大数据创新档案管理模式与提升服务能力研究

房绍刚

（内蒙古自治区兴安盟突泉县残疾人联合会，内蒙古 兴安盟 137500）

大数据的发展对于当代社会的进步有重要价值，利用这项技术可以快速处理复杂的、大容量的数据，不必再消耗过多的人力和时间，还可以提升信息储备和运行的安全，在信息查找、内容分析等方面也更加快捷、科学。目前，大数据的应用还处于不断开发、创新的阶段，依然蕴含着巨大的发展潜力。档案管理是以处理信息为主要工作内容的，大数据的融入可以提升档案管理的效率和质量，规范工作内容，提高服务水平。本文对大数据背景下档案管理工作如何通过创新来提升服务能力进行了研究。

一、思维创新：树立大数据理念

结合大数据对档案管理工作创新的第一步是要树立大数据的理念，从思想上提高对大数据的认知，并充分认识到传统档案管理工作中存在的诸多弊端，才能在工作管理、制度管理及资源管理等具体的工作中合理应用大数据，提升其服务能力。

大数据理念的树立需要从三个方面进行：首先是管理工作方面，在大数据出现及被应用之前，管理人员对档案的认识就是信息记录，而大数据出现之后，管理人员就需要意识到信息和数据之间是可以相互转换的，档案转化为数据之后可以进行统计分析，以大局眼光观察整体发展，而社会上的数据转化为档案之后又是非常重要的参考资源，可以获得很多细节上的内容[1]。管理人员在工作中需要有大数据思维及敏感度，可以有效利用二者之间的转化来提供多样化的服务，同时实现资源整合与系统化储存。其次是管理制度方面，融入大数据的管理制度需要充分利用网络功能，并且提高信息的共享性与便捷性。比如，将传统的文字表现结合图形或者表格，使信息更为直观；建立信息链接渠道，为用户获取资源提供方便；同时，在资源共享时加强对信息管理的操控及内容的完善。最后是资源联动方面，传统的档案管理在储存模式上受到很多限制，查找时费时费力，而且选调范围较窄。如今，社会上信息数据十分庞大，内容繁多，大数据创新下的档案管理需要建立资源联动机制，增大资源储备量，同时实现对于不同数据库、不同平台与系统间的资源检索与应用，以满足发展需求。

二、内容创新：数据化与数字化结合

融入大数据的档案管理工作需要将信息转化为数字化为基础，数字化结构可以借助计算机功能将信息进行储存和管理，但是如果仅以数字化形态存在，对信息的检索、分析等还会有较大的难度，无法为用户提供更为便捷的服务。因此，档案管理工作还需要以数据化为核心，对数字化信息进行整合、分析处理等，充分挖掘信息资源蕴含的价值[2]。由此可见，融入大数据的档案管理需要将数字化和数据化相结合，建立安全性高、功能广泛、应用便捷的综合性管理体系，坚持信息共享的原则，创建资源采集、分析、转化、管理、储存及服务的数据管理系统，并根据社会发展需求制定工作规范和操作标准，保证工作质量及效率的同时有效促进档案管理深层发展。

三、形式创新：创建高效服务平台

档案管理服务能力的提升主要通过建立高效的服务平台，创新工作形式来实现，大致包括三个方面。其一是专业人才的培养，大数据在各行业中的渗入速度非常快，但是多数管理人员没有接受过正规的大数据相关知识与技能的培训，在应用大数据的过程中显的力不从心。因此，创建高效的服务平台首先要有一批专业的人员可以熟练的操作平台，最大限度的开发其功能，充分利用可用资源。上层部门需要关注档案管理队伍的建设与工作人员的成长，积极组织学习和培训，提升管理人员专业水平[3]。其二是建立智慧档案管理模式，一方面要利用管理系统的在线记录功能详细记录用户的信息以及对各种类型档案的利用情况，根据利用率的高低合理配置资源内容，优化服务项目；一方面是利用大数据分析了解客户的不同需求，为其提供个体化服务。其三是将各项管理制度充分落实，服务平台建立之后想要高效利用就需要充分落实各项管理制度，建立考核机制及奖惩机制，规范管理人员工作流程、标准，激发工作人员热情，为档案管理工作的发展提供保障。

四、结束语

随着档案管理中信息量的倍增与用户服务要求的提高，在工作中应用大数据创新其管理模式及提高其服务能力是迎合社会发展的必要趋势。对此，管理人员需要充分了解大数据的价值，掌握大数据应用技能，树立大数据的理念，在内容及形式上进行科学的改革与创新，创建高效的服务平台，为用户提供更全面、便捷的服务，促进档案管理的健康发展。