企业档案信息化资源开发与利用研究

文/陕西华达科技股份有限公司 董军莉

企业依赖档案信息化资源更好地了解总结过去，把握好现在，对未来进行预测，制定企业未来发展战略规划。对企业来讲，开发档案信息化资源，转变档案服务方式，让其更好地为企业经济和企业文化建设提供服务，成为档案部门的一项重要任务。

一、企业档案信息化资源的特征

（一）内容广泛。企业的档案信息资源包括管理类、科技类、会计类等多方面的信息，信息量巨大、内容丰富多样、涉及范围较广泛。

（二）专业性强。企业在进行生产、科学研究、经营管理等活动当中所形成的档案信息具有档案专业的属性，需要在实施当中按照档案工作管理原则，分类进行整理。

（三）数字化。档案数字化水平不断提高，档案数字化规模不断增加，档案数字化加工市场已经开始逐渐建立起来，档案数字化对象越来越丰富，不再局限于纸质档案，开始扩展到照片、音视频等多元化的档案数字化。

二、影响企业档案信息化资源开发与利用的因素

（一）档案信息化资源开发利用意识薄弱。企业受过去档案管理理念的影响，档案工作人员思想落后，认为保管好档案，不丢失不破损即可，工作得过且过。档案工作人员服务意识不强，公司各部门提出利用申请之后，态度不积极，提供利用不主动。部分档案人员对企业档案采取封闭策略，不允许外借原件，只是提供复印件，档案工作处在半封闭的状态中。受这种意识的直接影响，企业档案信息化资源开发利用变得更加滞后。

（二）档案信息化资源开发利用模式陈旧。大部分企业的档案利用始终沿用过去陈旧的模式，档案利用也只是停留在初期阶段，只是提供外借档案、阅览档案的服务，形式单调，较为被动，针对档案信息资源深入利用的手段（展览、信息技术检索等）更是寥寥无几。

（三）档案编研深度不足。企业档案管理当中编研工作始终是一个比较薄弱的环节，大部分企业缺乏专业的档案编研机构和人员，档案人员每天需要面对大量的工作，并没有更多的精力去开展档案编研，造成档案编研材料水平与质量无法获得提升，不能更好地为企业科学研究、生产和经营管理工作提供更好的服务。虽然企业具有一些编研成果，可都是领导交代的一些任务，在怎样挖掘、开发档案信息化资源方面研究很少，研究内容很肤浅，造成编研成果的现实价值和社会效益不佳、时效性不强，无法为企业创造出更高的经济与社会效益。

（四）档案管理制度有待健全。随着企业档案工作朝着信息化、标准规范化的方向快速发展，大部分企业建立了一定的档案管理制度。可是在具体实施环节，这些档案管理制度却变成了形式主义，导致执行力差，无法贯彻落实。具体表现在管理制度不健全，管理人员操作不规范，实际效果不显著，不利于完整收集档案等。从而降低了企业档案信息资源开发利用的效率。

（五）档案工作者业务素质低下。企业档案工作人员偏向老龄化，大多数企业从事档案工作的人员并未接受过专业档案理论知识的学习，甚至有些人边做边学，接受新事物的能力不高，不能利用新设备、新手段来对档案进行管理，严重影响档案的开发利用进程。

三、企业档案信息化资源开发与利用研究

（一）增强档案开发利用意识。为了保证企业档案信息化资源高效开发和利用，需要让企业人员充分认识到档案信息化的重要意义。在经济快速发展的时代，档案信息化水平直接影响企业的市场竞争实力与企业发展速度。企业档案管理人员要将宣传工作做到位，让全体人员真正意识到企业档案信息资源是重要的企业财富，能够给企业提供更多的有效帮助，明确企业档案信息化资源给企业未来发展带来的积极指导作用。充分调动起员工的工作积极性，要让他们在工作出现困难时能积极利用档案信息资源寻求解决方法，真正灵活运用档案信息化资源。

（二）建立档案信息网络。随着社会经济的不断发展，对档案提供服务的速度要求更快，对档案信息量的需求也更大，对企业收集档案信息资源的方式方法也出现了改变，利用计算机对档案的信息进行管理成为不可或缺的重要措施。推行现代化档案管理工作，计算机是必备的。档案工作需要紧跟时代发展步伐，加快推进档案网络化建设进程，实现档案资源共享是现代化档案管理的目标，档案管理现代化作为档案事业发展的一个重要时期，我们应以档案管理现代化为切入点，深入高效开发档案信息资源，让企业员工能够利用企业局域网来查找档案信息资源，利用企业局域网为企业各个部门提供及时精准的服务，档案信息网络的建立冲破时空和地域的限制，让使用者更快捷地利用档案信息资源，充分发挥现代信息技术的作用，促进档案事业快速发展，推动档案信息化资源的开发利用工作进程。

（三）加强档案编研工作。网络时代背景下，人们对信息的需求与日俱增，不但要求信息内容全面准确，而且查找方便快捷。档案编研工作是开发档案馆藏信息资源的重要方法，档案的编研成果也是档案信息资源的有效来源。档案编研工作把档案信息从静态转变为动态，从传统的服务转变为提供综合档案信息的高水平服务。档案经过编研、采集、分析、加工、整合制作成为档案信息成品，为企业提供多方位服务，让使用者能够直接获取信息，不但节约了信息查询的时间，而且提高了工作效率。所以，一定要加强编研工作的力度，提高档案编研水平，以编研工作为中心。那么，怎样才能真正做到以编研为中心呢？首先，做好基础工作，做好对档案接收和征集的工作，丰富档案馆藏信息。档案馆藏信息缺乏，即便开发手段再先进，也无法开发出适合企业需求的档案信息资源。其次，紧握发展机遇，加强合作，树立起超前服务与主动参与的服务意识。档案部门要将企业工作人员的需求选定为编研课题内容，根据课题内容针对性进行档案编研。最后，深化编研程度，提高编研质量水平。档案部门需要有效提高档案编研成果的质量，开发出具有高价值、能为现实工作提供指导意义的编研成果，始终坚持以企业需求为指导思想，以满足人员利用为需求原则，编出高质量深层次的成果，为企业生产、经营、管理活动助力，让档案编研工作始终保持活力。

（四）完善管理制度。现如今单纯依赖主管部门为企业档案工作实施行政手段，进行宏观管理的体制，已经不适应新时期的要求。其作为计划经济的产物，随着现代企业制度的逐步完善，企业已成为独立的市场主体，企业的所有制、产权结构开始变得多样化，档案行政管理部门过去的管理方法、理念和体制已与当前企业追求高效益的目标、全新的运行机制产生矛盾。因此，需要进一步完善管理制度。首先，在影响档案信息资源开发利用的诸多因素当中，人是最重要因素，人的积极主动性的发挥关键在于制度，所以创新挖掘档案管理人员潜力的制度非常关键。其次，对企业档案文化建设进行优化。组织档案工作人员参与到档案论坛、档案知识竞赛等群众性的文化活动当中，通过各种激励方式，凝聚档案人员的智慧，激发档案人员的工作热情，促使档案人员将时间与精力投入到开发与利用档案信息化资源当中去，更充分地发挥出自身的作用。最后，推行档案工作目标考核制度。对档案工作人员的专业知识理论定期进行考核，推广年终测评制度，利用考试、考核的方法，敦促档案工作人员不断努力学习新知识。只有提高档案工作人员专业素质，才能更好地适应企业档案信息化资源开发利用的全新要求。

（五）提高档案人员水平。企业要为档案工作人员提供定期培训，档案工作人员通过培训、自学、经验分享等方式，不断提高自身的工作水平。首先，充分做好档案利用服务的准备。档案利用服务的准备分为以下两部分：第一，档案工作人员要及时掌握企业发展具体情况、了解干部职工的需求，明确工作方法以及工作目的，提高档案信息资源利用的针对性。第二，规范整理档案，完整收集档案信息，准确划分保管期限，做好科学编目，方便检索。伴随着我国市场经济的快速发展，企业的科学研究、生产经营管理得到进一步拓展，企业档案的范围变得越来越广泛，比如企业产品开发时所形成的核心与关键技术，企业经营管理过程中产权变化、资产评估、合同协议等文件材料，都要及时进行归档。只有将档案基本工作做到位，档案信息资源的开发利用质量才会进一步提高。其次，树立起档案利用服务至上的思想。档案工作属于服务工作，把为企业职工提供档案利用作为档案工作人员的义务。把被动工作方法变为主动，更新传统档案管理的观念，在进行专题研究的基础上，为利用者提供优质高效的服务，尽最大可能满足利用者，解决利用者的问题。最后，掌握专业化的能力。档案信息资源的开发利用是一项具有较强服务性、技术性、科学性的工作，需要档案工作人员具备非常专业的理论知识、认真负责的工作态度。所以档案工作人员要不断提高自身的业务素质和道德素养，提高对档案信息资源的敏锐程度，提高自我文字表达水平，不断学习档案专业知识，熟练掌握各种计算机及办公软件等设备的操作技能技巧。由于档案信息资源的开发利用属于一项长期积累、及时更新的过程，所以档案工作人员队伍要保持长久的稳定性。档案作为非常重要的一项信息资源，只有将资源转变为实际的生产力，提高社会效益和经济效益，才能充分凸显出档案信息资源的价值所在，档案工作人员要保持充分的责任感和使命感，努力做好档案信息化资源的开发利用工作，发挥档案在科研生产当中的强大作用，为企业健康发展作出贡献。

综上所述，档案事业要想获得发展，档案工作要想开创新局面，就要做好档案信息资源的开发利用，将原本枯燥的档案管理工作变得充满活力，深入挖掘档案的内在价值，给企业发展提供助力的同时，也让档案工作本身充满生机。