招投标档案管理电子化研究

文/青海省人民医院 杨洁

随着招投标工作的要求越来越严格，所需要记录的信息和数据持续增加，形成的档案资料也呈不断增加的趋势，传统的纸质归档模式已经不适应当前招投标档案管理的需求。如果仍然采用传统的人工记录和管理模式，就会越来越吃力，在相关业务员工质量和效率得不到保证的情况下，整个档案管理工作必定会产生很多问题，其中最明显的就是档案记录和保存不全，进而对招投标工作产生不利影响。从2000年开始，如何将现代电子技术应用于招投标活动及其档案管理中，并发挥出最佳效用，一直是社会关注的热点，也是本文重点讨论内容。其实，关于这方面的研究很早就已出现。我国经济的高速增长带动了城市化进程的加快，也增加了企业需要招投标行为的频率和数量，为档案管理工作增添了难度，提出了更严格的要求。本文通过分析传统纸质档案管理的不足，通过对比电子化管理的优势，对当前招投标档案管理提出了一些具有实用价值的建议，希望能够从准确性、安全性、查阅方便性、完整性和效率等多个方面得到本质的提升，通过提升档案管理的质量，促进企业更好地发展。

一、招投标档案管理电子化现状及问题

（一）招投标档案规范化的缺失。招标采购档案记录了企业进行项目招标和采购的全过程，具有原始性和真实性的特征，能够对当时的招标情况进行最大程度的还原，因此对于招标采购相关文书和资料的保存就显得尤为重要。然而，在具体的保管过程中，往往由于多种主客观原因会造成招标相关档案的遗失。首先，因为招标行为的一次性和需频繁操作等原因，档案数量多，给保管增加了一定的难度。第二，采购的相关商品招投标完成之后，基本上投入相关的领域发挥效用，为其源头追溯带来了相当大的客观难度。第三，在“互联网+”的推动下，招投标逐渐向电子流程发展，带来了招投标的便利，同时也导致了相关工作人员、监管者甚至主管领导对档案管理的不够重视。

（二）缺乏专业的电子招投标档案管理人才。在大多数单位中，招投标并未成立专门的业务部门，而是属于采购、法律或者网络管理部门的下属分支，其采购相关人员往往身兼多职，因此更没有单独进行招投标档案管理的员工，更不用说专职的管理者了。很多时候，招投标档案管理的职责由有关工作人员或其他人员兼任，没有固定的专门档案管理人员，由于人员调动和工作职能调整等原因，档案管理不善的情况长期存在，难以解决。目前，很多单位都开始尝试进行电子招投标档案管理，但却远未达到预计的效果，没有使设备发挥出应有的功效。有很多原因导致了这种情况的发生。第一便是招投标档案管理工作的本身性质，因为程序繁琐、流程复杂、资料数量庞大，需要管理人员投入大量的精力。二是没有深入了解和学习招投标档案管理相关技术，又没有经过专业的档案管理软件操作培训。三是对招投标档案的不重视和管理涣散。

长期以来，有关机构、主管领域和社会各界都密切关注着招投标档案管理工作，并致力于其模式的改变和创新，力争开发和寻求到全新的技术，以技术手段改变人工管理的落后模式。然而，迄今为止仍没有一项技术和软件能够对招投标档案管理产生实质的推动作用。究其根源，一是当前技术不能完全满足招投标档案管理的需求，存在信息不全的缺陷。二是普及程度不够，后期维护不善。

（三）不具备完善的规范和基本管理准则。现阶段，我国相关法律对招投标进行了一定的规定，但在很多细节方面存在缺失。如《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》对招投标过程形成档案记录的重要性和必要性进行了阐述；《电子招投标办法》是一部较新的关于招投标的规范，但针对档案管理也只是明确了必须翔实记录招投标过程，增加了须记录责任人、时间等一些详细事项，并形成电子档案以备日后查询溯源。可以看出，以上法律法规都未对招投标档案管理的具体保存途径、期限等作出相关规定。在各个单位具体的招投标档案管理过程中，领导也不会单独对其制定具体管理细则和办法，导致了档案管理工作没有重点，主次不分统统保存，增加工作量的同时更大程度增加了招投标档案缺失和遗漏的可能性。

（四）电子档案管理不规范。在“互联网+”的大潮流下，网络技术不断深入各个领域，逐步改变着管理理念和方式。一些单位也在招投标档案管理中引入了电子技术和新的模式，通过网络进行电子招投标，但大多处于应用初期。由于对新技术的排斥和不熟悉等原因，招投标电子档案管理的内容相当有限，仅仅为项目名称、档案目录、项目台账等，或者只是进行平台数据的输入和导出；此外，部分单位因为担心电子档案的遗失，同时保存了一份纸质档案，完全没有发挥出电子档案管理的优势。由此可见，招投标档案的电子化和数字化程度并不高，在迎接监察、审计或需要查阅时，往往还是以人工查找纸质档案为主，投入的人力多，耗费的时间长，而且极其不利于保存，很多时候都会出现破损和遗失的情况。

二、招投标档案管理电子化建议和对策

（一）依托“互联网+”规范招投标档案管理。何为电子招投标？电子招投标办法对其有明确的解释，指企业的招投标行为以电子招标投标系统为辅助，并借助电文和数据的形式生成详细记录的过程。同时，该办法赋予了电子招投标档案充分的法律地位，甚至在某些方面超越了纸质档案。其中在《电子招标投标办法》中，第六十二条对需要留存纸质档案的，明确了应在招标条款中注明；当内容与纸质档案发生冲突或出现不一致的情形，若是招标文件没有具体约定，将电子档案作为标准。该办法为招投标档案管理工作提供了一定的规范，各单位应根据自身实际，以此为指导，研究制定更为细致可行的具体管理措施，构建完善的招投标档案管理制度，并整合到总体档案管理工作中。若是条件允许，可对其归档类别、具体流程制定详尽的管理办法，规范和指导相关工作人员进行档案管理工作。

（二）提高招投标档案管理人员业务能力。在大多数单位中，招投标采购部门并没有单独设置招投标档案管理的岗位和专职人员，因此，要想提升单位的整体招投标档案管理水平，提升相关人员的基础档案管理知识和开展业务技能培训是必要而且有效的手段。这样使得招投标业务人员对档案管理工作有初步的认识，在兼职进行档案管理时，更能重点把握其中的主要环节和关键内容，提高招投标资料保存的针对性和效率，不是对所有资料原封不动地存放，而是能够进行筛选和甄别，剔除其中没有价值和不需要的，同时能够发现关键资料的遗漏，使档案管理工作更有实用性。在“互联网+”的推动下，招投标逐渐向电子流程发展，带来了招投标的便利，提升工作人员电子招标平台的基础档案管理知识和开展业务技能培训是非常有必要的，提升他们的操作熟练度，通过现代管理手段提升招投标管理工作的效率和相关信息的共享。

（三)提高电子化数据的管理与检索水平。当今社会，“互联网+”已经紧密融入了许多行业、整合了不同产业，对海量数据的收集和融合，以网络技术和超级运算能力为基础，极速对各种数据和资源进行筛选和分析，具有不可估量的价值。然而，这并不表示大数据处理只需要网络和超级计算机就可以完美实现。其中，参与和审核必不可少，甚至显得更加重要。此外，录入和上传信息数据是实现运算和资源互通共享的基础和前提，离不开人的操作。在绝大多数时候，需要进行招投标活动的主体多为政府相关部门或国资企业，此时，录入和上传的信息数据的准确性和完成程度就显得尤为重要。在资料整理和归档时，就需要对相关信息和数据的准确性、合法性进行把关和校验，不得违反政策相关规定，不得带有强烈政治性和触及敏感事项等。在信息和数据保持完整性、准确性和真实性的前提下，后期的查找和源头追溯才具有参考和借鉴对象。

（四）运用新技术，确保电子化档案信息安全。随着招投标工作的要求不断严格，所需要记录的信息和数据持续增加，形成的档案资料也呈不断增加的趋势，传统的纸质归档模式已经不适应当前招投标档案管理的需求。电子信息技术不但可以节省大量的存储空间，更便于管理和后期查阅，是档案管理的发展趋势和应有手段。纸质归档常常有两个突出的问题难以解决，那就是记录人和档案责任人记录模糊不清，久而久之难以确认，使得之后的招投标档案管理无从抓起。在电子信息技术的帮助下，当前的招投标档案管理可以从具体记录环节、保存方式等抓起，逐步实行改进和突破。例如，可将以往的纸质存档变为电子档案，不仅方便快捷，而且准确度大幅提升。但是，关于档案的安全性能，目前比较通用的手段是转为PDF加密文档、设置防火墙等，并不十分保险，很容易被破解，不能完全避免被入侵和窃取，还有许多改进和提升的空间。新技术的应用和推广总是能带来便利和进步，同样也需要承担相应的风险，对于招投标档案管理，应用空间还十分广阔，许多方面还需要进一步完善。

三、结语

21世纪以来，由于各单位的发展需要，招投标工作日益频繁，其档案管理工作从未停止过探索和改进的脚步，并收获了一些成绩。随着档案管理电子平台和相关技术的不断成熟，也带来了一些全新的管理理念，为其指明了前进的方向和具体突破方式，相信在不久之后一定会为招投标及其管理工作创造一片新的天地。