多媒体会议管理软件的发展趋势

张弩

（北京真视通科技股份有限公司）

【关键字】多媒体会议；会议管理软件；发展趋势

1 引言

以音频、视频和数据为信息载体的多媒体会议，是人类社会沟通协作，提高工作效率的一种重要方式。随着科学技术的发展，尤其是信息技术和多媒体技术的突飞猛进，多媒体会议的技术支撑系统已经越来越复杂，与此同时，新技术催生新需求，个性化的会议需求也层出不穷，因此，会议管理的复杂度和难度也日益增加。

在此背景下，一套高效、易用的会议管理软件，可以极大地减少管理员的工作量，降低误操作概率，提升会议的使用体验和客户的信息化管理水平。

在展开论述之前，有必要先给出多媒体会议管理软件（下文亦可简称为会管）的定义：会管是一个软件管理平台，以对会议的全流程管理和全方位控制为核心，整合与会议相关的其它应用系统，确保会议的顺畅和高效，并提升会议的使用体验。和多媒体会议系统一样，会议管理软件也是与时俱进，不断发展的。

2 发展趋势

2.1 会议管控的统一化

会管的统一化趋势主要体现在四个方面：

1）会议相关子系统的统一管控

一个多媒体会议的顺利召开，其实是多个子系统相互协作的结果，比如视频会议系统，中控系统，录播系统等，这就要求会管对这些子系统进行统一的管控，以确保管理员只需面对一个管理界面，即可对会议进行便捷、高效的操作。

此时会管的核心价值在于整合，基于对会议业务逻辑的深刻理解和丰富的项目实践经验，将这些子系统的频繁使用的功能提炼出来，有序地、模块化地展现在会管界面上。

由此亦可看出，会管是位于各子系统自带管理软件之上的一个统一管理平台。其定位如图1所示：

图1 会管软件管理平台的各子系统

2）多种类型会议的统一管控

现代会议的类型多种多样，包括视频会议，本地会议，电话会议和数据协作会议等，当客户存在多种会议类型时，就有召开融合会议的需求，这就要求会管可以对融合会议进行统一的管控。此时会管的设计要点在于：在深入理解不同类型会议底层业务逻辑的基础上，实现主体会议的调度和辅助会议的接入，并确保相关信息的同步与共享。

3）混合品牌视频会议的统一管控

专网视频会议是一种常见的会议类型，不同厂商有其自带的管理软件，操作方法甚至术语都不尽相同，而多个品牌并存的视频会议系统并不鲜见，因此，需要会管对多品牌系统进行统一的管控，其价值体现在：

①会管统一了操作术语和业务逻辑，屏蔽了多厂商各不相同的设计理念带来的复杂性。

②会管提供了单一的管理界面，管理员无需面对不同厂商自带的管理软件。

③会管设计了面向用户的基于应用场景的会议模式，管理员可以根据会议的实际情况，选择相应的会议模式，使得管理操作更加便捷、精准。

4）异构视频会议的统一管控

无论是传统的专网视频会议，还是近几年稳步增长的云视频会议，都有各自的优势和适用场景，二者长期并存、混合使用是不少客户的刚性需求，这就要求会管对这种异构视频会议进行平滑对接，统一管控。

专网会议严谨规范，云视频会议自主灵活，必须依靠会管完成二者的无缝衔接，使管理员只需面对不同的会场，而不必关心会场是专是云。

2.2 使用对象的全员化

早期的会议管理软件，是面向会议管理员的，帮助他完成会议的创建和控制。然而，在强调应用体验的今天，会议不但要开得起来，更要用得舒心，要提升所有会议干系人的使用体验，这里所说的会议干系人，主要包括会议管理员，会议召集人，与会人（包括参会的会场和人员），会议服务人员等。这就要求会管深入分析在会议流程里，这些干系人的不同需求，并在功能设计上予以满足。

一般来说，会议管理员看重会控功能的强大和快捷；会议召集人关心会议的预约和通知是否直观、简便；会议服务人员则应能提供及时、准确的会议服务。

与会人是会议干系人中人数最多的群体，理应成为提升会议使用体验的重要目标人群。对于与会人，会管应能提供灵活、方便的入会方式，签到手段和反馈途径等。会管在与会人入会方式的设计上，一般应涵盖的场景如图2所示：

图2 会管在与会人入会方式的涵盖场景

总之，会管的使用对象已经从会议管理员拓展到所有的会议干系人了。

2.3 会议空间的智能化

此文的会议空间指的是可以召开会议的场所及其技术支撑系统，包括会议室，报告厅，多功能厅，礼堂，以及近年来比较流行的huddle room等，当然，这其中最常见的还是会议室，以下就以会议室的智能化加以论述。

早期的会议管理软件，更偏重于对视频会议的管控，随着相关技术的发展，会管在会议室的管控方面亦大有可为，由会管驱动的会议室智能化解决方案主要包括如下内容：

1）会前阶段

会管可以图形化地展示所有会议室在任意时段的占用/空闲状态，并提供预约入口。会管里的会议预约信息可以推送至信息发布屏，这些发布屏一般安装在会议室门口，楼层的电梯口或大堂，展示会议室当天的会议安排和当前的占用/空闲状态，便于与会人的有序参会，也确保进行中的会议不被打扰。信息发布屏也能实现扫码签到和一键预约会议室的功能。

会管也可以和人脸识别系统或门禁系统对接，进行会议签到。

2）启会阶段

通过会管的预约设置，当会议开始时间到达时，可以实现对会议室的自动操作，比如，打开会议室的系统电源，开启投影机，调用预设的中控模式等。

3）会中阶段

会议期间，会管可以在一个界面上管控所有会议室的会议相关设备，实现了远程集中管控。

会管可以为会议室配备触手可及的管理面板（也可称之为会议伴侣，是一种平板触控设备，受会管的控制，是会管功能的延伸），可以一键呼叫会议服务，一键报修，亦可呼叫会场或加入视频会议，并进行常用的会控操作。管理面板支持语音识别。

4）会后阶段

会管可以集成智能感知设备，当会议室里无人达到一定时间后，自动释放会议室资源，提高了会议室的利用率。

总之，随着AI技术和产品的发展，会管必将和更多的智能化设备进行整合，不断提升会议室的使用体验。由此可见，实现会议空间的智能化，也是会管的重要设计目标之一。

推而广之，基于会管的后台驱动，会议空间/会议室的功能可以灵活组合，按需配置，这种全新的理念可以称之为软件定义的会议空间/会议室，即SDCS或 SDCR（software defined conferencespace 或 software defined conference room）。

2.4 企业应用的融合化

会议系统在企业的信息化建设中并非孤岛，而是企业整体业务流程的一个组成部分，也是IT产生效益的典范，因此，会议系统不可避免地要与其它应用系统进行交互协作，进而实现业务的无缝融合，这就要求会管预留并开放API，支持与第三方系统的接口开发。

会管应设计常用的接口模型，以适应较为普遍的业务融合需求，比如，会管与OA系统，通常会有单点登录（SSO）和会议预约/通知等融合需求。

从功能定位来看，会管理应成为企业会议业务与办公系统之间的桥梁和纽带。

2.5 应用场景的移动化

会议管理软件通常是B/S架构，基于PC浏览器操作，随着移动互联网技术和产品的发展，基于移动端（主要是手机和平板）的会管应用需求也逐步显现，这就要求会管支持移动化应用，通常有如下应用方式：

1）手机版会管

考虑到手机尺寸、性能等的限制，其功能主要适用于移动场景，比如会议预约、通知、查询和签到，以及常用的会控功能。

2）嵌入第三方移动平台

如果客户有自己的移动办公平台，比如企业微信，钉钉等，会管应支持嵌入其中，成为平台的功能模块之一，通常采用HTML5嵌入的方式。

3）软终端的集成

手机版会管还应支持集成视频会议软件终端（比如宝利通的RPM，华为的TE mobile），集成后的 APP，不但具有会管的功能，还具备音视频通信的能力。

4）社交化集成

随着社交软件的普及，会管也应利用其便，比如，会管应能通过微信分享会议邀请，接收人在微信里点击邀请后，可以启动会管微信小程序，并进行后续的入会、签到等便捷操作。

5）平板触控版会管

考虑到平板的特点，平板触控版会管主要定位于快速组会，入会，控会，呼叫会议服务等功能，也可以基于客户的组织架构或通信录快速呼叫和组会。

2.6 业务逻辑的流程化

现代会议具有非常显著的流程化特征，因此，会议管理软件的设计也必须遵循流程化的原则，一般来讲，会管的核心功能模块应按照会前，会中和会后这三个阶段来设计，这也是会议业务的基本逻辑，三个阶段的功能定位如下：

①会前，会议的查询、预约、审批和通知等。

②会中，会议控制，会场控制，智能中控和监测预警等。

③会后，统计图表和调查反馈等。

这三个阶段既相对独立，又相互关联，同时，会管在设计上要形成闭环管理，例如，会后统计中的MCU资源使用率，对于会前的准备工作应具有参考和警示作用。图3为会管驱动的会议流程示意图。

总之，会管的设计必须要覆盖会议的全生命周期，使处于生命周期各个阶段的会议干系人，都能享受到高效和便捷。

2.7 功能设计的模块化

在多年的会管研发及项目实践中，我们对大量客户的会议流程进行了梳理和分析，总结出了会议的相关业务模块，并对会管进行了基于流程的模块化设计，主要分为核心模块，辅助模块，增值模块，移动模块和接口模块等。

会管实现模块化，可以增强对具体项目的适应性，便于客户根据自身的实际情况择优组合。

会管模块化的基础是会议业务的流程化和各项功能的标准化，其目标是让会管成为多媒体会议类集成项目的标配。

2.8 解决方案的一体化

早期的会议管理软件，是一套纯粹的面向管理员的软件工具，随着会议管理工作的日益复杂，仅靠软件开始变得难以胜任，因此，会管需要借助由其衍生的硬件辅助设备，来更好地完成管理工作，即以软件为核心，辅以配套设备，构建一套完整的软硬一体的会议管理解决方案。比如，置于会议室门口的会议信息发布屏，与会管实时同步，帮助用户高效、方便、准确地使用会议室，还可以采集人脸信息，实现人脸识别签到。又比如，置于会议室内的受会管控制的管理面板，既可以提供一键式的常用会控功能，也能随时呼叫会议服务。

总之，插上了硬件的翅膀，会管可以管得更多，管得更好。

3 结语

工欲善其事，必先利其器。在多媒体系统集成项目建设中，选择一套适用的会议管理软件，实属事半功倍的明智之举。会管已不再仅仅是锦上添花，而是会议系统中必不可少的控制中枢，可以助力客户信息化管理水平的飞速提升。会管的使命就是要实现人、会议和会议空间三者之间的和谐统一。

从上文对会管发展趋势的论述中，不难看出有两条核心主线，首先是以人为本，体验为王。在现代社会中，不论是专业的信息化应用系统，还是大众消费产品，用户体验的重要性都与日俱增，不言自明。其次是抓准定位，与时俱进。会管的发展，必须坚持其应用定位，并随着相关技术和产品的发展而发展。

图3 会管驱动的会议流程