档案信息化管理的优势及安全问题探究

文/龙岩市永定区委总值班室 阙仕华

在社会发展进步的过程中，单位档案管理工作的重要性和价值日益凸显，在信息技术创新应用的背景下，档案管理逐渐朝着数字化和信息化管理的方向发展。与传统的档案管理模式相比，信息化管理在安全和保密方面具有较大的优势，能够有效地提高档案管理的质量，为相关业务活动提供基础保障。

一、档案信息化管理的优势

（一）有利于充分挖掘档案数据价值。档案信息化管理的方法是在信息化管理平台的支持下，依靠计算机数据库以及相关软件对档案数据进行储存，这种方式有效地简化了档案管理的流程和工序，只需要通过计算机软件用户端的界面引导即可完成相应的管理工作。同时在查询和使用的过程中，管理人员通过输入关键字检索就能够快速地得到某一年限、某一技术或者某一人员的具体信息，能够为相关业务活动或者技术研发、人员岗位调动等工作提供依据。因此档案信息化管理能够改善数据信息的利用方式和效率，对数据发挥实际作用具有积极意义，促使档案数据的价值得到充分体现。

（二）符合当前可持续发展的理念。传统的档案管理一般采用纸质文件作为载体，需要大量纸张。而时间过于久远的档案失去利用价值后往往都需要作废丢弃，造成了极大的资源浪费。如此一来，就对制作纸张的树木资源的需求越来越大，不利于生态保护。而档案信息化管理是无纸化办公的一种形式，能够最大限度地减少纸张的使用，同时也不需要对纸张进行维护和修复，实现了档案数据的长期保存，即使需要对档案数据进行更改和作废，只需要利用软件将其在数据库中删除即可，不会产生废弃垃圾等，符合可持续发展理念的要求。

（三）便于档案数据的传输和共享。档案信息化管理通过将档案数据录入到计算机的专门数据库中进行储存，在应用时可以进行检索查询，可以快速获取相关数据。由于网络的互联性以及档案数据的电子化，可以实现更加便捷的数据传输和共享，为单位相关的业务活动和各项建设发展活动提供支持。在传统的档案管理中对数据调用通常都要经过报备和层层审批，并且数据的传输主要依靠邮递或者传真等方式，需要较长的时间才能够完成档案共享。而档案信息化管理则能够发挥其互联互通的优势，通过网络数据连接即可实现档案传输，在最短时间内得到相应的档案数据，从而协助相关活动有序、科学地开展。

二、档案信息化管理的影响因素

（一）网络安全因素。档案信息化管理虽然具有较为明显的优势，但是也存在比较严重的安全问题，而网络安全则是档案信息化管理安全问题的主要影响因素。由于网络信息技术本身具有开放性，在实现高效率数据共享的同时也具有一定的先天缺陷。随着近年来网络信息技术不断更新发展，互联网的应用用户大量增加，个别不法分子和居心不良者利用互联网的漏洞攻击单位档案信息管理平台，或者在档案数据传输过程中窃取和篡改档案数据以牟取利益，甚至散布计算机病毒而控制档案管理设备盗取机密文件和数据，造成了单位极大的利益损失。因此网络安全是档案信息化管理要重点关注的内容，要确保档案数据存储安全和传输安全。

（二）人为不当操作。虽然档案信息化管理主要是依靠计算机的软件和硬件设施，但是其在初期需要管理人员进行手动录入或者自动扫描录入等，也就是说档案信息化管理仍然离不开人为控制和管理。所以也就无法避免地出现人为操作不当而导致档案数据存在安全问题的情况。在档案信息化管理的过程中，相关管理人员的综合素养至关重要，其具备的计算机操作能力以及档案信息化管理系统的应用直接决定档案数据储存的真实性和准确性。比如个别管理人员在录入档案数据时由于个人疏忽而导致数据缺失、不完整，就会严重影响档案数据的应用效果。此外管理人员在共享和传输档案数据时如没有采取加密措施，就会导致数据泄露，产生严重的安全问题。

三、档案信息化管理存在的安全问题

（一）档案管理人员安全意识薄弱。在当前档案信息化管理中，部分人员存在安全意识不足的问题，直接影响档案信息化管理的安全系数，主要是由于其专业能力缺乏，没有重视信息化安全管理的重要性，在应用档案信息化管理系统时就出现不严谨、失误操作过多，导致档案信息化管理出现档案数据丢失和不完整等现象。其次，部分管理人员针对档案信息系统的保密措施缺乏重视，对系统平台的账户、密码等保管不善，很容易发生密码泄露或者安全等级不高的情况，一旦不法分子入侵档案信息系统，就会发生数据被窃取等状况，威胁机密档案的安全。

（二）档案数据储存缺乏安全性。虽然档案信息化管理模式能够有效地提高档案数据管理的效率，但是相比于传统的纸质档案管理，安全性还有待加强。传统的纸质文件档案管理是将实物档案存在档案室中，如无领导或者单位盖章，则不会直接接触到档案内容，具有较高的安全性。而档案信息化管理由于网络具有开放性的特点，并且档案数据一般储存在硬盘或者云端服务器中，网络黑客可以通过木马病毒等控制单位计算机，从而拷贝档案数据内容，或者通过网络攻击，渗入云端服务器中窃取、修改档案数据，这会对档案信息化管理的安全性造成极大的威胁。

（三）档案资源在传输和共享中存在安全隐患。档案信息化管理借助网络以及计算机系统可实现便利的传输和共享，不过在这一过程中存在比较显著的安全隐患和问题。因为互联网具有一定的开放性，档案资源在传输的过程中极容易被不法分子截取，甚至可能出现伪造和损坏的现象，对档案资源的应用产生重大影响，不利于档案信息化管理工作的实施，对档案信息资源也产生较大的威胁。

（四）档案信息化管理安全制度不完善。当前在档案信息化管理中存在安全制度不完善的问题，导致了管理人员的权责不一致，出现档案资源安全问题、互相推诿等情况。同时还存在档案资源的录入管理以及更改缺乏规范的流程、对信息化管理的工序执行不严谨以及对信息化管理系统维护不到位等问题，严重地影响了档案资源的安全性和保密性，因此为了提高档案信息化管理水平，必须要健全相应的安全管理制度和体系。

四、档案信息化管理安全问题的解决对策

（一）增强档案管理人员的安全管理观念。首先，档案信息化管理人员在上岗前必须要接受相关教育和培训，学习档案信息保密法规和制度，树立正确的档案信息安全管理意识。要在实际工作中主动提高档案信息的录入安全、储存安全、传输安全以及应用安全。同时还要加强管理人员的计算机技术水平，能够熟练依据档案信息化系统平台界面进行规范化操作，避免出现人为操作不当而引发安全问题。管理人员还要掌握一定的信息加密技能，比如要保障档案信息系统的账户密码安全等级较高，在传输档案数据时要采用多种加密打包方式，防止在数据传输时出现被窃取的状况。最后要加强宣传，在全体员工中普及档案信息安全知识、渗透安全保密法规，提高全员的档案信息保密意识，从而加强档案数据在应用环节中的安全性。

（二）加强技术应用，提升档案安全性。针对档案信息化管理存在的储存安全问题，要采用加密技术来对档案数据进行保护。根据档案信息化管理的实际情况以及当前主流的信息数据加密技术，可以选择两种方法：其一是选择对称类的加密技术，即在对档案文件进行加密的过程中使用相同的加密和解密密钥，这种加密技术应用较为广泛，在大部分事业单位以及企业中都有较为显著的应用效果，可以使档案数据安全和保密等级得到提高。其二是采用非对称加密方式，这种加密技术在加密时需要运用不同的密钥，对加密的密钥可以适当公开，而解密密钥则必须由专人管理，保障其机密性。通过加密技术的应用可以实现档案数据的安全储存，能够最大限度地防止档案资源被不法分子窃取和篡改，还能够进一步提高档案资源的合法性和真实性。

（三）优化管理技术，加强传输管理。针对档案资源的传输安全问题则要重视监控技术以及权限控制，在优化管理的过程中要对档案信息平台访问的用户进行身份认证，避免非法用户传输档案数据。同时还要设置用户层次，根据用户等级提供不同保密等级的档案资源服务，从而保障档案数据的机密性。要优化监控技术，根据实际信息化管理现状，加强对计算机防火墙的建设，制定相应的档案传输协议，加密传输通道，提高档案资源传输的安全性。

（四）健全安全管理制度。首先，要建立明确的安全管理责任制，将档案资源的安全管理进行合理分工并落实到具体人员，尽量减少出现档案资源丢失和损坏的情况。其次，要规范档案信息化管理流程和工序，实现统一的管理内容和标准，把握各个管理环节的安全性。再次，要制定档案资源管理规定，约束管理人员的不当行为。最后，要制定科学的维护制度，以安全性为核心，对计算机以及软件进行维护和更新，最大限度保障档案资源的安全性和保密性。

五、结束语

综上所述，提高档案信息化管理的安全性能够实现单位的平稳、健康发展。所以管理人员要深刻认识到档案信息化管理的优势，针对其存在的安全问题，采取有效措施，进而全面保障档案信息化管理的安全性，发挥档案资源的实际功能和作用，推动档案管理事业发展进步。