新形势下加强电子档案管理工作的探讨

胡笳馨

(哈尔滨市方志馆，黑龙江 哈尔滨 150040)

电子档案的出现，有效的提高了档案管理工作的效率和水平，由于采用计算机网络对档案进行管理，档案收集和整理更为及时，能够随时对档案信息进行补漏增缺，而且档案工作有了大程度的提升，能够为档案利用者提供高效的查阅和使用服务，在档案利用者利用档案信息时，只能查阅其需要的文件信息，无法接触到其他文件，有效的保证了档案信息的保密性。

一、强化档案管理意识，建立完善的档案管理规章制度

在当前档案管理工作中，需要强化电子档案管理理念，并能够基于战略层面对档案管理工作给予充分的重视。并通过建立健全完善的档案管理制度，明确电子档案归档流程，并制定紧急情况下的应对机制。档案管理人员也需要认识到电子档案管理的重要性，并在实际工作中能够严格落实好档案管理制度，全面提高档案管理工作效率，进一步促进电子档案管理工作质量的提升。

二、建立电子档案风险防控体系，完善相关软硬件设施

在电子档案归档时，宜针对档案信息进行多次核对，确保档案信息的真实性和可靠性。在具体接收电子档案过程中，还要认真鉴定电子文件的原始性和真实性，认真甄别有异议的电子文件，对于不真实的电子文件不宜进行接收归档。一理档案有变动和更新时，及时向档案管理人员反馈，做好档案更新或是归档工作。针对入库的电子档案，宜通过定期抽检，及时进行查缺补漏。部分档案内容上有保密性，需要对其进行加密处理，并不定期的更改密钥，及时更新安全防控技术，保证档案信息的保密性和安全性。

三、提高电子档案的真实性

电子档案真实性是电子档案管理工作中至关重要的一项内容。基于信息时代背景下，电子档案管理内容明显增加，档案管理人员在收集档案时需要重视电子档案的原始性和真实性，并积极借鉴先进的技术和规范管理手段来对这一现象进行改善，尽量保证电子档案的真实。在实际工作中，收集档案信息数据时，宜借助于信息技术来扩大信息数据来源，并认真甄别信息，进一步提升档案信息真实性。同时还要进一步规范电子档案管理操作流程和档案管理中的一些细节，全面提高档案信息的真实性，为电子档案管理工作质量的提升打下坚实的基础。

四、建设电子档案系统

信息时代背景下电子档案管理工作要想有序实施，需要加强对电子档案系统的建设，这也是电子档案管理工作实施的前提，而为了能够将电子档案系统的价值有效的发挥出来，要保障电子档案信息的权威性，真正保障电子档案存储的准确性以及有效性，建立科学的电子档案信息库。同时还需要做好档案保密工作，这样才能最大程度提高档案管理的真实性，有效提高档案管理质量和效率。在网络化环境下，档案信息易被不法分子更改或者是窃取，所以在进行系统建设的时候，一定要从保密性这一点出发来进行建设，这样才能为之后电子档案管理工作奠定良好的基础。

五、加快档案信息化建设步伐

电子化建设就是电子档案管理工作正常运行的主要依据，需要提高对信息化的完善程度，电子档案才能真正发挥出大数据优势，达到档案资源效率最大化。制作完善整理档案信息资源的渠道方式、使用“云计算”及一些技术、可视化分析、语义分析这类的数据分析方式来对档案资源信息进行合理的整理，希望能够较好的使用大数据时代的优势来推动档案信息资源的整理。所以，有关部门应该合理有效利用好自身的特点，把握住较好的机会，最大程度的改变自身的不足，更好地面对社会各方面所带来的挑战，制作出适合大数据时代的资源整理方式，以达到为使用者提供更好地服务，发挥出档案信息资源整体的优势。

六、加强电子档案安全管理

电子档案的生成离不开信息技术，通过采用先进的信息安全技术可以实现对电子档案全过程的监控，提升电子档案管理的安全水平。在实际档案管理系统设计过程中，可以将智能传感器、无线网络和数据库检测等有效的融合为一个整体系统，采用实时的物联网网络链接，系统实现对电子档案无间断的监控。在计算机系统安全运行方面，宜利用安全检测技术和监控监测、防火墙技术、访问控制技术等，并重视数据安全技术手段的应用，全面保障电子档案信息的安全。另外，还要重视访问安全性的提高，通过访问控制对于档案信息资源的分享和信息资源的安全保障具有极为重要的意义，在实际工作中，可以通过设置文字权限、身份认证、控制网络设备权及口令加密等方法来强化访问控制。并使电子档案信息在可控制的范围内实现共享和保护档案信息资源的合理访问，以此来保护好用户隐私，进一步保护好档案平台和档案信息整合共享的访问安全。

七、结束语

在当前社会发展过程中档案信息发挥着越来越重要的作用，人们对档案信息的利用需求也不断增加，在这种情况下，需要重视电子档案管理工作，全面提高电子档案管理工作，确保电子档案的真实性、可靠性和安全性，使电子档案能够更好的服务于社会的发展和经济建设。