计算机技术在现代档案管理中的应用

李飞

（滦平县付营子镇人民政府，河北 承德 068258）

引言：

档案管理是一项十分反复的工作，它涉及的管理内容庞大，各种信息数据，要做好归档工作，一不小心就会丢失，造成失误。而且档案管理工作所涉及的管理时间也十分漫长，有的建筑工程动辄几十年，在工程竣工前，档案必须保存完好。因此，计算机技术的应用，解决了这两项难题，所以计算机在档案管理中的应用势在必行。

一、计算机在现代档案管理必要性

首先，传统档案管理工作效率低下。传统档案管理投入了大量的人力财力，管理内容庞大，资料混乱，档案的归类工作难度大，丢失风险也高，严重影响了企业管理效率。

其次，计算机档案管理实现了信息共享。计算机档案管理不仅实现信息的有效归类，而且还具有检索功能，要想查阅学习只要检索就可以在几分钟内找到，实现了信息的共享。

最后，计算机档案管理延长了档案使用期。传统纸质档案由于其材质原因，磨损严重，使档案的使用寿命减少。计算机的出现，避免了他人对档案的直接接触，延长了档案的使用期。

二、计算机技术应用与档案管理中存在的问题

（一）计算机技术没有完全普及

首先，从现实生活中的档案管理分析来看，很多档案馆都把计算机当做是一种被动的辅助工具，大部分的工作仍然依靠的是手工管理模式。传统的手工档案模式往往是以档案信息为核心，其工作对象不是现有的档案信息，往往都是一些文件形式的纸质材料。在具体的档案管理中，计算机这一有利的工具并没有得到充分的发挥，尤其是在档案数据库管理上面。因此，计算机在档案管理中的角色扮演仍然处在辅助的状态，其功能并不能得到最大化的发挥。

（二）档案管理人员素质有待提高

在通过计算机技术建立现代化的档案管理的过程中，还存在着档案管理人员素质有待提高的问题。一方面，应用计算机技术实现了档案管理的现代化，但是一向熟悉与传统档案管理操作的档案管理人员却很难在短时间内满足现代化管理的业务要求；另一方面，作为档案管理人员，在利用计算机技术建立现代化档案管理的过程中，相关人员不能仅仅满足于一般的计算机操作，必须深刻的认识计算机的重要作用，还要熟练掌握自动化和网络化技术，这也是对新时期下的档案管理人员提出的新的要求。

三、计算机在现代档案管理的策略

（一）加快计算机技术在档案管理中的应用

1.完善计算机档案管理基础设施

为了普及计算机在档案管理工作中的应用，必须完善计算机的硬件设施，使其适应档案管理的需要。这就需要投入资金，在原有计算机的基础上，购买大容量的存储设备，实现大量信息的存储和管理；建立数据库，实现数据的信息共享和统一管理；建立检索功能，提高档案信息查找的速度，方便使用者查询，实现资源的有效管理；利用网络技术，及时的更新档案管理信息，跟进时代的步伐，尽快实现数字档案代替纸质档案，实现档案管理的一致性。此外，还要在计算机档案管理配套打印机、复印机、扫描仪等基础设备，对重要的档案信息进行备份，加强档案信息的安全性。

2.培养专门的计算机档案管理人才

计算机档案人才包括计算机档案研发人才和管理人才。一方面，有实力的企业可以加大资金的投入，研发一套适应于本企业的计算机档案管理系统，有针对性的对企业进行信息管理，提高管理效率。另一方面，要培养一批有专业计算机档案管理技术的管理人才，不仅有良好的业务能力，而且还要在不断的实践工作中提升自己的专业能力，定期的参加企业组织的技术培训，成为一个全面发展的综合性人才。

（二）提高计算机的安全性

1.技术安全措施

企业为了保障档案信息的安全，必须加强档案管理系统的安全性。采用防火墙技术，对黑客的进攻采取防御，保护档案信息不被盗取；应用计算机病毒检测系统，定期对计算机进行病毒检测，及时发现漏洞，进行修补，避免计算机病毒的入侵造成数据的丢失；还可以采用信息加密技术，对所有主要的信息尽心密码设置，增加档案信息的安全性。此外，还应该对档案信息进行定期的备份，防治计算机因为突然故障或者停电，而导致重要数据的丢失。

2.制定计算机档案管理法律法规

对于政府而言，就是要制定一系列关于计算机档案管理的法律，以不断完善计算机档案管理的制度建设，保证计算机档案管理有法可依。在保证档案信息的真实性的同时，对那些盗取档案信息的人员进行法律惩处，起到警示作用，保证计算机档案的安全性。

（三）建立健全的现代档案管理制度

1.建立现代档案管理制度

为了确保计算机档案管理的有序进行，必须根据企业的实际情况，建立起自己去的档案管理制度，对每一个环节进行细化的管理，制定档案电子化的每一个工作步骤，建立一整套完善的业务流程，对于档案管理中可能出现的问题提前制定好注意事项，保证计算机档案管理的规范操作，使管理过程职责分明，实现了计算机档案管理的有效进行。

2.建立激励机制

为了不断的完善计算机档案管理，可以采取激励措施。企业可以对计算机档案管理提出改进意见的员工进行物质奖励，以此鼓励其他员工的积极性，对企业的档案管理献计献策。企业要广纳员工的意见，对有用的信息进行完善，将其制度化，纳入计算机档案管理制度，保证意见源源不绝。

四、结束语

我国目前的档案管理工作广泛采用了计算机技术，计算机的引入确实推动了档案管理工作的发展。现代档案管理工作者应该主动将计算机技术应用到档案管理工作中，充分发挥计算机技术在档案管理工作中的优势。