案管理意识差、归档力度不够，收集制度不完善，归档范围不明确等原因[2]。对策建议也都是提高档案意识、加强培训、完善制度，明确范围[3][4]。看了相当数量的参考文献，大部分的对策建议也都有以上几点。原因也都分析出來了，对策建议也都达成一致了，但是收集难的现象并没有得到缓解，文书档案收集难的呼声一直不绝于耳。

②文书档案收集难的原因存在表象性：仔细思量文书档案收集难存在的问题，发现这种难不是某个单位的个案，而是大家默契一致的难题，俨然收集难已经是一种普遍现象了，不得不让人存疑，这种现象性背后的原因可能是一种表象而已。现象背后一定有其深层次的原因，原因不分析清楚，那么对策与建议也只会是一种表象，不能切实可行地解决问题。

二、文书档案收集难的原因探析

（1）文书档案收集的研究不够活跃，研究者及研究机构单一。

文书档案收集的研究论文从1989年至今只有109篇，数量偏少，研究不够活跃，不利于收集难问题的解决。从维普自1989年收集的109篇学术论文来看，其作者大多来自企事业单位，研究论文的作者主要是产生文书档案比较多的事业单位、政府机关及国有企业从事文书档案管理的人员。而且很多文书档案管理人员还是非科班出身的兼职档案管理员，流动性也比较大。

（2）与收集难相关的法规、工作标准界线不清，操作性不强。

《档案法》及《档案法实施办法》规定对国家和社会有保存价值的档案属国家所有;属于集体和个人所有的由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征求国家档案局同意后确定具体范围[5]。首先这个归档范围是抽象的，至今在很多省、市、县的档案局网站、文件中都难以有正式划定的归档范围的相关文件。各馆只有按照自己的理解在此基础上制定了文书档案接收、归档的范围，但是这个归档范围是否准确，有没有漏网之鱼，有没有重复累赘的档案？有没有可操作性？都值得商榷。

在接收档案的要求和手续方面，《档案工作通则》第八条规定：“进馆档案应保持全宗的完整性，并按要求整理好。”但是按什么样的具体要求整理，这个范围太大，各单位每个人理解不同，那么这个在此基础上编制的规定具体操作起来是否合理就不得而知了。甚至近年来怨声载道：“宁可千家辛苦（归档部门），不让一家受累（档案部门）。”本来接收范围就不好界定，归档要求又非常严格，通常具体到卷盒规格、案卷封面字体、页边距、卷内目录、备考表等要一应俱全，稍有差池，便拒绝接收。在这种状况下一些撤并单位的档案就更难收集了，大家能不交便不交。

（3）考核标准笼统，多为定性面描述，难于评价。

档案评价标准不能停留在定性评价与描述性评价上，要多一些定量评价。例如衡量文书档案归档的归档率、评价文书档案利用的借阅率，网站视频音频档案的点击率、衡量文书档案管理人员专业能力的绩效定级考核等。但是档案工作中有相当多的描述性评价，例如档案收集工作至今没有一个定量评价标准。收集范围也有，按道理是易于定量评价考核的。但是至今在业务评价和年度工作总结上大多都是定性一笔带过，都是自欺欺人“收集齐全完整，”认为实际已经归档数就是应该归档数。所以即使难得有可以量化的标准，但考核标准笼统、敷衍，难于考核。

参考文献：

[1]邱均平，李应萍. 我国信息咨询论文（2001-2009） 的统计分析[J]. 现代情报， 2010 （7） ：64- 72.

[2]吴晓梅.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].企业改革与管理，2016 （3）

[3]瞿荣荣.浅析办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2015 （22）

[4]胡静.文书档案收集工作中存在的问题及其对策[J].兰台世界：上半月，2006，（08S）

[5]刘东斌.对档案收集的若干思考[J].档案管理，2009 （1）

作者单位：中国五环工程有限公司