关于加强工程建设档案管理的思考与建议

摘要： 建设工程档案管理是工程建设过程中的容易被忽略的一项重要内容，对于工程项目建设及后期的维护管理至关重要。本文尝试对工程建设项目档案管理方面当前存在的问题进行深入分析，并提出若干解决思路和对策，以提高管理效率。

关键词： 建设工程  档案管理  解决思路

建筑工程涵盖了规划、设计以及施工等诸多环节，各环节对应的审批、报建工作都需要大量的工程资料，加强管理，提高审批、报建效率，是企业工程项目管理的核心目标。特别是在多项目同时开展的情况下，数量庞大、种类繁多、收集困难、存储分散的档案资料，对企业工程建设档案管理人员的管理水平提出了很高的要求。梳理当前影响工程项目档案管理的各类因素，分析档案管理中存在的问题及原因，有助于提高管理效率，促进建筑工程建设顺利实施。

一、工程项目档案管理工作中存在的问题及原因分析

（一）档案资料完整性、准确性不足

当前工程项目档案管理工作中常会遇到资料不完整、不准确的问题。其原因一是施工单位和项目管理部门缺乏管理意识，认为档案管理仅仅是档案管理人员的工作，自身并没有参与档案的收集与整理，因此无法做到与工程建设进度同步，文件缺失的现象时有发生。二是施工人员和项目管理人员对工程项目资料收集工作重视程度不足，项目完工后才考虑准备项目档案，后补档案资料存在失真失准情况。

（二）档案管理制度、标准欠缺

缺少专业的档案管理标准和制度，难以实现对项目档案管理过程的程序化。在当前的档案管理制度中，由于缺少可操作、相对统一的标准，档案管理人员大多凭借经验或直观感觉进行管理。同时工程建设项目专业性较强，在缺少专业知识背景的情况下，档案管理人员很难充分了解整个工程项目的各个流程以及所涉及到的档案资料，也导致档案管理工作的难度增加。

（三）管理模式难以适应现代工程建设项目要求

传统的档案管理模式一直沿用至今，管理手段单一、管理设备老旧、相关专业人才的缺失，是难以实现档案管理现代化的重要原因。现代工程建设项目越来越讲究管理效率，传统管理模式已经无法适应当前大型建设项目档案管理的信息化需求。

二、优化建设工程档案管理的几点建议

（一）加强施工管理，强化档案材料编制工作

项目施工阶段，档案管理人员需主动提高专业水平，增强责任心。施工单位应履行自身职责，组织技术人员加强学习培训，及时总结经验，提高档案材料的编制能力和相关业务水平。若无法妥善编制工程档案材料，该施工队伍便不能开展施工。

（二）严格遵循规章制度开展管理工作，适度优化创新

完善企业工程项目档案管理制度和规范，对当前制度合理补充或优化。严格依照《项目竣工档案组卷归档实施细则》开展管理工作，明确对项目档案的收集整理以及归档等各个环节的详细要求，以及各有关部门、单位、监理方的档案管理职责和管理范围，确保整個档案归档工作的程序化。实施细则对归档文件的完整性和准确性的要求，相关管理人员应充分领悟。此外，可适当创新，通过制定补充管理条例、工作指引等手段，让整个工程项目档案管理工作更加有据可依，逐步将管理制度夯实并程序化。

（三）制定管理计划，强化主动管理意识

工程档案形成过程长，涉及部门多，应秉承工程建设和档案管理同步并行的原则，根据工程建设实际情况制定年度档案管理工作计划。按照工程进度和时间节点制定的每个阶段的具体目标，明确各工作阶段工程建设档案管理内容要点，对重要环节的档案归档工作需加强监督。形成责任制落实到各相关部门，以定期督办的形式加强各部门对档案管理的重视程度，逐步培养形成主动管理意识。

（四）严格把关竣工验收档案质量

工程完工后，建设单位和工程项目管理人员需依照《建设工程档案规范》要求对建设工程全过程所形成的全部文件进行审核与检查。严格按照《建设工程质量管理条例》做好竣工档案的移交和验收，实现竣工资料验收和工程完工验收两者同步。为提高竣工档案质量，有必要研究制定竣工档案管理条例，使竣工档案的时效性得到保障。

三、结语

工程建设档案管理即是对建设过程和建设质量的直接记录，也是工程后续管理的必要依据。为适应现代工程建设，需要建立现代化、系统化的档案管理模式，档案管理人员须主动提升职业素养，理论与实际相结合，以适度创新的思维对原有档案管理工作不断优化改进，推动档案管理事业的健康发展。

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（作者单位：中国移动通信集团广东有限公司）

作者简介：苗珊珊 ，1990年3月，女，汉族，广东广州，本科，研究方向：档案管理。