浅谈高校审计档案管理与实施

李丹 李想 唐燕

摘 要：审计档案是高校档案一个不可缺少的部分，随着2012年中华人民共和国审计署、国家档案局第10号令《审计机关审计档案管理规定》的颁布，对高校审计档案的管理提出了新的标准和规范，不断探索高校审计档案管理工作实践，尽快提高高校审计档案管理与利用水平是我们肩负的历史使命。

关键词：高校;审计档案;管理

2020年1月2日中共中央总书记、国家主席、中央军委主席、中央审计委员会主任习近平作出重要指示：审计机关认真落实贯彻党中央部署，依法履职尽责，扎实勤勉工作，在推动党中央政令畅通、助力打好三大攻坚战、维护财经秩序、保障和改善民生、推进党风廉政建设等方面发挥了重要作用。审计是党和国家监督体系的重要组成部分。审计机关要在党中央统一领导下，适应新时代新要求，紧紧围绕党和国家工作大局，全面履行职责，坚持依法审计，完善体制机制，为推进国家治理体制和治理能力现代化作出更大贡献。作为高校审计档案工作者，我们深受鼓舞，在今后的工作中要牢记习总书记的重要指示精神，高度重视高校审计档案管理工作，用自己的实际行动助推国家审计事业的发展，把高校审计档案管理工作做得更细、更扎实，补齐短板，夯实基础，不断奋进，不负韶华。

为了规范审计档案管理工作，2012年11月中华人民共和国审计署、国家档案局公布第10号令《审计机关审计档案管理规定》，对审计档案的材料类别、归档范围、立卷方式、责任人、保管期限、密级和保密期限、存放、信息化管理和销毁等做出了统一规定。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国审计法》、教育部《高等学校档案管理办法》等档案工作法规，结合高校审计档案管理工作实际，进一步加强对审计档案的集中统一管理工作，提高保护和利用审计档案的能力。

高校审计档案是高校档案的重要组成部分，是高校审计部门或社会审计机关在进行审计（含专项审计调查）活动中直接形成的对国家和社会及高校具有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录。是国家档案的组成部分。建立和管理高校审计档案是高校审计机关的重要任务，是高校审计工作中必不可少的环节。

一、人员编制与基本任务

为了搞好审计档案的管理工作，我校档案馆设立专职文书档案管理人员1名，兼职审计档案管理人员1名负责组织、指导、监督本校党政办公室和审计部门的立卷归档工作;收集、整理和保管学校审计部门在各项审计工作中形成的全部审计档案，并负责学校审计档案的提供利用和统计工作。贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策及学校档案工作管理办法，按照有关规定，对学校的审计档案定期进行鉴定，准确地判定到期审计档案的存毁，负责对学校审计机构和社会审计机构在学校进行的审计工作所形成的档案进行业务指导。

二、审计档案案卷的基本要求

高校審计档案的立卷坚持谁审计谁立卷的原则，建立立卷归档工作负责制。由学校审计部门指定专人负责文件材料的收集、整理和立卷工作，做到边审计、边收集整理，材料真实、完整、有效、规范，审结卷成。在审计项目终结后按照学校立卷方法和规定于次年4月底以前由审计部门兼职档案员进行归类整理，经业务部门负责人审核、档案馆专职档案管理人员检查后，按照学校档案管理有关规定进行编目和装订，由学校审计业务部门向档案馆专职档案人员办理移交手续。审计材料按照结论类、证明类、立项类、备查类进行排列。每一年度执行审计项目计划所形成的审计材料;每项审计项目所形成的文件材料;每个案卷内重要文件的各种稿本均应收集整理齐全。在立卷过程中要按照文件材料保存价值进行取舍，按照审计项目分别立卷。审计复议案件的材料由复议机构逐案单独立卷归档，审计监督和行政管理两类文件需要分别立卷，对于与审计报告所列问题无关或未经核实的材料均不立卷。

三、材料的收集整理

学校审计部门确定审计项目后，兼职审计档案管理员要根据该项目及时制定文件材料的收集整理工作计划，做好材料收集整理的准备工作。对项目审计过程中的每个审计程序上形成的文件材料进行及时收集，并存放在事先准备好的该审计项目文件盒（袋）中，以备整理、选用。凡审计过程中形成的文件、信函、凭证、笔录的原件及其复印件，电子文档、照片、音像材料均属审计材料的收集整理范围。不需归档的材料包括：与本项目无关的文件材料;未用作审计报告所列问题的文件材料;未经证实的文件材料和重复的文件材料。在审计文件材料的整理过程中要注重文件材料的历史联系和实际保存价值，以审计报告所列问题的需要为标准对立卷材料和证明材料进行严格鉴别和挑选。

四、审计文件的立卷组合

1.按照职能立卷。区分审计监督和行政管理活动所形成的不同文件材料，分别按各自要求立卷。遇到两种文件材料相互交叉难以区分时，应认真分析酌情处理，个别文件可在审计和文书两类案卷中同时立卷。

2.按项目立卷。对需要立卷归档的审计材料根据审计项目不同进行立卷，专项审计按照年度进行立卷。

3.按单元排列。卷内文件的排列顺序，一般采用单元排列法，应当按照结论类、证明类、立项类、备查类4个单元进行排列，每个单元内再根据不同情况和需要按不同顺序排列，一般批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;定稿在前，修改稿在后。

五、审计档案的保管期限、密级、保秘期限及销毁

高校审计档案的保管期限根据审计项目涉及的金额、性质、社会影响等因素划分为永久、长期（16-50年）、短期（15年）。审计档案的保管期限应自归档年度开始计算。

高校审计档案的密级及保密期限由高校审计部门根据审计工作保密视线范围和有关主管部门保密事项范围的规定确定密级和保密期限，一般为绝密级30年、机密级20年、秘密级10年，保密期限已满后即自行解密。定密部门可根据审计工作的实际需要按照解密程序向高校保密工作部门提出提前或者推迟解密的申请。

学校审计机关主要负责人应定期发起并主持高校审计档案鉴定组对已达到和超过保管期限的审计档案进行认真、系统的鉴定，准确地判定审计档案的存毁。

六、审计档案的信息化管理及利用

高校审计档案一般不对外借阅，但是作为记录高校日常审计工作内容、方法、措施及效果的重要历史凭证，对高校审计工作的发展和传承起着不可替代的作用。在当今数字化大时代背景下，伴随着计算机科技和网络信息技术的快速发展，使审计档案的信息化、数字化建设迫在眉睫，科学编目，推进审计档案数字化建设，能够给高校审计机关提供多途径、快捷、准确的档案检索服务，通过将实际分散的纸质审计档案信息化，使高校审计工作人员可以通过检索目录进行快捷查询、归纳、汇总，实现审计档案资源的共享利用。

参考文献：

[1]《审计机关审计档案管理规定》

[2]倪峰 李世俊 侬艳琼 杨勇《高校教学档案数字化建设探析》 兰台世界 2016（10）

[3]杜勇 《论高校基建档案的价值》 兰台世界 2016（10）