科研部门档案管理数字化建设路径探析

刘海波

关键词：档案管理;数字化，科研单位

中图分类号：G270.7文献标识码：A 文章编号：1009 — 2234（2020）08 — 0171 — 03

随着信息时代的来临，将数字化技术应用到档案管理中是必然的趋势。科研单位以科学研究为主，其成果多、数量庞大，且很多都具有重要的价值文件资料数据等，需要长期保存，这给档案管理带来越来越繁重的工作，传统的手工式管理方式已经很难适应现在的科研单位档案管理的多重性需求。科研单位档案管理部门如何从传统的档案管理模式向现代化档案管理模式过渡，是摆在面前的重要难题。档案管理的数字化建设是对传统管理手段的革新和优化，契合了档案管理的信息时代特征，不仅是必要的，更是紧迫的。

一、科研单部门档案数字化建设的必要性

（一）提高档案管理的效率。

传统的档案文件都是以纸质文档的方式保存，容易受到潮湿、虫蛀、火灾等破坏性影响，且管理方式主要依赖于手工操作，还需要占用一定的空间，时间成本，经济成本和人力成本都很大。被储存的档案还不定时多次地被查询、借阅和复制。人工档案管理模式下，多次查询、借阅和复制会对纸质档案造成一定的磨损，不利于以后的保存和使用，也增加了本身的不便利。尤其是科研单位的档案管理，牵扯人数众多、内容较广、数据庞大，加大了管理难度。“科研单位的档案工作以服务科研为宗旨”，〔1〕档案管理数字化会大大提高档案的利用效率。在档案管理数字化建设中，打破原先人的手工管理的时间、空间限制，通过建立统一的数据库或相关的档案管理平台，利用计算机与服务器来展开工作。……