新形势下医院会计档案信息化管理创新研究

文/阜新市精神病防治院 张未

医院的会计档案是指医院在会计核算等活动中形成的各种载体形式的具有保存价值的会计核算材料。医院的会计档案管理是否科学、规范、合理直接关系到医院的生存发展。新形势下伴随知识管理的快速发展、大数据时代会计档案的迅猛增长，给会计档案的分类和保管带来前所未有的机遇和挑战。

一、会计档案的特点

（一）来源的广泛性。凡具有独立会计核算的单位，都会产生会计档案。这些单位包括国家机关、社会团体、企事业单位、学校、部队以及各级各类财会主管部门。各个单位在日常的经济活动中产生了大量的会计凭证、会计账簿和会计报表，因此，会计档案是一种普遍存在的专门档案，其来源十分广泛。

（二）内容的连续性。会计核算活动是对各个单位经济活动进行完整、连续、系统地记录和计算，这种会计核算活动从填制审核凭证、登记账簿到归类计算、编制会计报表，前后衔接，一环扣一环，其过程具有很强的连续性。在此过程中形成的会计档案，在内容上也表现为紧密的连续性。对一项经济活动或一项财务开支，从其业务发生到结束，连续地进行记录，对大量的数字进行计算，综合汇总，在这一系列程序中，会计凭证、会计账簿、会计报表的内容密切相连，互为基础，全面地反映了各单位的经济活动过程和情况。

（三）成分的稳定性。会计系统涉及各个行业和领域，有工业会计、农业会计、商业会计、银行会计等，不同行业产生的会计档案，其内容和形式各有不同，但基本成分是一致的，都包括四方面：会计凭证、会计账簿、会计报表及其他。这种成分的稳定性，是会计档案区别于其他类型档案的重要标志之一。

（四）表达方式的特殊性。各种各样的会计档案都是以数字和指标体系为表述主体，对经济活动和财务收支情况进行量的记录和描述，文字说明材料在会计档案中只占很小比重。这种表达方式的特殊性，使会计档案有别于其他种类的档案。

二、会计档案案卷的排列、编号

（一）会计档案案卷的排列方法。与会计档案的分类体系一致，会计档案案卷的排列方法主要有以下三种：（1）年度—类别—保管期限。（2）年度—保管期限—组织机构—类别。（3）年度—会计类型—类别。

（二）会计档案的编号。会计档案的编号是对会计档案经过分类、立卷、排列之后的最终次序给出的号码，具有标识和固定会计档案的物理顺序和位置的重要功能，并为会计档案的保管、统计和查找提供便利。具体的编号方法因具体对象不同分为三种：（1）会计档案号=会计档案代字（代号+代码）+大类号和属类号+案卷号，这种方法适用于不需要向档案馆移交会计档案单位的会计档案编号，如KJ-2.1-15。（2）财会档案号=年度号+财会档案分类号+案卷号，这种方法适用于高等院校财会档案编号，如2000CK-1.2-7。（3）会计档案号=全宗号+目录号或类别号+案卷号，这种方法适用于向档案馆移交会计档案的立档单位会计档案号。

三、会计档案在医院会计档案中的重要作用

（一）提高医院会计档案管理质量。在医院整体工作中，会计档案管理工作是基础性作用，看似简单，但是对于医院的各项事业的顺利开展发挥着不可估量的作用，会计档案涉及面复杂，里面包含诸多繁杂的工作内容，因此，只有科学合理地规范化管理会计档案，才能保证医疗卫生事业的顺利进行。

（二）提升医院会计档案管理规范化。医院会计档案是医院开展各项活动的重要参考资料。在实际的会计档案管理工作中，医院必须要强化会计档案的管理，促进会计档案管理规范化，不断提升会计档案管理工作的科学性和高效性。

四、医院会计档案管理中存在的问题剖析

（一）会计档案管理意识较低。据调查，目前各省市（县）级医院对会计档案的重视程度不够，会计档案管理意识欠缺，管理观念比较落后，大多数没有认识到会计档案在医院管理中的重要地位，普遍采用手工记录的方式，不能及时对档案进行收集、整理、存档，有些财会账簿字迹潦草，年代久远的会计账簿已经无法识别，甚至有些会计档案已经丢失或损坏。

（二）会计档案的收集范围不明确。正常情况下，会计档案的收集是通过会计材料归档制度的执行实现的，但由于会计档案管理制度不健全等原因，一些单位并未按正常程序制定本单位的会计档案归档范围和保管期限表，长期以来是将会计档案分散在各处室。比如，一些会计人员将自己经手的单据、账目以种种借口封存起来，致使会计档案材料散落在各处。针对上述情况，各个单位应严格归档制度，广泛收集零散会计档案，零散会计档案的收集主要途径是向历任会计人员收集，为此，应详细了解历任会计人员的姓名、任职时间、现在何处以及所经办的会计档案存放地点等情况，逐一登记，逐人逐年将分散的会计档案收集齐全，若有损毁、丢失等情况，要出具说明并报领导审核，及时采取补救措施。

（三）会计档案的管理方式落后。新形势下，知识管理的快速发展，“互联网+”给各行各业的生产生活带来了全新的变革，显然，在会计档案的管理中嵌入云计算、大数据等先进信息技术，利用先进的信息技术管理会计档案成为一种必然，但是目前理论经验先行，而实践经验不足。以阜新市某医院为例，虽然配备了计算机管理软件，但没有建立专门的会计档案数据库，没有根据自身工作实际制定档案管理制度，没有对会计档案进行计算机管理，档案管理方式和基础设施陈旧，档案信息化水平不高，利用率低下，会计档案的查全率和查准率亟待提高，档案在医院管理中没有发挥应有的作用。

（四）会计档案人员的业务素质不高。会计档案管理人员的素质与医院会计档案管理工作成效息息相关。目前很多医院会计档案人员是派遣人员，或者由医院的其他工作人员兼职，有的医院虽然设立了专职档案员，但是档案管理人员的学科背景、学历层次不能满足档案管理工作的实际需要，在档案人员的招聘方面比较宽松，很多医院的档案管理员都没有经过专业技能和业务培训，认为档案工作是一项很简单的工作，因此往往不能公开、公正、公平地选拔档案管理人才。

（五）医院电子会计档案安全防范。信息化的会计档案管理给档案管理带来了传输迅速、查找便利等诸多优势，但是由于会计档案的保密性，也存在许多安全隐患，比如，黑客攻击、防火墙设置问题、计算机软件故障、病毒感染等问题，如何规避电子档案的安全风险问题是值得思考和解决的问题。

五、新形势下医院会计档案科学管理的解决策略

（一）提高重视程度，将会计档案管理纳入院领导工作日程。医院部门领导要提高认识，在政策和资金上给予档案部门支持，改善保管库设施，采用先进的技术，安全可靠的防护措施，配齐消防、防尘、防虫、消毒等设备，达到保管库内设备设施齐全、运转高效，实现会计档案管理标准化、现代化，为集中保管好会计档案提供强有力的保障。

（二）明确会计档案的归档范围和保管期限。《会计档案管理办法》系中华人民共和国财政部、国家档案局2015年修订，2016年1月1日正式施行。办法的施行进一步确立了会计档案的重要性，细化和完善了会计档案管理，对档案保管期限、会计档案分类、需要纳入归档的资料进行了规范细化，新增了鉴定销毁环节，完善了销毁程序，明确了相关各工作岗位人员责任及工作内容目标，对财政部门规范和统一保管会计档案有着重大的意义。

（三）加快会计档案信息化管理的步伐。采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质档案，具备采用磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国家业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。此外，电子化会计档案应与对应的财务软件版本一致，不同版本软件下形成的会计数据的结构不同，这就可能产生会计档案不能被调阅等意外。具备档案管理专门管理系统的单位，应该及时建立会计档案子系统，争取实现会计档案的文件级全文检索，有些重要的会计档案要及时进行文本扫描，争取早日实现会计档案的电子化和信息化。

（四）提高会计档案人员综合素质。会计档案管理并非像想象的那样简单，也不仅仅是“看摊儿”，因为它不仅需要档案管理人员能够收集、整理、保管会计档案，更要具备创新能力和创新思维。“互联网+”的到来，对会计档案管理人员的素质提出更高的标准和要求。因此，大力引进具有计算机知识和档案学科知识的“双学科”管理人才是摆在我们面前艰巨的任务。同时，要定期组织会计档案人员参加培训，或者通过邀请档案学专家莅临医院讲解先进的档案管理经验等。医院可以根据自身情况制定奖惩考评激励机制，调动档案工作者的积极性，比如，将档案工作的管理好坏与年终奖挂钩，对于工作业绩突出的档案人员奖励，给予工作不积极的扣除一定的绩效奖励，从而形成良好的你超我赶的分为，充分调动档案工作者的积极性。综上，要从多方面去提升会计档案管理者的综合素质，只有这样，才能提升医院会计档案管理者的业务素质，推动医院档案管理工作再上新台阶。

（五）加强电子会计档案安全保密。根据《档案法》和《保密法》制定本单位的电子会计档案规章制度和保密制度，增强档案管理人员的保密意识，坚决同违法泄密的行为斗争。