疫情影响下远程办公效率的分析与研究

寇宗健

摘 要：突如其来的疫情打乱了原本正常的办公节奏，各种各样的“远程办公”方案也应运而生。那么，远程办公有哪些优缺点，以及工作效率如何。本文就远程办公的优缺点做简要探讨，并以深圳某金融企业为例分析疫情影响下远程办公效率的影响因素及对策，为企业非传统集中办公模式下管理提供参考。

关键词：远程办公;优点;缺点;效率;对策建议

引言

远程办公，是指通过现代互联网技术，实现在家办公、异地办公、移动办公等远程办公模式。2020年伊始，一场突如其来的由新型冠状病毒导致的肺炎疫情打乱了各行各业正常运行节奏。受新冠肺炎疫情的持续影响，恰逢春节假期，企业纷纷响应国家应对疫情的政策，延长节后复工时间。有不少企业考虑到员工的健康，为避免在返程/上班过程中交叉感染，倡导员工实行人性化办公模式——“远程办公”。据统计，2020年2月3日，春节后首个工作日，全国有上千万企业、近两亿人开启在家远程办公模式。

1.远程办公的优点

1.1节约成本且环保

远程办公可以建立网络环境，超越时空地域的限制，节省大量成本[1，2]。对企业来说，场地租赁费、电费、水费及管理费的减少将会大大降低企业运营成本。对于员工来说，不仅可以节省每天上下班通勤的交通成本，还可以在家吃饭，不用点外卖，既健康又省钱。

同时，随着私家车数量的增加，城市拥堵和环境污染问题也愈加严重，而远程办公可以减少工作人员出门频率，缓解交通拥堵现象，同时降低机动车尾气排放。这样将大大节约能源、减少环境污染[3]。

1.2具有更高的灵活性、自由度

相较于传统办公模式，远程办公具有更高的灵活性和自由度[4，5]。远程办公使工作人员在时间有更大的自由度，它给员工更大的灵活性来平衡工作和个人生活。首先，远程办公意味着员工无需每天出门上下班，节约了上下班路上的通勤时间。有调查显示，全国上下班路上通勤平均时间为1.2小时，我们可以利用这1.2小时来做更多有意义的事情，比如陪家人一起吃个早餐、送孩子上学。其次，远程办公的人们可以灵活地做他们的事情，更好地与家人分享共处时间，有利于增进家庭成员感情，促进家庭团结和谐。员工可以合理安排工作时间，提高工作效率，腾出更多的时间来陪伴家人和处理家庭事务。有抽样调查显示，相比集中办公，自由工作装填有效劳动时间提升30%以上，生产力也提高30%以上[6]。

1.3提高员工保留率

运用远程办公，工作将不受地域限制。企业招聘也不再局限于招聘本地员工，极大的扩展了选择地域范围。远程办公可以减少办公室环境干扰，在没有监控的情况下，工作自由度和舒适度会大幅提升，从而提高工作满意度和企业忠诚度，进而降低了员工流失率[1，7，8]。早在2010年前后，北京大学光华管理学院梁建章教授就曾与美国斯坦福大学商学院学者合作发起一项题为《在家办公的可行性：基于中国的试验证据》的研究试验[9]。研究结果发现：“在家办公”提高了员工13%的绩效，员工具有更高的满意度，工作离职率下降了50%。

2.远程办公的缺点

2.1受行业限制较大

疫情环境下远程办公已经成为一种刚需，也是部分员工向往的一种工作方式，像互联网、金融、证券等行业可以轻松实现远程办公。但并不是所有的行业都适合远程办公[10，11]，对一些传统的工业，比如制造业，远程办公只是一个辅助，并没有解决燃眉之急，他们急需的是恢复生产。还有很多服务行业，比如餐饮、建筑、医疗、铁路等，需要人与人之间的沟通，需要企业员工面对面地服务顾客，这些远程办公都没有办法实现。

2.2沟通成本高

远程办公中的人际关系依托于松散的互联网上，交流具有不稳定性[12]。沟通方式不同步、信息不对等、信息响应不及时等情况容易导致低效沟通。面对面寥寥数语便可表达清楚的事情，到网络上可能需要几十分钟乃至一个小时来解释说明，甚至就算如此也不能确保双方理解是同步的，这大大影响了沟通效率，增加了沟通成本。

2.3干扰性较强

远程办公的时间是相对自由的，单位对于员工的工作起止时间没有明文规定。对于自律性好的员工，远程办公和在办公室办公并无二致，而且他们还会积极地提高工作效率，腾出更多的时间来做其他有意义的事情[13]。但是，对于自律性差的员工，环境的干扰影响就会比较大。远程办公的氛围是松散和自由的，在脱离公司的监督下，员工很难保证全神贯注地投入工作，容易被微信朋友圈、微博、网购等事物分心，容易产生拖延症。而且，疫情期间，一家老少全都在家隔离，人多嘈杂，很难保证能有一个安静舒适的办公环境，也由此大大影响了员工的工作效率。

2.4信息安全问题

信息安全是全球企业在经营过程中不能忽略的环节，而远程办公最大的挑战来自于沟通中的信息安全。远程办公过程中，由于各个员工之间所使用的终端不同、网络环境不同，很容易遭遇网络攻击、病毒入侵，进而威胁企业隐私数据以及资产安全[14，15]。

3.深圳某金融企业远程办公效率分析

以深圳一家民营金融机构一季度经营情况为例分析远程办公效率问题，该企业主营业务为健康人寿保险和财险。疫情期间，公司推出了一系列举措提高远程办公效率，使得2020年一季度前两个月的营业额与去年同期相比并未出现大幅下滑的迹象。

3.1建立了线上监督管理制度

公司采取了规定分级进行早晚会制度、每日提交工作日志和工作计划、上下班工作群打卡、个人坐标定位、视频查看办公场所和员工精神面貌等一系列措施。同时管理上分工明确，工作细致化，工作内容落实到在个人，規定每个人在具体的时间节点完成任务。

3.2远程办公工具及后勤保障

通过网购电脑等方式解决员工无电脑问题，选择一款远程办公工具并在使用前对员工进行培训。运维团队坚持做系统健康巡检，制定应急预案，确保交易系统和投资渠道顺畅，咨讯发布更新正常。启用高并发虚拟桌面系统和无上限VPN资源，确保19000余名员工远程办公无阻。

3.3充分利用互联网技术的优势，进行有效的远程沟通。

针对公司最关键的理赔业务推出全流程线上服务，开展在线咨询、在线申报、在线回访等内容。同时公司其他各业务部门出彩呈新，银保中心通过线上直播模式开展“疫情热点+主打产品+线上场景的技能升级训练”，支持合作机构用以内外部培训。线上银保专讲评选课，培训的同时，网评出优质课程入库储备，丰富授课资源。为解决不见面产生的销售递减效应，销售人员在线为客户和理财经理同时提供服务。

3.4加强网上推广和宣传

以互联网作为特殊环境下保险行业的重要阵地，做好粉丝经营，打好推广和营销基础。个险业务通过网络直播，充分利用各种社交软件，诸如钉钉、腾讯、YY、云视讯等媒介，最大程度推广宣传公司产品和项目。推出专家授课，有关新型冠状病毒肺炎知识和防护公益讲座直播，同步开启社群营销。同时推出IPO法税直播课，关注度比较高，境外所得及疫情涉税政策解读点击率和评论数均有新突破。线上追踪合作机构培训执行情况并点评，及时掌握了计划执行情况。

4.远程办公效率的影响因素

通过以上案例分析可知，影响远程办公效率的因素主要有：

4.1工作制度要求

没有规矩不成方圆，远程办公也要有制度要求，这也是工作效率的保障[16]。没有制度上的要求，完全靠员工自觉性，很难保证工作效率。前文论述远程办公的缺点时也有提及到，对于自律性好的人来说，远程办公不用担心工作效率的问题。而对于自律性差的人来说，脱离了办公室的监督管理，容易受外界环境的干扰，无论是网络环境还是家庭环境，都会影响其工作效率。

4.2远程办公工具

疫情之下，很多企业一纸通知，安排员工在家远程办公，但没有考虑到某些员工没有电脑、某些员工所在地网络信号不好等实际问题。而且，大多数员工没有远程办公经历，对于在线的沟通、协作工具没有使用经验，在没有参与任何的指引与培训情况下，仅仅让大家靠悟性自由发挥，工作效率肯定会很差[17]。目前市面上可选择的远程办公工具很多，选择一款好的远程办公工具并对员工进行详细的使用指引培训，对提高远程办公员工工作效率具有重要的作用。

4.3 远程沟通效率

远程沟通的畅通情况直接影响了员工的工作效率[18]。远程办公最大的问题也是沟通，对于一些重要信息如若不能及时回复和沟通，就会导致“你在这边苦苦等待，他在那边默默无声”的尴尬局面，这不仅影响整体的办公效率，还会增长员工个人的负面消极情绪。因此，公司必须在保障沟通顺畅方面做出规定，确保沟通效率，如有的公司要求开早晚会，有的要求回复时间周期不超过30分钟等。

5.远程办公管理对策建议

一场疫情打断了企业的政策经营计划，尤其是在国内春节期间，员工迁徙至全国各地。远程在线办公成了首选和必选，各企业纷纷探索新形势下管理模式。结合文中案例经验，针对远程办公模式下的员工管理提出若干建议以供借鉴和参考。

5.1办公制度要到位

远程办公是另一种形式的上班，要服从上班的要求。纪律是统一行动、协同作战、保证效率的前提，要有比较细致的远程办公制度要求[19，20]。居家办公易受到家庭事务的干扰，利用网络科技加强员工办公期间的行为及状态，厘定工作与生活的界面。

5.2以任务为导向

远程办公过程中有很多细节无法精确把控，因此需要以明确的任务为导向。换句话来讲，就是用结果说话。加强工作计划，衡量工作量和工作强度，合理布置工作任务，从传统的出勤时间考评向完成工程量为考核依据转变。

5.3統一配备远程办公工具

当全体人员在线之后，信息的碎片化会比较明显，各种信息可能会散落在会议、邮件、文档、共享、单位电脑文档里。针对这种问题，依靠市面上主流的远程办公工具就会达到事半功倍的效果。因此，管理者与行政人员制定远程办公计划时，必须了解远程办公中行政、人事、销售、客服、技术、运维等各个岗位都会遇到哪些问题，有针对性的安排各岗位统一的远程办公工具，并需提供完备的软件使用培训手册[21，22]。最后，建议企业管理者与行政人员在制定在线办公工具指南时，工具要尽量少，可按照行政、人事、客服、销售、市场、技术、运维等岗位需求进行分类，满足岗位远程办公需求就好，避免员工将过多的精力耗费在软件使用研究上[23]。企业谋定后而动，行且坚毅，疫情期间，决不会影响服务质量，同时为保障企业业绩奠定了基石。

5.4团队合作，加强沟通

充分发挥远程办公的优势，加强虚拟团队的管理。团队工作时段同步，是保障沟通高效的前提。加强定期沟通，建议制定早晚报告制度。视频早会，让团队成员间相互了解工作安排、任务拆解情况及完成进度;晚间报告，通过团队协同系统，将当日工作进度、难点及总结发布，保障团队的协同性。

5.5强化文化管理

组织对员工具有约束力和向心力，管理者努力营造团结互助的的工作氛围，以身作则，公正担当，上下级之间彼此信任，能够提高工作效率和员工责任心。

5.6防止重要企业信息泄密

远程办公可能会引发企业机密外漏的担忧，主要来自两个方面的：一是员工与外界的联系损害公司利益，二是网络病毒侵入[24]。第一种情形主要靠文化和员工职业道德约束，制定一套完善的反馈机制，让员工反馈工作进度和想法。同时也可以通过技术层面予以降低风险。好的企业文化引导员工给予正面引导，加强对企业和组织的忠诚度。在工作分工时，各自负责不同的板块和数据处理工作，增加审核、审定环节，最终由终审人负责最终定案[25]。另外对PC端进行加域是简易可行又非常有效防止信息外传的措施，普及企业邮箱统一内部信息传输渠道。

结束语

实施远程办公，对于平时管理差、目标不清晰、上下沟通差、彼此信任度低、企业文化缺失、价值观冲突的企业来讲，就是一场灾难;对于平时重视管理与文化建设、关心关注员工、以人为本的企业来讲，远程办公可能是公司未来转型的一种有益的尝试，会让你们看到另外一种可能。在特殊阶段，也许我们应该认真思考一下，能不能让远程办公的优势更多发挥出来，同时更好的遏制其劣势。这一次的疫情，或许是未来大范围推广远程办公的前夜，不论是企业还是个人，都应该借此机会好好锻炼远程办公的能力。

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