浅谈网络环境下的档案信息化管理

赵琼

摘 要：随着科技和信息的不断的创新和发展，先进的信息技术被引用了我国各领域的发展当中，我国出现了较完备的电子信息体系，这一功能为档案信息管理等方面的发展提供了较强的推动作用。因而，工程档案信息化管理功能逐渐被我国广泛利用。这种方式保证了信息的稳定性、准确性和安全性，并更加方便对信息进行记录和管理。本文将简要介绍一下信息化建设的主要发展趋势，并提出几种信息化管理策略。

关键词：网络环境;档案信息化;管理

随着计算机、多媒体等技术的不断进步和发展，在档案部门采取信息化管理这项功能也逐渐被提出并得到了一定程度的发展。但是，信息化管理在落实的过程中需要对管理者制定新的要求和标准，管理者在这一过程中要不断的适应并完善信息化的系统。这就要求这些管理者能够有充分的学习新事物的热情和积极性，使信息化档案管理能够得到充分的利用，进而使管理机制得到不断创新和发展。若管理者能够逐步掌握这项技能，并习惯于对这项技能的应用，那么在很大程度上会为我国社会的经济发展和文化建设提供有力的支撑。

1 档案信息化的发展趋势

通過对档案信息化的发展和应用，我们了解到，在档案领域的发展中应用信息化技术是十分有必要的，也是其发展的必然趋势。这同样符合档案建设发展跟随时代的发展这一目标和要求，信息资源的发展对我们社会的发展和经济的运作十分重要，为各领域的运作提供了战略资源，而将信息技术引用到档案事业的发展中，更加促使对信息的高效管理。这种方式能够使档案实现数字化，让档案管理这一项目能够突破过去的局限性，信息化的发展对此提供了绝对的优势，使档案管理能够更加开放的对外进行交流，打破过去封闭的概念和形式，使档案信息的资源能够更加合理的得到管理和配置，为各领域的发展和需求提供更加完善和准确的信息基础。

1）档案信息化的发展要求。在目前的情况上来看，网络的快速发展对档案管理任务以及管理员工作都设置了一定的难度。因为大部分档案部门的人员都还保持着过去的工作方式和工作习惯，对于这种新型的信息化管理，没有充足的工作准备。对于这些档案信息的管理方式还不是特别的熟悉，并且在学习的过程中会遇到许多难题。在传统的档案管理方式下，大部分工作人员都没有接触过信息化管理的方式，伴随着电子档案信息的不断引入和发展，使信息的收集与查找变得更加的便捷，但同时又对相关工作人员提出了新的要求和标准。在这一过程中，管理人员需要将过去传统的实体档案数字化，使人们能够通过网络更加便捷的查找并阅读，使获取信息的方式更加广泛，也更加方便。而在过去的纸质版的档案信息管理，还存在着许多不足之处以及局限性。

例如，纸质版的资料更加容易破损，还会因为时间的原因导致字迹不清等相关问题，对于较为重要的档案，便很容易造成无法挽回的后果和损失。此外，还存在着大部分的投资者想要以一种更加便捷、准确的方式了解相关信息。对此就需要管理人员将最新的情况和相关信息以一种更加直观的方式表现出来。这就需要对档案进行信息化，大力发展信息化的平台，使信息的检索和查阅更加的便捷，开展更多现代化的信息服务，使所需的信息能够更加准确及时的供应给所需求的人员。

2）档案信息化管理人员需要具备的工作条件。根据信息化的不断发展，越来越多的档案部门开始重视对中年青年的人进行培养和训练。因为这一年龄阶段的工作人员更加具备接受新事物的能力，并且其思维较为活跃，在这一年龄阶段的员工对于新事物的学习也更加的高效，入手能力也较强。在对这些人进行培养的过程中，各级领导应该充分信任和支持他们的工作，要让他们在工作的过程中接受不断的挑战。使他们能够不断的学习和成长。对于一些难度较大的工作，应该使他们能够像工作经验较为充足的员工进行请教，使他们能够拥有充足的经验，并且能够在有资历的员工的帮助下，对过去的管理经验进行拓展和创新。使其能够适应新时代的变化和信息技术的发展。

例如，各部门的领导可以定期组织员工的培训，使员工的综合素质和能力能够得到大幅度提升，使其能够紧随时代的发展而不断进步。在这一过程中，要对培训的方式进行不断的创新，不断拓宽培训资源，同时，要重视培训内容的质量，使员工能够在培训中学习到更多的工作经验和技巧。同时，在培训中青年的员工时，更重要的是要提升其自主学习的意识，使其能够在工作中收获更多的经验，在不断的实践中能够得到不断的进步和发展。信息化建设的发展需要大量高素质的、具有创新性的专业人员，这样的人才能够对档案信息化管理提供运行和发展的动力。但是从目前的情况来看，网络信息技术的发展程度远远超过了人才的培养数量，并且其信息化的方式和内容也越来越有难度，这就会使相关工作人员的工作量大幅度增多，符合要求的档案管理人才越来越匮乏。因此，对专业性较高的档案工作人员的培养和训练是十分必要的，能够在很大程度上满足档案管理工作的需求。

2 对档案管理进行不断创新

1）采用网页版的档案记录。现今，我国大部分地区都建立了相关局域网，这种方式能够更加方便的使用户查找到相关信息。

例如，我们可以开始采用制作网站的方式，在网页上上传相关的信息和内容。通过建立档案网页的形式，使获取信息的方式更加广泛。因为网页这种方式是最普遍的传递信息的方式，也是用户最容易获取信息的方式。因此，采用网页版的方式，便会更加体现出信息化的直观、便捷的特点，并且能够使受众更加依赖于网页收集信息的方式，增加用户的回访量。

2）设立内部电子信息管理系统。这种内部管理系统的构建能够使用户的信息更加安全，实现信息的有序管理，使用户的信息安全得到保证。并且这种方式能够使信息得到有效的分类，让信息能够更加直观、明确的展示出来，使管理人员能够更加方便的对信息进行整理和导入，使管理员的工作变得更加高效，减少人员的成本投入，并能够在一定程度上加强其工作效率，增强工作人员进行工作的积极性。

例如，在举办某专题档案展览时，管理人员可以通过信息的分类，对相关专题的信息进行整理，并通过各种渠道进行相关资料的收集和分类上传，使专题内的信息更加具有条理性和准确性，通过这一步骤，也能够为未来的信息的搜索和查找打下基础，因此，分类整理信息对未来的工作是十分重要的，这种方式不断促进档案管理事业的不断发展和进步，使之通过信息化管理系统的融合，为工作人员和用户都提供便捷的收取信息的方式，不断实现资源的完整性和准确性。

3）制定合理的管理制度。对于一个体系的发展，制度是必不可少的。在档案信息化的背景下，更加应该严格的设置合理的管理制度。例如，在对档案进行归档时，首先要确定归档的目的和标准，只有拥有确定的归档要求，才能够使档案信息得到准确的整理和分类，在接下来查找的过程中，才能够准确无误的查找到所习得信息。

4）设立严谨的核查环节。在一项工作完成后，有必要对其进行严密的核查，在这一环节应用信息化的系统能够在很大程度上节约管理工作者的时间，不断提升其工作效率。例如，在对姓名和电话进行核查时，可以制作一个简单的程序，通过信息化的技术不断的完善信息的录入，使其能够在短时间内达到准确的信息整理。

5）扩展功能的设计。在网络的环境下实现档案信息化，其中不知要拥有基础的管理功能，对功能进行不断的拓展也是十分必要的，例如，在收集相关的信息时，可以开发将纸质的文件进行扫描转化的功能，即将纸质文档数据化，这一功能不只局限在纸质文档，也可以在图片资料等方式进行应用。

3 结束语

本文简要的介绍了几点有关档案信息化管理的具体方式，包括采用网页版的档案记录、设立内部电子信息管理系统、制定合理的管理制度、设立严谨的核查环节、扩展功能的设计这五方面，希望对相关工作人员提供一些帮助。

参考文献

[1]郭贵来.网络环境下工程档案信息化管理功能实现研究[J].中国管理信息化，2016（17）：193.