《企业档案工作规范》解读

第八章  企业档案信息化建设

二、电子文件的归档要求

8.2.6  文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。

1.归档要求（见本刊2020年第8期）

2.整理方法

归档电子文件以件为单位整理。

（1）同一全宗内的文书类电子文件按照年度——保管期限——机构（问题）或保管期限——年度——机构（问题）等分类方案进行分类。

（2）产品研制或工程设计过程中形成的电子文件应以产品型号、研究课题或建设项目为单元按电子文件类别分别保管。

①图形、图像类文件按产品隶属或分类编号顺序排列，由几个产品组成的复杂产品，按总体、分系统、单机排列;建设项目按设计、施工、结构、维护管理等顺序排列。

②数据文件按计算、试验、设计等属类进行整理。同一属类文件按自然形成规律排列。

③文本文件按文件及表格文件、软件说明等属类进行整理。

④计算机程序按形成时间顺序排列。

（3）按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。存储归档电子文件的光盘，应附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬件平台等。

①归档的电子文件应使用不可擦除型光盘。

②编号：归档项目电子文件的光盘编号，由档案类目号、项目代号、电子文件类别代码、光盘序号组成。其形式及填写方法如下：

a）档案类目号按档案分类执行，根据需要可用到二级类目号。

b）项目代号指产品代号、课题代号以及建设项目代号等。各类代号由标准或业务主管部门给定。

c）电子文件类别代码用字母表示。其中：G——图形文件，I——图像文件，D——数据文件，T——文本文件，P——计算机程序。如遇到一个光盘中存储一种以上类别的电子文件时，应将所包含的类别都分别填写上。

d）光盘序号是光盘排列的顺序号，出阿拉伯数字组成。

③套别：归档电子文件套号，用大写英文字母A或B表示，A表示封存保管，B表示查阅利用。

④名称：归档项目名称。

⑤密级：盘内存储的电子文件的最高密级。

⑥保管期限：盘内存储的电子文件的最长保存时间。

⑦软、硬件平台：识别或运行光盘电子文件的软、硬件环境。

⑧归档的电子文件，应根据其类別等将已整理好的电子文件按顺序写入光盘，光盘写入的具体操作，可与形成部门共同完成。

（4）电子文件经整理后，按项目填写“电子档案登记表”（格式如附录GB/T 18894-2002电子文件归档与管理规范表A.1、表A.2）一式两份。

（5）编写归档说明

①编写内容：项目名称、任务来源、主要技术（指标）要求、完成任务过程情况、归档材料完整性、完成单位、负责人、参加人、起止日期、密别、页数据、归档号、形成单位负责人签字、档案接收单位负责人和接收人签字、盖章。

②编写要求：文字力求简练、准确，字迹清晰，书写工整。

（6）对归档的电子文件进行著录。

所谓著录，是指在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。对归档电子文件的著录应参照《档案著录规则》（DA/T 18-1999）进行，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识，如责任者、操作者、背景信息、元数据等。归档电子文件著录的项目和内容应尽量通过电子文件生成和归档系统的自动提取来完成，以提高著录的准确性，减轻劳动强度。

（7）将著录结果制成机读目录和纸质目录。

3.电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附录GB/T 18894-2002电子归档与管理規范表A.3）。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

（此部分未完待续）