大数据支撑下的企业档案信息化建设研究

摘要：互联网的普及也使大数据系统得到快速发展，大数据系统也变得逐渐成熟。很多企业开始运用大数据建立信息化档案，这种模式不但能更好的存储和利用档案，还能改进传统档案存储系统安全性不高的问题。虽然，企业档案信息化对企业发展和进步都有诸多帮助，传统档案管理人员管理模式和管理思维都比较落后，因此还需要先进的技术人才支持，这样才能建设比较完善的信息化企业档案管理制度。由此不难看出，开展档案信息化管理，需要企业不断引进和培训先进的管理技术人才。本文首先讲述促进企业档案信息化建设的必要性;其次，阐述大数据支撑下的企业档案信息化建设策略，希望能促进企业信息化管理步伐，为企业发展奠定基础。

关键词：大数据;企业档案;信息化;建设

随着互联网电子商务的快速崛起，大数据系统、云计算等技术开始被广泛应用到各行各业中，我国也逐渐步入信息化时代。信息时代企业要合理运用大数据系统开发企业现有资源，保障现有资源被最大化利用。而且档案中有很多影响企业发展的数据，信息化管理可以使企业档案管理工作更高效、更优质。因此，企业要加快档案信息化建设步伐，这样才能使信息量庞大且复杂的档案信息得到有效管理。

一、促进企业档案信息化建设的必要性

企业档案信息化不但是社会需求，也是时代要求，促进企业档案信息化不但可以促进企业发展，还能提升企业档案的管理效率。随着信息技术的不断发展，传统档案管理模式已经无法有效收集、管理和分析企业的相关档案，因此，信息化管理迫在眉睫。大数据系统为信息化建设提供助力，不但能够帮助管理人员分析和整合相关数据档案，还能提升档案资源的利用率。而且随着互联网技术越来越成熟，档案信息化管理也会逐渐发生变化，只有不断进步才能使调阅、编写和输入等一系列工作更快捷、方便。虽然我国档案信息化建设时间已久，但信息化建设步伐一直没有处于时代前沿，虽然这与传统管理人员工作能力有关系，但也与相关软件更新的不及时有关。而加入大数据系统可以有效避免这些问题，及时更新和改进信息化管理软件，促进信息化建设的有效发展。

二、大数据支撑下的企业档案信息化建设策略

（一）培养信息化技术人才为企业档案信息化提供助力

企业档案管理工作虽然已经开展很长时间，但传统管理模式比较简单，因此，企业也不需要招聘素质很高的档案管理人才。现有的档案管理人员基础能力一般，只能进行一些计算机基础操作。因此，企业要不断培训和引进一批高素质复合型人才，这样才能为档案信息化建设奠定人才基础。企业首先需要引进一批先进档案管理人才，这些管理人才可以对老员工进行一对一帮扶，帮助老员工增加信息技术能力。同时，在新员工入职后，也要对新员工进行相关培训，积极向新员工介绍企业文化和企业管理理念，这样企业员工才能快速了解企业文化，不断增加企业认同感;其次，可以选举一批企业内部档案管理相关的优秀人才进行深造培训，这样才能不断获得最新的档案管理知识，了解先进的信息技能，为企业档案管理信息化发展奠定基础;最后，企业要定期邀请相关专家到企业进行培训，不断更新档案管理全体人员的信息化意识，从而提升企业档案管理人员实践能力。企业档案管理人员也要根据公司具体需要求，不断更新档案管理模式和管理理念，这样才能不断推动企业档案信息化建设，使大数据系统可以得到更好开发和利用。

（二）加强企业档案信息化建设的基础业务发展

随着大数据系统不断完善，企业也要加快档案信息化建设进程，要促进信息化管理的深度和广度，这样才能构建科学合理的档案管理平台，打造符合公司发展的档案信息资源库。实践证明，大数据信息系统可以促进档案管理信息化，可以使档案信息资源库更符合企业需要，也能满足企业日常管理和服务需求。首先，档案管理相关人员要加强基础档案的收集和整理，只有不断健全相关档案信息，才能使档案信息资源库的数据更完善，全面、系统的企业档案是促进企业档案信息化建设的物质基础;其次在收集企业档案时，也要注意规范和统一相关输入的格式，同一格式的檔案信息不但便于保存，也有利于构建信息档案。传统的档案输入模式比较落后，不但耗费人力物力，而且也无法保证储存档案的准确率和真实性，因此可以采用电子扫描方式，将信息档案转化为电子档案，这样不但节省存储空间，而且也方便相关人员查找，档案管理人员可以通过输入关键字查找相关档案信息;最后，企业要引进稳定的软件和硬件作为支撑。而引进相关软件硬件需要一些资金支持，这需要企业管理者支持。优秀软件不但能储存大量档案信息，还能严格按照国家规定和法律标准提供全面整合、管理支持，这样企业档案信息化才能建设的更具体全面。以上都是档案管理信息化建设的必备内容，建立此基础上，才能不断促进档案管理信息化发展。

（三）完善信息化建设服务内容与方式

随着信息技术的不断发展，档案管理人员必须根据企业特点和发展要求，不断完善和更新传统档案管理模式，这样才能建立符合企业需求的信息化管理模式。首先，可以升级档案信息的相关软件功能，也可以引进新的管理软件进行数据互传。随着信息的不断发展，传统软件肯定无法满足企业信息化要求，档案管理人员可以通过升级或者是更新换代等方式，优化和完善档案信息资源库的功能;其次，也要扩大档案储存范围，例如，收集一些企业公文、相关会议报告等资料。将公司所有的发展信息归入到企业档案范围内，为企业预留隐性知识财富。企业可以随时根据需要进行调档;再次，档案管理人员要注意融合企业相关的档案信息资源。虽然将不同体系的档案单独划分方便管理，但却不利于使用。可以将企业的发展材料和一些专家经验进行保存，组建成完整的知识库，企业内部员工或者是有知识库权限的管理人员可以到知识库中进行学习，也可以在会议之前将报告通过网络传输给会议相关人员，增加相关档案信息的使用率;最后，也要注意对保存信息进行相关文字介绍，例如存储时间、档案具体关联人员、档案内容、存储信息经手人等等，通过添加相关辅助信息，使查阅和提取变得更便捷，相关使用人员也可以在浏览文件内容之前，知晓档案的大概内容信息。

（四）加强档案信息化安全方面管理

雖然实践证明，档案信息化管理对企业发展更为有利，但网络环境比较复杂，如何保证档案信息的安全也是一个需要重点关注的话题。首先想确保档案信息安全要定期检查相关硬件设备，例如计算机、服务器、打印机、扫描仪、路由器等等，不但要定期检查还要不断更新，并及时将档案信息进行归档，这样才能在一定程度上减少存储意外事件发生;其次，想要保障相关档案安全，还要确保相关存储信息完整、准确。同时，要对相关档案管理人员进行授权，非授权人员无法进入企业内部档案管理系统，这样才能避免企业内部数据信息出现泄密事件。并且这样做也能明确档案管理责任人，一旦出现问题，可以从源头查起尽快减少或者是降低影响;再次，要在计算机中安装“防火墙”，也要对防火墙进行定期检查和更新，这样可以避免一些不法分子通过网络窃取公司数据。同时企业一些保密资料，也要交由专人在专门的计算机上进行管理，尽量减少专业计算机上的网络操作，这样才能有效防止公司信息泄露;其次，档案信息管理人员也要加强防范电脑病毒，不但要安装相关的杀毒软件，还要定期对电脑进行全面检测，防止一些木马程序和病毒的侵入;最后，一定要注意培训相关管理人员，无论是软件操作还是管理硬件，都有专业管理人员进行操作，按照规章严格操作，才能尽量减少漏洞，从而确保企业信息的安全。

三、结语

随着互联网的逐渐普及，企业档案信息化管理已成为社会发展趋势。而且企业档案涉及到很多企业机密内容，必须加强管理。档案信息化建设关乎企业发展，无论是企业管理者还是档案管理人才，都要积极革新档案管理技术，并推动企业信息化发展步伐，这样才能促进企业健康可持续发展。

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作者简介：

龙芳霞（1976-），女，湖北嘉鱼人，馆员，研究方向：档案信息化。