信息化背景下事业单位档案管理工作策略探究

文/梁山县卫生健康局 李元庆

随着信息化时代的到来，许多国家都开始针对信息化技术进行了全面的探索和研究。我国的信息化技术，主要是在改革开放之后，才得到迅猛的发展，并且获得了相应的成果。信息化技术对人们的生活、社会的发展等都有很大的作用，对我国事业单位的档案管理具有非常重要的作用。档案管理与信息化技术相结合，能够进一步减少人力和物力的投入，有效保证信息档案管理的规范化，减少繁琐的工作程序，减轻档案管理人员的工作量，大大提升了工作效率，进而也在一定程度上降低了档案管理所产生的错误率。虽然信息化档案管理已经获得了广泛的运用，但是事业单位在管理上缺乏相应的信息技术运用人才，并且在管理的规范、制度上也存在一定的问题，进而导致运行过程当中出现相应的问题。本文对这些内容进行全面分析，力求从中找到恰当的解决策略。

一、事业单位档案管理当中存在的主要问题

（一）事业单位对信息化建设的力度不足。随着社会的迅猛发展，信息化技术也随之得到了很大的普及，在不同的领域当中都有所涉及，大大促进了我国经济的发展，为高效率的工作提供了保障。由此可见，信息化技术的重要性和影响力也在不断增大。而在事业单位的档案管理上，同样也需要通过融入信息化技术来实施，进而提升事业单位档案管理的整体工作效率。就目前的发展来看，事业单位的管理人员还没能够认清信息化档案管理的重要性，依旧采用传统的档案管理方式；也有许多事业单位的领导对信息化技术的看法存在差异性，甚至有的领导认为，在信息化建设上需要损耗大量的人力、物力和财力，由此不敢轻易开展，对建设信息化管理一种观望的态度，这对于进一步推进事业单位档案管理信息化的开展产生了很大的影响；而有的事业单位，虽然能够将信息化建设与档案管理相融合，但是也只是在表面的层次，难以深入地进行探讨，也没能够建立相对系统的、完善的管理体系。

（二）事业单位信息化构建中缺乏良好的技术设备。如果想要将事业单位的档案管理充分与信息化建设相互融合，最要紧的就是在发展和构建过程当中引入先进的技术设备，并且将前沿的科技与现当代的信息化建设相融合，这也是信息化建设最重要的内容。在进行档案管理的整个过程当中，如果没有高新技术设备的话，就难以称得上是信息化建设。就目前的发展阶段来看，事业单位在档案管理工作未来的发展上依旧是一种缓慢的节奏，主要是由于没有对档案管理设备予以投入，大多数还是采用较为传统的设备。随着现代化发展进程加快，传统的设备更加难以跟上时代的发展步伐，而且这些设备在运行过程当中很容易出现一些问题，要运用大量的人力、财力和物力进行修复，在很大程度上降低了整个档案管理的效率，也会对档案管理自身的安全性具有非常大的影响。落后的设备很难为档案管理的信息化提供帮助，反而会带来许多的不确定因素和严重的影响。由此，设备上的匮乏对事业单位档案管理信息化建设带来了非常大的影响，阻碍了信息化建设的快速发展。

（三）事业单位档案管理信息化建设当中缺乏专业的人才力量。在事业单位档案管理工作的运行和实施过程当中，整体效率和工作程度与人员所表现的执行力具有非常重要的联系。如果只是对单位档案管理信息化建设进行加强，但是在后期不进行付出或者是采取相应的行动的话，即便是有再多的设备，也是纸上谈兵。就目前我国事业单位档案管理的整体工作而言，缺少高素质的且能够掌握信息技术的一些专业知识人员和技术人员，事业单位当中档案管理人员大多是从退休人员当中返聘过来的，他们对档案管理工作虽然有许多的经验，但是对于信息化管理手段却非常的欠缺，进而导致整体的档案管理工作效率依旧比较低。除此之外，在进行事业单位档案管理信息化管理上，没能够进行提前培训，或者是在工作过程当中也没有统一地进行讲解或者学习，这也就导致了许多操作存在问题，直接影响后期的工作效率，从而导致事业单位档案管理工作难以展开和深入。

二、事业单位档案管理信息化构建的主要策略

（一）增加对资金的投入力度。不管什么样的项目构建都需要投入很大的人力、物力和财力，工程项目建设与企业的管理也同样如此。人力、物力和财力的大量投入是确保整个项目能够顺利开展的必要保障。而在事业单位当中，构建信息化的档案管理，则需要对传统的设备进行更替、换代，这时候就必须要投入大量的资金进行支持，才能够为进一步建设信息化管理程序提供保障。由此可见，事业单位的建设需要相关部门予以支持，运用现代化的管理模式，有效地改进传统管理当中的方式以及硬件设施（例如打印机、计算机、扫描仪等），确保档案管理信息化的构建更加顺利。在针对设备进行更换的过程当中，档案管理人员则需要对运行过程当中的每一份数据进行记录，然后再转移到设备的运用和管理过程当中。除此之外，事业单位的档案管理还需要有足够的安全性，保证管理过程当中的资料和数据不会外泄，由此则需要构建相对完整的安全系统，确保档案信息在运行当中不会丢失、不会被窃取，让信息能够充分得到保护。

（二）增强数字化档案管理的构建。在传统的事业单位档案管理工作过程当中，所管理的内容以及相关信息需要进行实时的备案，然后再整理成纸质的材料或者进行分类管理。伴随着长时间的保存、翻阅、查看等，所保存的材料势必会出现一些瑕疵或者丢失，此时，信息技术的运用尤为重要，通过信息化的管理，能够给人们的生活带来全新的转变，给相关人员的档案管理工作提供很大的便利。事业单位在后期的档案管理和工作过程当中，将信息化手段运用其中，能够更长久地对事业单位的档案管理提供保障，是档案管理工作的重要优势所在。事业单位的档案管理在工作过程当中，需要通过信息化建设进行分类管理，规避之后信息化建设当中会出现的一些漏洞，或者是一些很难解决的问题。有些档案需要永久保留，这时候就需要进行特殊化归类，然后再进行数字化管理，为后期进一步完善、永久性地保存奠定重要基础。

（三）增加对管理人员的培训，提升信息化管理意识和技术水平。档案管理工作，运用信息化系统所涉及的范围非常广泛，而在运用过程当中，与事业单位的许多工作人员具有非常密切的联系，具有很大的影响。为了进一步顺应当代社会的发展需求，确保在档案管理当中实现信息化的运行和发展，需要事业单位不断增大对信息化建设资金的有效投入，转变传统的管理模式，制定出更加合理的、有效的计划，增强对人员的培训等。事业单位的档案管理大多是内部的工作，需要事业单位的相关领导针对这些人员进行理论知识、专业技能的培训，有效提升管理工作人员对信息管理工作的积极性。除此之外，还可以建立起良好的奖惩制度，针对考核相对优秀的员工进行奖励，对考核成绩不合格的一些人员进行批评或者再培训，不断提升管理人员的学习兴趣，促使管理人员能够掌握更多的知识，因地制宜地加快信息化构建。

三、结论

综上所述，伴随着社会的快速发展以及科学技术的提升，信息化技术也得到了普及，这在很大程度上解决了事业单位档案管理存在的问题，进而与当代社会的发展相适应。