基层单位档案信息化管理模式的问题及对策

李佳俊

（内蒙古兴安盟科尔沁右翼中旗扶贫开发办公室，内蒙古 科尔沁 029499）

信息技术基于时代发展在越来越多的行业和领域广泛应用，当前在基层企事业单位，档案管理的发展和建设也逐渐朝着信息化的趋势发展。基层单位应用信息化档案管理模式，不但能够提高档案的存储效益，还能最大化档案的利用价值。基层单位的运营和发展离不开信息化的管理模式，而档案作为基层单位管理工作中重要的一部分，重视档案信息化管理已经成为基层单位提高档案管理效率的有效途径。

一、应用档案信息化管理模式在基层单位中出现的问题

（一）受传统观念影响较深，档案管理信息化意识不强

基层单位受传统管理模式的影响，应用信息化模式管理档案资源的观念不强，大部分企事业单位往往更喜欢采用手动整理的方式来完成档案信息管理，这就导致信息化档案管理模式的应用程度普遍不高。此外，基层单位档案部门在管理观念上较为落后，档案部门多数存在重视保管、忽视利用的情况，影响了档案管理的社会效益和经济效益。随着科学技术和社会经济不断发展，在档案管理领域，基层单位经常出现各种问题，创新意识不足，严重制约了档案管理的信息化发展。

（二）档案信息化管理模式的资金和技术存在限制

档案信息化管理是建立在计算机信息技术背景下，因此基层单位必须重视对档案信息化管理的技术和设备更新，这就需要投入大量的技术和资金。但由于管理所需的设备更新换代较为频繁，同时基层单位对档案信息化建设的重要性意识不到位，认为投入大，回报低，因此在资金投入方面十分有限，造成档案信息化管理与基层单位的业务发展不匹配，这也成为制约基层单位发展信息化档案管理模式的主要问题之一。

（三）管理人员技术问题和档案的安全性问题

基层档案信息化管理对管理人员的信息技术水平要求较高，而基层单位很大一部分档案管理人员还无法熟练掌握计算机信息技术，进而无法满足基层单位的档案管理需求。同时基层单位对掌握信息技术的档案管理人才重视程度不够，人才引进不顺，很大程度上制约了档案信息化管理模式的发展。此外，当前网络环境日渐复杂，基层单位档案管理的安全问题日益突出，一方面管理人员保密意识不强，对档案信息的审查不力，另一方面电脑网页病毒、黑客入侵等网络安全风险较高，综合人为因素和技术因素，基层单位在应用信息化技术管理档案的过程中必须重视档案的安全性问题。

二、完善档案信息化管理模式的对策

（一）提升基于信息化模式下档案管理效率

首先，基层单位必须要加大对信息化管理模式的重视，这是提高档案管理效率的有效途径。基层单位应意识信息化时代档案实行信息化管理的重要性。单位领导层应大力宣传信息化管理模式对档案管理工作的重要意义。将档案管理的信息化建设当做一项重要的规划目标。同时一线管理工作者应不断革新观念，提高单位档案的利用率，培养自身的创新管理意识，积极学习信息化模式下档案管理的知识和技能，深刻其对单位运用发展的重要性。作为一线档案管理工作者，应不断开发档案可利用价值，高效运用信息化管理模式，更好的服务于人民群众。

（二）加大资金和技术的投入力度，维护档案信息安全

随着基层单位档案信息化管理程度越来越高，工作和业务范围涉及越来越广，对于技术和设备的要求也随之提高，因此基层单位在档案信息化管理过程中应加大对技术以及软硬件设施投入，只有这样才能有效保障基层单位档案信息化管理模式的发展。首先，应保障基层单位计算机硬件设备的质量，着力推行信息化模式的应用步伐。其次，应不断完善管理系统的信息化建设，及时升级和维护相关软硬件设施，保证基层单位档案信息化管理的稳定性。最后，应紧随信息技术的发展趋势，彻底改变基层单位的档案管理模式，做好信息安全防控措施，因此必须提高基层单位的档案管理安全意识，做好档案信息安全的防控措施，保证档案数据的安全性和完整性。

（三）提升管理人员的职业技术水平

基层单位做好档案管理工作，必须切实提升管理人员的职业技术水平，管理者的职业能力决定了单位档案的管理成效。基层单位可以组织相关管理工作人员进行定期的专业能力提升，提高其业务能力水平，保证关于档案的各项管理工作顺利开展。基层单位管理人员必须明确职责，提高自身管理水平，熟悉信息化的档案管理流程和要求，通过组织培训和自学努力提高自身工作能力，掌握科学的方法，以适应信息化背景下基层单位的信息化档案管理要求。

（四）做好档案资源的技术管理

档案信息化管理过程中，必然会出现海量的电子文件，这些电子文件是基层单位朝着数字化、信息化管理模式转变的最直观的展现。电子文件作为基层单位档案信息化管理的主要载体，严格规范电子文件的使用范围是确保档案信息安全的重要环节。基层单位可以采用机器扫描、光盘制作、计算机存储等多种方式将集中管理电子文件，通过管理人员细致的整理分类，最大化档案资源的利用价值和时效性，深入挖掘基层单位档案信息的可应用途径，形成以信息化档案管理模式为主，传统管理模式为辅的基层单位档案管理格局，促进基层单位的发展建设。

结束语：

综上所述，基层单位在档案信息化管理模式下，应认识到档案信息化管理的重要性，摒弃传统管理观念，提高档案管理意识。同时基层单位应加大对档案信息化管理的资金投入力度，做好软硬件设施的系统更新和维护，落实档案信息化管理的数据安全防控措施，强化技术管理，切实提升档案管理人员的职业技术水平，促进基层单位档案信息化管理更好发展。