国有企业档案管理存在的问题及应对策略

文/广州汇垠天粤股权投资基金管理有限公司 李小芬

作为国有企业宝贵的物质财富与精神财富，企业档案自身极强的基础性作用，属于企业重要的信息资源。企业档案工作是优化企业发展、助力企业远航的基础，其贯穿于整体企业活动中，为企业发展带来稳定、坚实的情报基础，是企业稳定发展与健康发展的重要保障。在国有企业的建设与发展过程中，企业档案产生并逐渐被填充，其主要形式为图表、视频、文字和声像等，是企业珍贵的宝藏。在企业档案管理工作中，需要将国家制度与企业制度相结合，通过全面细化、分类和整合来完善整体流程。企业档案自身重要性和珍藏价值较高，为此企业管理者需要提升自身的重视程度，通过完善档案管理制度，设立管理员，不断强化监督与监管，以期全面提升企业档案管理质量。

一、国有企业档案管理的基本内容

就当前国企档案管理模式来看，其主要由以下内容构成：（1）有效收集与整合。国有企业通常会按时组织人员进行材料收集、分类与整合，通过系统化、结构化的管理模式来提升档案资料的完整性与多样性，为未来企业更好、更优的经营奠定良好的基础。（2）充分结合自身经营状况不断优化与完善档案管理机制。以国家相关档案管理法归为基础，因地制宜、因时制宜地建立健全符合自身发展的档案管理制度。（3）强化监督与管理。在国企档案管理工作中，常态化监督机制形成，通过提升档案管理人员综合素养，整体的档案管理工作优化升级明显。（4）创新与升级档案管理工作。随着科学技术水平不断提升，档案管理工作科学性特征不断被强化。通过现代化设备，国企档案管理工作逐渐走出传统的手写笔记模式，越来越多先进的科技运用其中，创新与发展质量不断提升，为优化整体档案管理工作质量提供了强有力的保障。（5）优化档案管理人员素养，建设专业化队伍。通过开展定期培训，相关工作者自身的综合能力不断提升，个人潜能得到有效挖掘。逐渐形成了信息化、专业化和标准化的专业管理团队。（6）强化基础设施建设质量。通过打造设备标准化的管理环境，使档案管理工作更加井井有条，管理质量不断提升。

二、当前国有企业档案管理中存在的问题

（一）缺乏对档案管理的重视。受传统管理思想影响，当前部分国有企业自身对于档案管理工作的重视程度较低，使得档案管理工作一直处于较为薄弱的环节。除此之外，因为档案管理工作往往较为复杂、工作量较大，传统管理模式下的档案管理工作效率较低，工作人员积极性较差。硬件设备和软件设备较为落后，使得国企在开展档案管理工作的时候往往容易出现质量低、效率差等问题。同时相关管理人员自身的知识体系没有及时进行更新，管理质量较差，使得国有企业档案管理工作问题不断凸显。

（二）档案管理环境条件达不到规范要求。根据专业数据分析，企业内部档案室必须具备储存介质、档案用房、计算机、档案柜和温湿度控制器等基础设备，并且需要定时检测内部环境，防止发霉、污染、着火和受潮等问题产生。与此同时，完整的建设标准和技术规范同样需要建立。然而就实际发展情况而言，部分国有企业出于成本问题考量没有建立档案管理用房。部分国有企业虽然设置了档案管理用房，但是其规模较小，布局不够科学与合理，整体的保密性较差，不利于国有企业健康发展与长远发展。因为档案架不规范、档案盒质量低、档案用房不合规，使得整体的档案管理质量较低，与国家标准相去甚远，由此带来了较大的安全隐患。

（三）管理方法相对陈旧。随着国家科学技术水平不断提升，信息化时代正式来临。在当前的信息时代，档案管理工作必须与时俱进，逐渐由传统的线下模式转到电子信息模式，并以此来提升工作效率与工作质量。但就实际运行状况而言，部分国有企业依然以传统的人工核录、整合登记的形式进行企业档案管理工作，不仅不能够提升自身的工作效率，而且极容易产生档案管理质量低、重要信息遗失等问题。

（四）缺乏完善的信息化建设。在国企档案管理工作中，顺应信息化潮流已经成为当前档案管理工作的重心，是全面优化发展质量的重中之重。但是，因为缺乏足够的重视程度，当前部分国企自身的档案工作信息化建设质量较低，整体的运行机制、管理效力较差，使得自身档案管理抗风险能力不足。与此同时，因为采用传统档案管理模式，工作人员往往会因为自身的失误而产生出错、检索不到位等问题。

三、国有企业档案管理存在问题的原因

（一）国有企业档案管理人员兼职过多，大多不具备档案方面的专业知识。兼职模式是当前大部分国企进行档案管理工作的主要模式之一，对于不单独设立档案管理岗位的国有企业而言，兼职人员是收集、整理、录入档案的主要劳动力。但是在实际的管理工作中，因为缺乏专人负责，无形中导致档案分散保存问题不断加剧，整体的管理质量大打折扣。例如，某国有企业档案管理工作的负责人为项目部门领导，各个部门整合自身的档案。因为存在分散管理，使得档案间的制约性和联系性较差，无形中加剧了档案流失问题。除此之外，因为存在人员更迭问题，档案交接工作容易出现疏漏，档案缺失现象严重。虽然国有企业自身的人员流动性较低，但是部门管理人员更换较为频繁，当档案交接工作一旦出现责任不明确问题时，档案管理工作将难以开展。

（二）国有企业在办事流程及日常工作中自主性大，易造成档案管理政策性失控。因为国有企业自身具有一定的特殊性，当涉及重要事项时往往会先审批办理、后补录登记。在此过程中，当审批手续不完善、不齐全时，往往会产生档案资料遗失和漏记问题，不利于全面优化国企档案管理工作质量。

四、新时期国有企业档案管理的发展对策

（一）加强对档案管理的认识与重视。为全面推动国企档案管理质量，优化发展潜能，需要从以下方面做起：（1）立足当下，提升管理人员重视程度。为全面提升国有企业领导对档案管理工作的重视程度，可以采用展览、讲座和会议等形式进行宣传，从根源上提升管理者的积极性。（2）全面优化工作人员实践能力。强化对工作人员的教育与培训，鼓励学习，培养习惯，建立专业档案管理队伍。

（二）保证档案管理环境设施规范和达标。以国家档案室建设标准为基础，建立专属档案室，合理配套专业设备，不断优化档案管理环境。其中，在建设档案室的过程中需要以科学合理规划为基础，优化结构布局，结合自身实际需求进行功能区划分，最大程度提升档案室的实用性、安全性与便捷性。与此同时，不断完善内部档案管理制度，通过提升借阅管理质量、强化安全管理来提升档案室运行效率。要时刻保持室内舒适、整洁与安全，并定期做好保洁卫生和安全管理工作。随着档案管理工作的不断深入，需要合理引进存储媒介、刻盘光盘、扫描设备和电脑等基础设备，以期全面提升国企档案管理工作效率。

（三）加强档案工作培训，全员增强档案意识。在优化国企档案管理工作的过程中，需要强化全员档案意识，培训对象不仅包括企业领导，还需要包含所有企业员工。通过系统化、专业化的培训，企业档案管理工作才能够有序进行，并逐步形成良好的学习氛围。就学习内容而言，档案工作者需要着重提升自身的档案管理方法与技能，其他员工需要学习档案制度，以便明确自身的权责，为优化国企档案管理工作贡献自己的力量。只有经过系统的学习，企业全员逐渐增强档案意识，才能为创新档案管理模式、优化管理效率奠定良好的基础。

（四）加强引入新技术。技术革新、机制创新是当前国企档案管理工作中又一重要环节。随着社会不断进步，国企档案管理工作对于新技术的需求不断提升，合理地引进人才、引进技术已经成为当前国企档案管理工作的重中之重。只有适时引入先进的互联网技术，全面提升档案工作信息化程度，才能在最短时间高效地完成档案管理工作，切实提升工作质量。档案工作人员同样需要提升自身的认知水平，真正掌握信息技术，从本质上认可信息化建设，并立足企业实际进行创新性的检索与收录，全面提升档案管理工作质量。例如，著名国有企业徐工集团在2015年全面引入互联网在线档案，将传统的纸媒档案模式进行更新升级。其以互联网为媒介，通过在线管理、在线储存和线上、线下融合管理模式来进行档案管理工作。通过引入新技术，徐工集团档案管理工作质量和工作速率大幅提升，成为国有企业档案管理真正意义上的“大拿”。

五、结束语

档案管理工作是推动国有企业健康发展与可持续发展的重要动力，具有极强的现实意义与实践意义。为全面提升国企档案管理工作质量，需要以充分重视为前提，通过不断健全与完善管理制度，明确管理责任，强化学习与培训来提高国企档案管理工作运行效率。与此同时，需要全面提升档案管理工作者的综合素养，使其能够更好地履行自身工作职责。