新形势下信息化档案管理的探讨

段利民

摘  要：档案管理是各类型单位中日常管理的主要内容，档案具有复杂化、多样化的特点，针对不同类型的档案开展管理要求也不同，但是档案的数量和体量是持续增多的，因此提高档案管理效率十分必要。本文首先分析了档案管理信息化的内涵，其次分析了新形势下档案信息化管理的优势，最后提出了深入开展档案信息化管理的策略，以期促進各单位加强信息技术的应用，提高档案管理效率。

关键词：新形势;档案管理;信息化

在互联网+新时代背景下，数据信息量越来越大，档案管理工作也面临着相应的挑战。传统的档案管理模式已然不适应新形势的变化。信息化档案管理模式有助于提高档案管理效率，档案的存储和提取更为便捷，形成管理体系之后，档案管理也更为容易。

一、档案管理信息化的内涵

档案管理信息化是指以计算机技术为基础，运用数据库技术、高效扫描等技术手段，变纸质管理为电子文档、音频、视频管理模式，将各类档案进行规划和整理。档案信息化建设是指运用当前先进的信息技术手段，变革传统的档案管理模式，提高档案管理工作的现代化水平，在新时代、新技术、新理念层出不穷的新情况下，重新规划档案管理的方法，对档案信息做到全面的数字化管理模式，这种数字化管理模式，将更有利于对档案进行查找和提取，提高了档案工作的服务性价值。

二、新形势下档案信息化管理的优势

（一）适应时代，方便管理

随着经济的发展和政治的民主化，档案信息的用户群体也逐渐庞大，用户类型随之增加，相应的档案信息的管理方式就要与之适应，采用不同的管理方式。由于现代化档案信息管理工作对档案工作人员的要求较高，对企业档案管理工作进行信息化建设，方便档案信息的管理以及档案资源的开发利用。

（二）优化流程，管理可靠

工作人员通过对信息技术的熟悉掌握，很多工作任务都可以借助计算机来完成，保证工作的规范性与科学性，以及采集信息的准确性，从而有效地保证档案管理的可靠性，为企业的其他工作提供很大的便利，提高企业内部的整体管理水平，为企业带来更大的效益，促进企业的发展。

（三）节省人力，提高效率

传统的档案管理工作从设档、录入到存放、查询、提取，所有的环节都必须由工作人员亲自操作完成，一步也不可或缺。这种工作步骤存着明显的弊端，就是工作任务量大、效率又比较低下。而且传统的纸质档案需要工作人员要时时对档案进行复查管理，需要付出大量的劳动力，信息化的管理则能够克服这些问题，并提高档案管理的效率。

三、新形势下信息化档案管理的策略

（一）建立规范体系，实现标准化管理

档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。所以制定统一的、标准的规范体系，切实推动档案标准化、规范化、信息化。

（二）增强档案业务人员的信息化意识与能力

要想在档案管理中更好地应用信息化技术，首先要做的就是转变档案业务人员的观念，帮助相关工作人员树立信息化的意识。因此，就要采取一定的措施，让档案管理的业务人员认识到信息化在档案管理工作中的重要性，进而提高档案业务人员的工作积极性，保证相关工作的顺利完成。另外，档案管理部门也可以制定具体的奖惩机制，对于在工作中有良好表现的工作人员进行有效的奖励，从而激发档案业务人员的工作积极性，促进信息化技术在档案管理中的有效利用，为企业带来更大的便利。

（三）提高创新意识，建立现代化管理系统

档案管理要适应时代发展特点，将创新意识贯彻到档案管理全过程中，以便达到档案管理目的，在管理实践中不断优化管理方法，确保企业档案管理机制是不断改进的，能为企业运营各阶段的档案管理提供针对性指导。在创新意识的引导下，能促使管理人员从信息化角度出发，采取相应的管理措施，真正达到档案管理全面开展的目的。并且还要借助信息化技术，建立现代化管理系统，创新管理流程和管理方法，确保档案管理的时效性，能为企业发展战略目标的实现奠定基础。

（四）充分利用档案信息，提高档案利用率

在以往的档案管理中只能完成信息收集工作，在档案信息资源开发利用上存在不足，由此造成档案利用率低下。因此，要求相关单位按照以下要求完成档案管理工作：首先，应建立新的档案数据库。企业内部应建立起独立的档案数据库，方便员工在数据库中查找需要的资料信息，为档案管理工作高效开展提供基础条件。其次，要优化服务模式。档案管理信息资源应用价值的实现在于为企业各项活动的展开提供参考，管理人员在管理信息资源时，要在后台设置登记界面，明确记录档案查阅情况。最后，要深入挖掘档案信息。为企业提供参考，推动企业改革发展。

（五）加强监督控制，合理制订工作规划

为了确保档案管理工作的有序开展，就要为管理信息化建设进行规划，制订科学合理的工作计划，保证工作按照程序有序进行。首先，要对档案管理工作的具体操作和流程予以明确的规定，严格规范具体操作，并在对管理人员的培训中予以体现，让管理人员提升自己的操作水平，同时明确工作的流程，约束工作人员按照规定的流程进行操作。其次，要对操作过程予以监督和控制，防止操作不规范行为，保证操作的规范和工作流程的正确，从而防止信息录入错误和查询不便等问题。最后，要对档案管理程序和系统进行养护，尤其是网络信息库的维护和管理，要想保持档案管理信息化建设的持续有效，就要保证信息化建设相关的网络设备始终保持良好的状态，维持工作的稳定性，保证信息化建设工作的顺利进行。

四、总结

新形势下，档案信息化建设及创新是顺应社会客观需求。档案管理信息化的完成需要结合有关部门的信息化管理工作进程，将现代信息技术在有关单位进行推广，随着现代化信息技术的发展，做到将档案信息资源有效开发和利用，从而使档案管理人员的素质得到提高、管理水平得到增强，使我国的档案管理信息化更加快速发展。

参考文献

[1]  铁利.新形势下企业档案管理信息化建设探讨[J].中国管理信息化，2014，17（15）：55.

[2]  刘俊岩，彭兆伟，薛晓明.新形势下事业单位档案管理信息化建设探讨[J].黑龙江档案，2013（04）：44.