科研档案信息化管理现状

朱春妍

（核工业理化工程研究院，天津 300180）

引言：

科研院所是推动社会科技创新的关键场所，科研工作关系着社会科技创新水平，直接影响国家发展以及国际竞争力的提升。科研档案作为记录科研工作发展的重要工作，是科研信息的重要载体，科研工作的重要性决定了科研档案管理的重要性。我国《全国档案信息化建设实施纲要》中明确规定，立足于长远发展的角度不断完善档案信息化建设，实现档案数字化管理。因此，加强科研档案信息化管理水平既是档案管理工作基本要求，也是保障科研工作顺利展开的重要基础。

一、科研档案信息化管理现状

（一）信息化管理配套设施匮乏

随着信息技术的普及，各行业领域在信息化建设中已经取得了一定的成就，科研院所档案管理信息化建设也得到了一定的发展。但从整体来看，科研院所档案信息化管理仍旧存在配套设施匮乏的问题，制约管理水平的提升。大数据时代，科研档案已经逐步向电子文档、电算化、视频资料等新型文件发展，科研院所在工作开展过程中，出现越来越多的半结构、结构化、非结构化档案数据，但由于其缺乏相应的配套设施，至简单配备了计算机、扫描仪、打印机等基础硬件设备，导致难以实现对各类档案数据的有效整合，从而降低了档案信息的综合利用率。

（二）档案信息化管理不规范

目前，很多科研院所档案信息化管理仍旧处于初级阶段，管理目标不够清晰，管理规范化程度较低，虽然在实际工作中能够有效保存电子文档，但存在格式不统一、兼容性较差、转换难度大等方面的问题，从而影响了电子档案的使用效率。此外，科研院所档案信息化管理中，由于电子档案长时间保存、备份的载体不充分，从而加大了对人力物力等各项资源的消耗。因此，科研院所档案信息化管理还需要明确管理标准，加强管理规范，推动信息化管理稳步发展。

（三）信息化管理人才匮乏

信息化时代，人才属于重要战略资源，科研院所加强档案信息化管理水平的前提条件之一是具备充足的信息化管理人才。但从整体来看，科研院所在档案管理人才建设中存在不足，缺乏既具备档案管理专业能力，又掌握信息技术、软件技术、网络的专业人才。一方面，科研院所档案管理人员对信息化管理模式的认知与掌握不足，操作不熟练，缺乏信息化管理与维护的专业知识和技能；另一方面，专业信息技术人员对档案管理专业要求不明了，不能设计开发适用于本单位的档案管理信息系统。由于人才匮乏，导致科研院所档案信息化管理在模式创新与系统研发等方面遭遇瓶颈。

二、科研档案信息化管理水平提升的有效策略

（一）加强硬件设施建设，利用新型存储技术与设备

加强档案信息化管理水平，必须要加强相应配套设施建设。科研院所档案信息化管理需要具备完善的采集设备、处理设备、存储设备以及检索设备，根据自身发展实际需求，引进或开发数字档案管理系统或平台；同时建立健全人员、设施、技术三位一体的安全防范体系，有效保障信息化档案资源的安全。此外，可以采用云存储技术，利用其海量存储、动态扩展与保存、高效备份、安全度高、实时迁移、实时监控等优势，有效提升科研档案存储、应用、管理水平。

（二）明确管理目标，实施规范化管理

首先，构建科学的目标数据库。针对目前大部分科研院所档案信息化管理处于初级阶段现状，构建目标数据库主要包括以下几方面工作：第一，明确自身档案隶属信息化管理范围；第二，制定电子档案季度目录标准；第三，根据自身需求引进或研发检索软件；第四，完善目录数据库。

其次，逐步实现全文数字化。第一，将单位档案信息化管理范围内的档案资料进行数字化转换；第二，建立文本文档、图片、多媒体信息等各类档案资料的归档标准；第三，完善档案数据库；第四，分析互联网环境下科研档案信息的使用方法、标准、权限；第五，建立健全档案信息化管理系统或平台。

再次，逐步完善各类电子档案资料。第一，建立健全信息化档案体系；第二，严格按照档案归档标准，对已经生成的电子档案或在处于工作进程中生成的电子档案进行归档管理，同时建立健全档案信息安管、服务、使用等方面的标准规范；第三，根据自身档案管理与服务的实际需求，选择适用的电子档案保存方案，确保电子档案的安全性、实效性与客观性。

最后，进一步推进存量档案数字化以及增量档案的电子化建设，理清思路建立档案信息化管理流程，提高信息化管理工作的规范性，从而逐步提升电子档案服务与利用效率，加快推进电子档案信息资源的全面共享。

（三）重视人才培养

重视在科研院所档案信息化建设中人才培养的重要性，不断提高单位档案管理工作人员的综合素质及专业能力。一方面，科研院所需要重视优化档案管理工作人员工作环境，完善人员管理制度，从而加强对优秀管理人员的吸引力，引进高素质专业人才，为单位档案管理信息化建设注入活力；另一方面，科研院所加强对档案管理全方位人才的教育培训，加强信息技术与档案管理等方面职业技能的培训，提高档案管理人员专业能力，为信息化管理水平的提升提供坚实的人才基础。

总结：

信息化时代，科研院所档案管理信息化建设水平决定其档案管理水平。信息技术与科研档案管理的有效融合，创新了档案管理模式，能够充分发挥其存储空间大、维护便利、应用便捷等技术优势，有效提升科研院所档案管理效率。因此，科研院所需要充分认识新形势下档案管理信息化建设的重要性，加快完善基础设施建设，明确目标，加强人才建设，为其档案管理信息化水平的提升提供重要保障。