浅析人事档案的信息化建设

翟悬悬

摘 要：人事档案作为信息的重要载体，需要加强信息化建设，从而更好地发挥其信息记录与信息传递功能。

关键词：“互联网+”时代;人事档案管理;信息化建设

人事档案管理作为档案管理的重要组成部分，应与时代发展保持同步。因此，应当加强人事档案管理的信息化建设，从而提高人事信息的整理效率，并完善人事档案的管理形式。

一、人事档案管理信息化建设中存在的问题

（一）信息化建设定位有误。在社会发展与“互联网+”时代双重压力之下，各企业以及相关社会机构对信息化定位中存在的偏差，可从两方面进行阐述：一方面，相关企业为谋求发展，将信息化建设作为企业发展的救命稻草，从而全面开展信息化建设忽视了柔性管理。俗语有云，兵强则灭，木强则折。如将信息化建设贯彻于企业发展，则容易出现企业运行模式过于僵硬反而适得其反;另一方面，部分企业或是机构不懂居安思危，不重视信息化建设，致使人事档案管理处于十分松散的状态。其原因可从两方面进行分析：其一是传统管理观念的影响根深蒂固难以在短时间内发生转变，相关工作人员在对自身的管理经验深信不疑难以发现管理方式中的不足。其二，人事档案管理出现混乱的危害性并不明显，从而导致工作人员不重视人事档案管理。

（二）管理人员信息化素质难以提升。信息化建设过程中，需要管理人员对计算机技术有一定的了解，并且对于人事档案管理具有清晰的管理思路。但就目前大部分机构现状而言，人事档案管理属于企业或机构中的幕后工作，并不受重视，这在一定程度上造成了管理人员不思进取的工作状态，如此，其信息化素质则难以得到提升。在人事档案工作中，若没有强有力的人员支撑，一味追求信息化建设未必能取得预期效果。除此之外，针对于信息化建设，在人事档案管理工作中，相关人员缺乏专业性训练也是其信息化能力难以提升的重要原因。

（三）信息化设备与信息化技术落后。面对庞大的社会体系，人事档案管理可视为一项相当繁重且枯燥的工作，若没有与其相匹配的信息化设备，工作人员难度增大，人事档案管理的信息化建设则更加难以实现。就目前管理现状而言，在人事档案管理中，其电脑的配置及相关信息安全管理技术都难以迎合人事档案管理现代化建设需求。

（四）信息化建设投资力度不够。人事档案管理對于企业运营及社会稳定发展有着十分重要的意义。目前社会上时有身份证被他人盗用从而造成损失的情况出现。在一定程度上，人事档案管理也需承担一定责任，其管理力度与管理体系都存在不足。而社会对人事档案信息化建设投资力度难以满足其建设需求是阻碍其发展的关键原因。资金是发展的基础，也是发展的重要前提，而信息化建设需要强有力的科技支撑，我国人口数量较多，其档案管理工作需要更多的发展资金才能促使其面向现代化发展。

二、人事档案管理信息化建设措施

（一）信息化建设应当张弛有度。信息化建设能促使人事档案管理更加高效化进行，并且更好地发挥人事档案管理的社会职能。但人事档案管理并不能仅依托于信息化建设，简而言之，应当对人事档案管理的信息化建设实行柔性化建设。就目前发展现状而言，信息化建设在人事档案管理中应发挥润滑剂的作用，缓解人事档案管理困境。如针对企业人事档案管理人事变动问题，尤其针对于90后工作状态不稳定现象，仅应用纸质档案管理则会增加管理工作，因此可利用计算机技术事先进行线上存储。但在进行人事档案管理的信息化建设时，并不建议信息化管理全面取代纸质档案，就目前信息化技术发展而言，其突发事件的应对能力仍有待提升，并且结合“互联网+”时代环境，纸质档案仍有其不可取消之处。因此，对于人事档案信息化，其建设关键应放在管理之上，做到张弛有度方能最大程度发挥其积极作用。

（二）增大人事档案管理投资力度。没有投资便没有回报，这是社会发展的自然规律。而无论处于何种时代环境之下，人事档案管理的重要性都不容忽视，从古至今，档案有古时的造名册到如今的人事档案，其在历经几千年的发展后愈发完善，证明了其于社会发展的意义。并且“互联网+”时代为企业发展创造了良好条件也拓宽了其发展渠道，增大人事档案管理的投资力度是具有必要性及可行性的。如面对发展中存在信息化建设设备与技术的落后，可增大开发力度，从而降低对国外先进技术的依赖性。

（三）管理人员信息化素质培养。管理人员的信息化水平决定了人事档案管理信息化建设水平，因此在实际操作过程中，各企业以及相关社会机构应注重人员信息化水平的提升。如计算机技术以及信息化管理观念的培养皆为管理人员信息化素质提升的重要途径。除此之外，相关管理者应当重视人事档案管理，从而帮助职工正确认识自身的工作价值，激发职工的工作热情。

（四）发挥“互联网+”时代优势。“互联网+”时代中必然牵涉到智能化管理。因而在人事档案管理信息建设进程中，应当充分发挥“互联网+”时代优势，结合智能化管理手段优化人事档案管理模式。以医院人事档案管理为例，其传统的管理模式难免会出现物资浪费以及存档资料不完整现象，如利用数字化技术则能便捷人事档案管理工作，简化操作手续，从而为档案管理工作创造更大的发展空间。

结语

因此，为了信息化建设能最大限度促进人事档案管理智能化发展，应当加大投资力度，注重人员培养。与此同时，高层管理者应当正确定位信息化建设地位，在信息化技术的利用上做到张弛有度，实现人事档案的柔性管理。