高校科研经费报销存在的问题及应对

李文梅

（青岛大学财务处 山东青岛 266071）

科学技术是第一生产力，近几年国家出台了一系列科技领域“放管服”政策，理顺了科研活动规律和财政资金管理的关系。针对目前持续推进的国家科技领域“放管服”改革，一些高校制定了一系列制度、文件进行了落实。如赋予科研项目负责人经费预算调整权限（不含直接费用中的设备费）；放宽劳务费的开支范围、乘坐交通工具的等级、住宿费标准、科研业务会议定额标准；建立科研财务助理制度；突破公务卡结算方式限制，科研活动合理性费用都能报销；制定科研仪器设备采购制度，简化流程，缩短周期，对于科研急需的设备，落实特事特办。以上这些措施有效缓解了“报销难”问题，但仍有科研人员反映报销手续过于繁杂、疲于奔波。本文对高校科研经费报销难存在的问题进行了分析，并提出了优化科研经费管理流程、简化制度、建立经费报销诚信档案、减少报销附件、创新服务方式等建议，供有关高校参考。

一、高校科研经费报销存在的问题

（一）科研经费管理流程设计不合理

一些高校高度重视科研项目的立项环节，但不重视后续的环节，如经费报销、结题等，导致科研项目的流程不合理，地点多、审核环节多。在调研中发现，线下票据开具、预约报销、科研收入认领、项目结题等节点，仍存在优化的空间，还能更大程度上减少科研人员的沟通时间和业务办理时间。如：（1）立项环节——线上创建项目。（2）预算环节——线上提交预算、科技处或社科处和财务处预算科线上审核。（3）开票环节——线下财务处收费科开具。（4）科研收入认领环节——科技处或社科处线上审核、线下科技处或社科处签字；核算大厅交单登记——线下财务处核算科审核记账；预约报销——线上预约后打印，经费负责人线下审批后签字；核算大厅交单登记——线下财务处核算科审核、记账并支付。（5）结题环节——科研人员打印明细账并进行分类统计后填写结题报告，到财务处核算科审核后，财务处综合科盖章，再到审计处审计盖章，最后到科技处审核盖章。总结以上流程，预约报销环节至少要经过两人审核，开具票据至少经过三人审核，科研收入认领流程至少要经过四人审核，项目结题流程至少要经过四人审核，报销环节流程至少要经过3人审核。可见，经费报销前后阶段的流程设计非常繁琐，科研人员为一笔经费报销往往要奔波于几个部门或一个部门的几个科室，耗费了大量的时间和精力。

（二）科研项目管理制度多，报销要求多

为落实国家科技领域“放管服”改革，一些高校制定了纵向科研项目经费管理办法、横向科研项目经费管理办法、科研差旅费管理办法、学院（部）财务助理管理办法、科研项目专家咨询费和劳务费管理办法、科研会议费管理办法、科研经费报销管理办法、科研财务助理管理办法、科研仪器设备采购管理办法等。调研发现，科研人员普遍反映目前高校科研经费报销中的发票查验、差旅费和出国经费、打印费复印费、专家劳务费等业务报销附件要求等，加重了报销人的负担，急需进一步简化。例如，对国内和国际差旅费中的住宿费报销，学校要求提供住宿发票或租房合同及支付记录。但实际工作中科研人员为了方便和节约费用，更倾向于通过网站或预定价格更经济的民宿等，导致经常无法取得合规票据和支付记录。对差旅费和交通经费，学校要求提供国内航空公司电子行程单、国际航空公司须提供行程单和登机牌，但这些报销凭证已不是登机的必要元素。让科研人员提供的证明材料越来越多，耗费的时间就越多，从而影响了正常的科学研究工作。

（三）科研管理部门多，报销经办人员和业务多，财务人员工作量大

1.科研管理部门多。一些高校科研管理职能分布在财务处、科研处、资产处、后勤处、审计处等，各职能部门从自身角度制定管理流程，缺少协调机制，给科研业务办理带来了困难。

2.报销经办人员和报销业务多。从报销经办人员来看，具有更换频繁、数量多、流动性大的特点；从报销业务看，具有数量大、种类多等特点。比如，报账人多为从事科研岗位教师的学生，缺乏财务概念，一方面增加了财务人员的咨询时间和解释的难度，另一方面是学生不能理解财务人员对报销业务的要求，导致财务信息遗漏、信息沟通不畅等问题，无形中增加了科研经费报销的难度，最终导致科研经费报销低效率运行。

3.财务人员工作量大。随着高校科研经费规模和其他经费的不断扩大，财务核算人员的工作量急剧增长，但财务核算人数编制并没有相应增加。据Q高校2019年的一项统计，网络报账凭证的数量已经是传统报销模式的1.5倍，工作量大大增加。另外，财务核算人员培训学习时间少。在新的政策颁布实施后，报销中会出现一些新的问题，需要财务人员根据自身的职业判断去解决，因此也常出现对同一报销业务判断标准不一致的情况。但高校并不注重财务人员的学习和培训，导致财务人员业务素质难以适应新形势新业务发展的需要。

三、对策建议

（一）优化管理流程，简化审批程序，提高报销效率

建议高校科研经费分管领导开展“一把手走流程一周”活动，打通科研体制改革“放管服”政策最后一公里的堵点。“一把手”要以普通办事科研人员的身份模拟办理科研经费项目的整个流程，切实体会科研人员感受，做到“亲自办、全程办”。通过实地查看、流程体验，详细了解科研业务程序、规定解答、服务态度等的实际情况，带领各职能部门认真梳理学校内部科研经费报销流程，征求各个年龄段的科研人员的意见和建议，运用流程优化的方法，整合线上、线下业务办理的衔接方式，在风险可控的范围内缩减不必要的审批环节，避免工作重复；实现电子审批，规定审批时限，超过时限未审批的，默认此环节负责人同意，自动跳转到下一审批环节，减少时间耗费，提高运行效率。高校管理层要明确流程优化预期目标，做出总体规划，明确各职能部门职责，分析科研经费管理流程中存在的问题，取消不必要的工作环节，重新梳理程序；组织人员对流程优化结果进行测试，找出新的流程中存在的问题继续修正，切实推进科研经费报销“让数据多跑路、让报销人少跑腿、最多跑一次”。

（二）简化制度，建立报销诚信档案，减少报销附件，推进信息化建设

1.简化制度规定。规章制度越多，落实越困难，大大增加了科研人员和财务人员的负担，有必要对某些规定加以集中、简化。建议将科研经费涉及的各种制度规定统一简化，分类归集为一个科研经费报销手册的操作指南，让科研经费报销做到有法可依、有章可循。报销手册上主要侧重报销标准流程的介绍和报销业务分类，简单明了地提示报销人登录网上报账系统操作流程信息、分类业务需提供除发票以外的相关附件材料，签字审批手续；报销手册既是对报销业务的政策宣传，也是监督报销是否合规的依据。

2.建立教职工科研经费报销诚信档案。初始设置每人为100分，以后每发现一笔不真实的报销业务，就扣一分。分数低于100分的，由审计部门不定期地对其经费报销进行审计。

3.减少报销附件要求。根据时代发展和实践的需要，清理、调整一部分不需要提供证明、附件的报销业务。比如对发票真伪的查询，金额3 000元以上的票据，可通过财务预约报销系统与发票查验系统的对接方式，提高发票查验工作效率。国内和国际差旅费报销票据，只提供城市间交通票据，包干标准住宿费、市内交通补助和伙食费补助直接划到出差人银行卡。打印费复印费取消协议或合同附件，学校统一招标服务单位，财务处定时与服务单位进行结算；取消支付专家劳务费的附件——邀请函等。

4.搭建科研经费管理大平台，推进信息化建设。以信息化推进校务治理改革为契机，整合各职能部门信息系统，建立全流程电子化采购和因公出国（境）审批等平台，通过平台实现科研经费支出痕迹化管理，替代科研报销人员整理粘贴票据、网上预约、签字审批、交单登记等繁琐手续，缩减报销流程，由财务处直接付款给商家或科研人员，进一步拓展科研经费管理内部信息的大数据共享运用，以强有力的信息化建设，推进科研经费合规、高效执行。

（三）专设机构，配备人员，加强培训，推行一站式服务

1.专设机构，配备人员。为了使科研职能部门实现无缝对接，高校应建立起“分管校领导-科研服务中心-科研项目组”的三方管理架构，推行一站式服务。科研服务中统一整合科研、财务、资产、审计等部门职能，集合科研、财务、资产、审计等部门人员联合办公，进行各职能部门科研管理系统的实时实地对接，实现科研经费到款查询、项目立项、收支明细、预算调整、结题结账等数据的共享。重点审批合作单位经费外拨、设备费等业务，实行线上申报审批，大大降低沟通成本。财务处领导应重视科研经费报销工作，根据科研经费快速增长的要求，配备一定数量的科研核算人员。只有配备了合适数量的人员，科研核算人员才能从繁重的核算工作中解放出来，才能提高工作的效率和质量。

2.加强财务人员和科研相关人员的学习和培训。随着国家科技体制改革的不断推进，财务人员必须理解国家科研改革政策，由“重过程管理”向“重项目成果”转变，建议从以下方面着手：一是学校要不定期组织财务人员学习最新的科研政策，定期讨论科研工作中出现的新问题，提出解决方案，形成科研项目管理制度规范。二是学校要加大对科研项目相关知识的宣传力度、财务人员业务技能培训和服务意识培训，提高财务人员的服务意识。要为科研报销人员提供热情、耐心、周到的优质服务，减少与科研人员的沟通矛盾，提高科研报销人员的满意度。要创新服务方式，加大对接联络人联系科研项目负责人的力度，实行财务人员与科研项目负责人一对一联络机制，切实把科研人员从科研经费报销难的困境中解脱出来。三是营造学习的良好氛围，引导财务人员提高自主学习能力，提高自身业务技能和政策水平。四是开展对外交流，有意识提高财务人员的信息化水平。根据本单位实际情况，邀请软件公司、银行、税务等专家讲授相关科研问题的解决方案。五是开展院系科研负责人、科研项目负责人、科研财务助理三层次培训，使其在科研项目经费管理中提供专业财务服务。总之，要以多种方式进行后续教育，更新财务人员和科研人员的知识结构，提高其专业素质，提高科研经费报销效率。

三、结语

随着高校科研经费的持续增长，高校除了加强制度建设、减少科研经费违纪行为的发生外，面对科研经费“报销难”的问题，应主动争取主管部门的指导，学习兄弟院校证明行之有效的经验和做法，优化管理与服务。立足服务型理念，从科研经费报销人的角度，利用信息化手段，实现科研项目数据共享，优化流程，推行一站式服务、探索弹性预算、差旅包干等的举措，切实解决科研人员报销难的问题，让科研人员从行政事务中解放出来，调动科研人员的积极性，将更多的时间和精力投入科研创新工作中，充分发挥高校科学研究的能力，为国家科技事业做出贡献。