档案创新管理方向及应对策略

李磊

（中梁控股集团，上海 200062）

现阶段，在各行各业都随着时代的发展不断的进行着变革，档案管理工作也是在不断的改革之中，改变原先的传统管理方式，利用更加省时省力的模式进行档案工作的管理，不仅能解放很多档案管理工作人员的双手，还能将档案管理工作再上新台阶，让档案管理人员更好的利用时间学习新的档案管理技术，促进档案管理工作的进步和发展［1］。

一、现阶段档案管理工作的现状分析

（一）浪费人力物力财力，工作耗时耗力

现阶段在档案管理工作中，只有少部分的地方进行了档案管理的彻底性改革，很多的部门在档案管理工作中还没有进行相应的转变，在档案的归档、提取、查找等工作中依旧是纯靠人力进行，没有结合新时代的新技术进行档案管理工作，在档案管理方面依旧是耗时耗力，效率极低。

（二）未使用先进的档案管理系统和档案柜，档案管理的安全性不能保障

在现阶段的档案管理工作中，外界的因素影响档案管理的安全性能，让档案管理的工作受到一定程度的安全性上的威胁，例如，一些不可抗力的意外：地震、火灾、水灾，同时在档案管理柜的使用中也是没有很严格，很容易造成档案的丢失和泄露，从这方面来看，传统的档案管理工作很难保障档案管理工作的安全性［2］。

（三）纸质办公局限性强，后期寻找麻烦

纸质化办公的情况已经延续了很多年，在纸质化的档案登记管理中，不仅仅后期查找起来费劲，还不能更好的保存，很多情况下纸质的登记或者办公容易产生丢失或者信息泄露的情况，造成不必要的损失。

二、档案管理工作的创新使用策略

（一）利用先进的档案管理系统和设备，增加档案管理的安全性

档案管理工作本身就是一项繁琐的工作，在传统的档案管理工作中，不仅仅枯燥，还经常会被一些外界的因素影响档案管理的安全性能，利用一些不可抗力的意外：地震、火灾、水灾，同时在档案管理柜的使用中也是没有很严格，很容易造成档案的丢失和泄露。我们所使用的信息安全技术可以包含物理安全技术，而物理安全技术是在档案信息长期管理的过程中，主要包括一些物理的环境对档案的安全产生威胁的相对应的解决技术，物理安全技术能利用相关的储存介质保障档案信息能防水、防火、防地震、防雷等，确保在物理性质上，我们的档案安全不受侵害。同时，我们可以借鉴现如今档案管理的创新方案，利用先进的数字密码柜进行联网管理，利用电子化档案自动升降柜和电子化管理系统，让管理变得有序和规范化，并且在档案的内容方面，采用现电子文件"电子化归档"和电子档案"电子化管理"，促进电子档案的建设，保证在纸质版档案的基础上进行强化管理［3］，不仅在今后的查找中更加方便，更能保证一定的安全性，在今后的查找中也能更加快捷。同时采用内网管理的模式进行创新的管理，在档案的管理中，能保证档案的信息不会通过外网泄露，更安全的保管电子档案，并且延长档案的保管寿命，提高档案管理工作的能力。

（二）提升档案管理工作的效率，减少人力物力财力的支出

原先的采用纸质版登记、人工运送的形式已经不适合当今档案管理的要求，浪费了更多的资源，我们一定要创新的利用多种形式进行档案管理，在档案管理工作中能更加快速的进行档案管理工作。研发档案管理专业的系统，采用系统的档案查询和档案接收管理工作，档案管理人员可以进行远程的操作，减少了人员的浪费和物力的支出，更好的运用了现代信息管理技术，将现代管理模式进行进一步的提升［4］。同时，要想提升档案管理工作在今后工作中的效率，就必须将系统定时进行维护，能在符合新时代发展要求的前端，进行系统的开发和维护，利用更加先进的形式和先进的能力促进系统的先进性，在系统中的档案管理工作应该是最需要细致性和技术性的使用。

（三）设定无纸化办公条件，促进办公效率的进一步提升

无纸化办公能更好的避免纸质办公的形成的局限性，减少档案登记和档案管理工作中的效率低的形式出现，促进档案管理工作的优质提升。在现代的档案管理工作中，无纸化办公的形式已经非常明显，因此，要将信息技术和专业的电脑程序配备齐全，并且让专业的档案管理工作人员进行专业的管理。

（四）对档案管理人员的保密意识和信息技术使用能力进行培训

在进行档案管理工作人员的招聘时，一定要将保密性放在前列，因为档案涉及个人的隐私，能胜任档案管理的工作人员首先要懂得保密性的重要性，并且签订保密协议，更好的为档案管理的工作发光发热。同时，要对档案管理工作人员进行专业的培训，灵活的使用档案管理新系统，接受档案管理新模式的改变，并且能快速的使用新系统，通过培训能更快捷的进行档案管理办公，提升当前档案管理工作的效率，促进档案管理提质升级。

三、小结

档案信息安全管理保障体系是对档案信息安全技术保障体系的有力支持，档案管理效率的提升也得益于使用现代的管理技术进行适当的管理。公司中在完成档案信息化系统的搭建之后，还需要结合有效的信息安全管理手段，建立档案信息安全保障体系，保证在档案管理工作中不会产生疏漏。因此，公司的档案管理工作不是一项一朝一夕的事情，而是一项长期的工作，必须要坚持使用新技术，改善档案管理的繁琐程序，利用现代信息技术摆脱原先管理模式的漏洞，加强新时代档案信息安全管理工作的运行，促进档案信息的安全管理工作有序推进［5］。