新时期高校档案信息化管理模式探究

李 强／青岛大学纺织服装学院

一、前言

高校档案管理工作具有较强的复杂性，并且分为教职工档案管理与学生档案管理这两个方面，相对而言，学生档案管理的难度要高于教职工档案管理，所以学生档案信息对接与处理工作要更加频繁。正常情况下，教职工的档案由高校内部有关部门统一管理，而学生档案则是由各个院系管理，来减轻学校内部有关部门的工作压力。在新时期背景下，实现高校档案信息化管理十分重要，其不仅能够提高档案管理效率，还能降低失误率。因此，高校内部有关部门要加强档案信息化管理模式引用，充分发挥其应用价值，推动高校档案管理效率上升到新高度。

二、高校档案信息化管理模式实施的重要性

（一）利用提升档案管理效率

在高校档案管理中，若想要查询某一档案信息，需要经过很多步骤，例如，查询学生的档案信息，首先要得到系内和学校的同意，之后再回到系内由专人带领到档案室中查询。另外，还要防范档案拿出后被擅自改动的情况出现。但实施档案信息化管理模式后，学生能够直接到档案管理部门申请电子档案查询，而调出的档案只能浏览，不能修改。因此，档案信息化管理模式更能保证档案安全，节省查询时间［1]。

（二）利于减少档案管理失误

其实，高校档案管理工作具有较强的复杂性，需要专业人员进行管理，若是应用系内导员为主、学生为辅的管理模式极易发生档案管理失误，如档案遗失，档案被改等，这尽管是少数 现象，但是也不能完全排除。除此之外，学生毕业后档案寄送与分配出现问题，致使学生不能正常接收档案，需要回学校补开证明，不但影响学生就业，还影响档案工作效率。

三、分析高校档案管理现状

（一）管理人员综合素养待提升

在信息化时代下，高校档案管理人员在思想上接受了信息化发展方式，但是并未制定详细档案管理优化策略，欠缺技术型人才，技术指导与理论指导匮乏，行动较为迟缓，脚步和思维不能达到协调发展，改革速度较慢。另外，高校档案管理人员欠缺有效的培训，改革能力不足，档案管理工作较繁杂，没有充足的时间研究有关内容，很难制定行之有效的改革策略［2]。此外，一些高校档案管理人员缺少改革的勇气，为了避免麻烦，一直沿用传统的管理方式，固性思维严重，造成高校档案管理工作不能跟紧时代发展的脚步，停滞不前，甚至出现落后的情况，逐渐的与邻校产生差距。

（二）欠缺完备的基础设施

在基础设施建设上，高校领导对信息化技术认识不充分，将档案信息化管理当做是管理人员自己的事情，其实并非如此，档案管理人员在改革档案管理模式时，会遇到很多问题，比如设施配备、资金应用、技术创新等，需要校领导和教育部门的支持［3]。高校若想实现档案管理信息化，一定要配备计算机设备，当前高校的基础设施建设速度比较慢，资金短缺是亟待解决的问题，不但行政管理工作，在学生进行实践操作时，所应用的计算机也存在陈旧的问题，不能实现更新，校领导与有关部门应加大对新型技术引入，给予硬件支持，让有关人员充分发挥自身才能，应用互联网技术创新档案管理模式。

四、高校档案信息化管理模式的设施方法

（一）大力建设基础设施，实现档案信息化管理

在新时代背景下，高校若想实现档案信息化管理，首先需要加强基础设施建设，教育部门和当地要充分了解档案管理在高校行政工作中的重要作用，并给予资金和政策支持，给高校档案信息化管理提供有效条件。其次校领导要给予档案管理工作高度重视，第一时间下发资金，及时配置硬件设备，优化高校档案信息化管理缺少基础设施支持的问题，完善档案管理模式，促进高校档案管理工作有序进行。基础设施的建设工作可以从下属几方面入手：第一，高校需要配备收集数据信息的设备，比如扫描仪和文字识别软件，可以快速且准备的把学生档案信息扫描至计算机中，通过提升技术的先进性，来降低档案信息存储工作的失误率，确保高校档案信息的真实性与有效性。第二，在高校档案管理中要严格遵守规范性与科学性的原则，确保高校档案管理的前沿性，基于此，需要在有关人员的指导下构建完整的档案管理信息系统与信息库，确保高校档案管理工作的有效性与科学性［4]。第三，还需得到网络系统等一些基础设施的支持，可以实现档案管理人员应用互联网展开基本操作的目标。

（二）加强在职人员培训力度，实现档案信息化管理

在网络时代下，高校不但要注意档案管理信息化基础设施建设，还需要加强对档案管理者的技术水平和管理理念培养。管理人员为实施档案管理模式的主体，若是档案管理者没有足够的能力体会到社会的发展趋势，没有足够的勇气去面对时代的挑战，那么高校档案管理便会进入到一个死循环，毫无突破与进展可言。为了提高高校档案管理人员的综合素养，校领导需要给予其思想教育高度重视，通过向档案管理人员灌输信息化管理模式的应用优势，让其了解创新与改革的必要性，调动他们的创新与改革的积极性，让其主动接受新事物与新思想，还能积极的投身于工作，通过不断研究与时间，找出新兴的发展方式［5]。不但要强化高校档案管理人员的思想，还要组织技术培训活动，通过外聘优秀的技术员来带动高校档案管理者学习档案扫描、存储等工作，减少适应时间，另外还能降低失误率，让其能够在较短的时间内进入网络时代，只有在档案管理人员拥有足够的工作能力以后，才会实现对原有管理模式创新，找到满足高校档案管理现状的有效管理策略。

（三）建立完善的管理体系，实现档案信息化管理

高校档案管理工作若想实现创新与改革，一定要构建科学的管理体系，实现一体化管理目标。以往的高校档案管理模式已无法满足当前学校行政工作需求，网络时代下的档案管理一定要建立专业的管理平台，以及稳定性较强的系统。当前诸多高校基本实现了局域网覆盖，甚至一些不明建立了属于自己的局域网，在某种程度上实现自动化办公，现如今的高校档案管理工作根本不能脱离开网络的支持，在信息扫描、处理以及存储中，一定要确保网络的稳定性。另外，应用学校进行档案管理的信息技术，能够对各部门的重要图片与文件进行在线存储，在某种程度上能够给高校信息化档案构建奠定坚实基础［6]。在应用信息化管理平台管理学生档案和教职工档案时，需要对档案的归档方式进行深入考虑，找出物理归档方式与逻辑归档方式间的相同之处与不同之处，每个系上交的档案多半是纸质档案，高校档案管理人员需要渐渐摸索电子档案与纸质档案间的连接处，找到最有效的转换方法，在某种程度上节省转换时间，提升工作效率，确保高校档案管理工作质量。

五、结语

在新时期背景下，加强高校档案信息化管理模式应用十分重要，其不但有助于提高高校档案管理效率，还能减少高校档案管理失误，创新档案管理模式。因此，高校档案管理人员要给予信息化管理模式高度重视，通过大力建设基础设施、加强在职人员培训力度、建立完善的管理体系，将信息化管理模式的应用效率发挥出最大化，给高校日后更好发展提供有利条件。