浅析信息化技术让户籍档案“活”起来

高坤元

摘要：随着近年来我国行政体制改革的不断深化，如何方便用户以及广大人民群众更有效和便捷地获取档案信息资源，并在简政放权过程中让户籍档案信息资源真正发挥出有效作用，已经成为档案管理者最为关心的问题。在当前信息技术时代只有充分发挥出信息技术的导向作用，应用信息技术建立起完善的户籍档案管理体系，才能使户籍档案资源得到有效地利用。

关键词：信息技术;户籍档案;档案管理;信息资源

一、信息技术在公安户籍档案管理中的重要意义

随着我国人口数量的不断增长，在社会治理及户籍管理过程中户籍档案管理发挥着重要的作用，尤其是在针对社会上近年来出现的房叔、房姐、黑户、一人多户、出生违规落户等问题成为了社会和媒體关注的焦点话题，这些人口管理问题的出现影响了社会的运转秩序，导致在户籍档案管理过程中出现了众多的问题。户籍档案管理过程中多种问题的出现也暴露出当前公安机关在户籍档案管理过程中还存在着诸多的不足，档案管理流程与档案管理业务体系也有所欠缺，在户籍档案资料整理与应用过程中还存在着预防、监管、管理措施不到位的问题。因此，在信息技术、数字技术的引导下逐步规范档案管理的一般流程，强化户籍档案管理措施，推进档案管理各方措施有效落实逐步成为提高档案管理效率的重要举措。有效应用信息技术、数字技术要通过建立健全数字技术体系逐步实现户籍档案资源的严格管理，针对户籍档案管理过程中存在的业务流程不规范、管理体系不健全等问题作为户籍档案管理的关键环节来抓[1]。数字技术、信息技术应用到户籍档案管理过程中主要是通过数字签名、电子印章等基本方法逐步推进与实现公安户籍方案数字化管理。信息技术与户籍档案管理的有机结合能逐步优化户籍档案管理模式，提高户籍档案管理效率，减少户籍档案管理过程中的问题与错误。

二、信息技术逐步推进户籍档案管理自动化

在户籍档案管理过程中，根据户籍档案管理的实际特点能逐步推进户籍档案实现自动化建设，也就是建立户籍档案综合管理系统，公安管理部门使用该系统能快速查询到户籍档案的有关信息材料，而且公安档案管理部门只需要将用户的身份输入到该系统中，系统会自动建立档案，形成电子档案后会快速地进入系统后台，进入档案审批流程。即使档案审批负责人出差在外也会快速通过电子签章针对档案进行审批，这不仅能大大提升电子档案使用效率，而且能防止档案审批流程中发生档案丢失和损坏的问题，推进档案管理自动化。

三、信息技术助力户籍档案管理大数据分析

传统的户籍档案管理模式，都是由各种纸质和纸媒的方式存放，存放在各个基层派出所的档案管理室中，户籍民警在调取历史档案时通常需要2～3个人进行查找，甚至还需要其他同事的帮助，随着基层公安系统的深化建设、档案管理人员的调整、行政区域的划分以及档案理模式不完善等原因，很多历史户籍档案出现了陈旧、损毁、遗失等问题，这不仅降低了档案管理效率，而且也影响了档案服务质量[2]。将户籍档案进行信息化建设，并与基层警务数据库进行对接，不仅能实现基层历史档案的高效管理，而且也方便档案工作人员能通过档案信息查询系统快速查找市民的信息，能快速探查市民的出生、工作、迁移变化轨迹，同时能针对根据用户户籍衍生出的笔迹、印章、指纹、图像等信息数据分类汇总，并通过大数据分析平台对用户海量的信息数据资源进行挖掘，快速挖掘出有较高参考价值的数据信息资源，为公安档案系统的决策提供有效支持。

四、信息技术促进户籍档案价值地发挥

档案信息资源是对公民从出生到死亡过程中个人信息的高效记录，其具有的重要价值在于帮助公安档案管理工作人员查询信息、获取信息资源。但是公安档案资源仅仅存储在档案阅览室中是很难发挥出应有价值的，不仅是因为户籍档案信息资源是一个行政区域的人口信息的有效汇总，而且在当前社会科学技术快速进步的背景下，档案的性质及其拥有的社会属性也越来越受到重视，可以肯定的是在当前信息时代，只有档案信息资源融入国家信息化体系建设过程中，户籍档案具有的价值才能充分发挥出来。同时，户籍档案与人口、社会、政府之间的密切关系使档案信息化建设成为电子政务信息资源深度开发与利用的基础性资源，只有在推进电子政务信息系统全面深化建设的基础上，户籍档案信息资源才能得到有效利用，具有的信息化价值和社会价值才能得到最大限度的开发。

五、推进户籍档案管理系统信息化建设，让户籍档案“活”起来

在户籍档案信息资源利用方面，需要专业的信息化管理系统提供支持，通过对户籍档案信息进行数字化处理和对档案信息的数据化存储，提高户籍档案的使用效率。围绕户籍档案管理系统的信息化建设要积极推动户籍档案管理流程标准化、实施岗位定责、制定科学化的户籍档案管理制度，加强档案信息资源的管理与利用，让户籍档案信息资源得到充分的利用。这样做能使户籍档案信息“活”起来，户籍档案信息资源的最大价值能充分发挥出来，让复杂繁琐的档案管理业务及审批流程变得简单便捷，通过档案管理流程的创新逐步推进户籍档案管理效率提升，使户籍档案信息资源得到最充分地利用。

参考文献：

[1]陈梅.档案数字化建设中的安全问题研究[J].内江科技. 2019（02）.

[2]王苏醒.大数据环境下服务型公安户籍档案管理模式构建研究——以W市公安智慧档案系统为例[J].电子政务. 2017（11）.