礼貌原则在撰写商务英语信函中的重要性

陈琳娜 王运华（福州工商学院）

近年来，中国经济逐渐融入世界经济体系中，与各国间的商贸关系日益密切。在商务沟通中，其中英语信函起到了重要作用。商务英语信函是书面交流沟通的主要手段，是以英语为语言媒介，以商贸活动为内容，以信函为信息交流的载体，以促进商贸发展为最终目标。若想撰写一封高质量的商务英语信函， 首先要考虑礼貌，因为这关系到信函能否达到撰写意图，实现交际功能。

一、礼貌原则及在商务英语信函中的重要性

英国语言学家Leech在Principles of Pragmatics提出了著名的礼貌原则，他认为人们在言语交际中都有意识或无意识遵从一定的语言原则，即讲话人与听话人之间应尽量凸显礼貌和尽量减少粗鲁的表达方式。Leech将礼貌原则划分为六个准则，具体如下：得体准则(Tact Maxim)最小化自己利益，最大化他人利益；慷慨准则(Generosity Maxim) 最小化他人损失，最大化自己损失；赞赏准则(Approbation Maxim) 最小化贬损他人，最大化赞赏他人；谦逊准则(Modesty Maxim) 最小化夸赞自己，最大化贬低自己；赞同准则(Agreement Maxim) 最小化反对他人，最大化赞许他人；同情准则(Sympathy Maxim) 最小化厌恶他人，最大化同情他人。

这六条准则是希望讲话人和听话人在沟通交流时，最好说一些得体、赞赏、谦虚和赞同的话，从而保证双方友好顺畅地沟通交流。

随着中国对外开放的不断深入，与国际上的合作日益增多，信函已成为商务贸易交流中不可缺少的重要手段。中国一直被视为礼仪之邦，所以在商务信函撰写中尽量融入礼貌这一元素。在国际商贸活动中，只有在信函中多运用礼貌策略， 一封无论形式还是内容都渗透着礼貌的商务信函，不仅能促进贸易双方的好感和信任感，还能在商务贸易沟通中达到撰写意图和预期效果，从而提高国际商务合作成功的概率，实现双赢效果。同时，还可以塑造良好的个人和公司形象，争取获得更多客户，维护老客户，从而实现更多的经济利益。因此，礼貌原则在信函中的重要作用不言而喻。

二、Leech礼貌原则在商务英语信函中的运用

商务英语信函质量的高低，在某种程度上会影响到国际贸易双方能否顺利合作，从而实现预期的经济利益。因此，一封成功且有效的商务英语信函要求撰写人不仅要具有较高的英语水平，熟练掌握固有的信函套话和格式，还需注意信函撰写中的礼貌原则，因此，本文尝试将Leech的礼貌原则应用于商务英语信函的撰写中，具体如下：

（一）得体准则(Tact Maxim)

得体准则指的是尽量少让对方吃亏，多让对方受益，减少表达有损对方的观点。此准则多用于承诺和指令中，希望对方利益损失最少，获得利益最多，需要秉持尊重和关心对方的态度。

在撰写商务英语信函时，一般来说，经常采用的是对方态度（You-attitude），这种态度充分考虑到了对方的想法和利益，极大体现了对收信人的关注和尊重。例如：You are welcome to open your VIP checking account． 在句首使用you，便会让收信人感受到被尊重之感。然而，当一封商务信函主要传达的信息是负面且消极时，如撰写投诉信时，则应尽量避免使用第二人称you，因为这样非常直接强烈，让对方心里不太舒服，心生罅隙和不满，进而让信函撰写达不到预期效果，甚至经济会受到损失，严重的还会阻碍双方今后的商务合作。

（二）宽容准则(Generosity Maxim)

宽容准则指的是尽量让自己少获益多吃亏，减少表达利己观点。在商务活动中，不可避免地会出现一些差错，从而造成不同程度的损失。在这种情况下，遇到撰写回复投诉或索赔信函时，应肩负起自己该负的责任，态度应诚恳宽容且心平气和，多使用一些积极诸如brilliant， excellent和united等的词汇；少用一些消极诸如unfortunately， depressed和sorrowful的词汇。此时信函撰写人最好站在对方立场考虑问题和事情，试对比下列两个句子：

①Please give us a discount in 4% and 6%。

②I would like you can give us a discount in 4% and 6%．

两个句子表达的意思虽相同，但很明显例②会更好一些，也更容易实现信函撰写的意图和目的。

（三）称赞准则(Approbation Maxim)

称赞准则指尽量减少表达贬损，而是多赞誉对方。在信函撰写中多称赞对方，会让对方产生优越感和自豪感。若能巧妙运用这一准则，通常能让商务贸易活动得以顺利发展并促进双方今后的合作交流，可以达到事半功倍之效果。因此，在撰写信函时，应多采用一些积极赞美之词和称赞肯定语句，会给收信人营造一种赞美和被尊重的氛围，从而赢得对方的信任和好感，如：

①You cannot buy wooden chairs at the same price as last year．

②As we understand that you think you could have gained essentially the same quality wooden chairs as you purchased at same price as last year．

这两句表达意思虽相同，但例①太过直接强硬，而例②采用了虚拟语气，运用了称赞准则，从而婉拒了对方的降价诉求。

（四）谦逊准则(Modesty Maxim)

谦逊准则指的是尽量少称赞和多贬损自己。放低姿态，让对方体会到被尊重之感。无论贸易双方谁的实力强，若想双方保持持久发展和长期稳定的合作关系，都应该平等相待，以谦卑之态对待合作客户。将自己的身份地位降低，态度温和彬彬有礼，从而给客户留下良好的印象。在撰写商务信函时，这一准则主要体现在尽量多采用条件句和虚拟句，因为可以平缓语气，凸显对别人的尊重。放低姿态秉持谦虚的态度去处理事情，更容易赢得对方的尊重和理解。

（五）一致准则(Agreement Maxim)

一致准则指的是尽量减少双方的分歧和不一致，增加双方的一致性。在商务贸易中，应尽量缩小或模糊与合作伙伴的冲突及矛盾，寻找更多共同点和一致性，但当出现分歧时，需要婉转表达出来。因此，在撰写信函时，应使用缓和模糊的词语，多采用被动语态含蓄地表达分歧和不一致。例如采用I am afraid， I think等引导性词组，或用as you properly know等模糊短语，均可减少矛盾和不一致。

（六）同情准则(Sympathy Maxim)

同情准则指的是尽量减少和对方在情感上的对立，增加同情感。这一准则要求尽量站在对方的角度考虑问题，多为对方考虑。降低减少对他人的厌恶之情，应特别注意语气。当撰写信函时，若提出某些建议或批评指责对方时， 最好采用一些表示理解同情对方的表达方式，这不仅可以减轻指责的语气，从而使语言强制力变弱，还能让收信人不至于太过厌烦，能接受诉求。在撰写时，不应将自己的不满、愤怒反映在信函里，而应充分给予同情，凸显人情味及礼貌。在信函撰写时，多用 We are sorry that．．．或者 It is a pity ．．．等句式以示同情并理解对方的处境，这更能从情感上拉近双方距离，从而建立良好的长期贸易合作关系。

综上所述，商务英文信函在外贸活动中起着较为重要的作用，是贸易双方为增进彼此之间的了解、进行沟通交流的主要且有效的手段之一。信函内容自然至关重要，但礼貌的表达方式同样不可忽视。本文尝试将Leech的礼貌原则应用于商务英语信函的撰写中，从而不仅能让对方觉得撰写人热情正直，具有良好的职业修养，也可以体现出撰写人的公司的良好形象。因此，撰写一封正式礼貌且高水平的商务信函就显得十分必要，能更好地推动商务贸易活动的合作交流。