浅谈林业档案管理中存在的问题及建议

刘常玲

一、林业档案的构成和特点

1.林业档案的多样性

林业档案形成于林业生产活动中，其形式多样，涉及的领域广、涵盖的内容丰富，大致可分为文书档案、会计档案、实物档案和技术类档案。其中技术类档案又可分为营林档案、森林资源档案、森林和湿地保护档案、野生动植物保护档案、木材综合利用档案、多种经营档案、林业生态工程建设档案、林业机械设备档案、林业科研档案、林权改革档案等，体现了林业档案的复杂多样性。

2.林业档案的阶段性

林业生产活动和其它行业相比周期更长，完成一项林业工程，要经历实地勘察、可研调研报告、项目立项、规划设计、资金投入、工程施工、科研支撑、检查验收、竣工验收等漫长过程。而营造一片林地到长成一片森林，要经过采种、育苗、整地、造林、抚育、管护、补植补造、森林防火、病虫害防治等一系列过程，完成这些过程短则几十年，多则上百年。所以，林业档案形成所需时间要比其它行业的档案所需时间更长，更具阶段性特点。

3.林业档案的地域性

不同的区域，地质、气候、水文条件不同，森林资源的分布和生长状况也不同，具有明显地域性。如河北省北部坝上地区营造林规模大、机械化程度高，森林资源相对集中连片，树种结构比较单一，管理呈规模化;而坝下和南部地区森林资源较分散、树木品种繁多、类型复杂，从而决定了林业档案也具有显著的地域性特征。

二、林业档案管理存在的问题

1.档案资料归档缺少主动性和完整性

由于林业档案具有多样性、长期性、阶段性和地域性等特点，而林业档案管理人员多为文职人员或刚刚走出校园参加工作的学生，缺乏对林业生产技术的了解，在档案管理工作中重文书档案而轻技术档案的归档管理。尤其是林业数据资料的管理局限性较大，技术人员不能及时的移交相关技术资料，甚者技术资料分散在不同的技术人员手中，而档案工作人员又不清楚技术工作流程，对缺失的资料不能及时的追回，致使林业技术数据资料缺失，导致有些技术档案归档不完整、不系统，不能有效地成套地收集整理有关的数据资料信息，使档案资料归档工作缺乏系统性和完整性。

2.档案资料各异缺乏统一性

林业档案的多样性，决定了林业档案具有形式多样，领域广泛、内容丰富的特点。尤其是一些基层林业部门，档案管理方式较为落后，主要以纸质为主，格式和内容较为陈旧，没能跟上林业信息化的步伐。林业基层部门的档案管理人员业务素质参差不齐，加之有的部门单位领导对档案工作重视程度不够，选派的档案管理人员工作水平较低，不能很好地利用数字化手段管理档案资料，导致林业档案资料的内容形式多样、数据类型复杂、数据格式互不兼容，给统一归档、统一管理造成极大困难。

3.档案管理工作缺乏衔接性

档案管理工作的特点决定了培养一名合格的档案管理人员是非常不容易的，要想能够独立的开展档案管理工作，少则2年多则3至5年，期间需要掌握大量的管理技巧和实践经验。林业档案管理更加复杂，需要培养档案工作人员的时间就会更长。目前很多林业管理部门没有配备专职档案管理员，很多情况下是让刚毕业的大学生兼任档案员或外单位借用，这些林业档案管理人员的能力和水平不足，档案管理人员又频繁更换，导致档案管理工作不能够做到很好的衔接。

4.林业档案管理缺乏规范性

基层林业档案管理工作在分类、整理、归档工作方面不规范，档案管理随意性很大，管理质量和水平低下，加之主管领导重视程度不够，没有形成统一的林业档案管理标准体系，没有制定有效的档案管理制度督促相关人员做好档案管理工作。如档案室面积和配套设施达不到管理档案的标准，为方便查阅档案资料分散在各个部门保管，应该归档的档案资料没能及时移交给档案室，档案资料没有专柜存放，不能做到按类别整理，划分保管期限不科学等。

5.不同地域档案管理水平的差异性

由于林业档案具有显著的地域性特征，导致不同地域的档案管理水平差异很大。如河北省北部地区以生态建设、水源涵养为主，多为国有林场或工程化造林，规模大、机械化程度高，资源相对集中，林业档案管理水平较高;而南部的平原地区多以农业生产、经济林、果品生产为主，森林资源较分散、树种多、类型复杂，林业档案管理水平相对较低。

三、加强林业档案管理的建议

1.加强管理，强化队伍建设力度

为避免因为年轻的档案工作人员对整体工作不熟悉而造成档案资料缺失的问题产生，林业部门应加强档案工作的管理，强化班子和队伍建设力度。对主管档案工作的分管领导要强化管理，增强档案资料的收集和及时归档的意识，以带动周边的工作人员增强存档意识和责任。林业基层单位还可以把档案工作纳入单位考核范畴，用考核机制约束职工的工作行为，有效解决档案资料归档的主动性和完整性。

2.加强标准化办公模式建设

对产生的档案资料进行分类管理，制作不同文种的制式格式和文件模板，统一办公和制图的纸张格式，避免五花八门的档案资料归档所带来的麻烦，为开展档案信息化扫描工作奠定基础。加强档案管理人员林业信息化技术培训，提高数字化档案管理水平。使用统一格式要求的“辦公软件”和“档案管理软件”，使用统一要求的数据格式和数据接口的“数据库”，在做好档案保密工作的前提下，真正做到各部门之间和各单位之间档案资料共享。

3.做好老带新传帮带工作

档案工作人员要保持相对的稳定性。因为培养一个合格的档案员需要的周期比较长。在工作人员轮岗的过程中，要充分考虑做好传帮带的工作。要提前做好规划，在轮岗前请老档案员带着新上任的档案员工作半年至一年。通过传帮带，档案工作有了很好的衔接，新的档案员通过老档案员的言传身教，也有了一些工作经验，工作起来也比较得心应手，避免了新手在工作中手忙脚乱的局面。

4.制定或修订档案管理工作制度

没有规矩不成方圆。要想把档案工作做好，制度是保障。要制定或修订切实可行的适合本单位本部门档案管理的档案制度。要用发展的眼光制定或修订档案工作制度，可操作性要强。对档案资料的归档和档案管理人员提出严格的要求，避免档案管理的随意性和不规范操作，避免文件或资料散落在处室和个人手中。

5.加强沟通学习，互通有无

由于南北地域的差异，导致不同区域的林业档案管理的侧重面和管理水平差异很大。河北省北部地区侧重林业生态技术档案管理，南部地区侧重林业多种经营档案管理，且两地档案管理水平差异较大。加强档案主管领导的交流和培训。做好地域间档案管理人员的交流学习和轮训工作，把各地域的档案管理人员聚集在一起，邀请档案管理技术专家做专题档案管理技术培训。加强不同地域间的沟通交流，互相学习，取长补短，共同提高，意义重大。

作者单位：河北省林业和草原基金站