资料档案管理在工程建设中的重要性分析

杨 勇

河北工程大学，河北 邯郸 056038

一、资料档案管理工作内容

工程建设的资料档案管理涉及到了整个工程建设的多个部门，如建设单位、监理单位、施工单位等，从工程建设资料档案管理的内容上来看，主要包括以下几方面：

（一）对工程建设过程中建设、勘察、设计、施工、监理等部门的活动文本进行储存和管理，对相关的资料文本进行归档分类；

（二）勘察、设计、施工、监理部门所出具的有关工程建设的相关文件进行文本整理，尤其是图纸、报告等技术文本要进行重点分类和归档整理；

（三）工程建设资料档案管理需要根据《建设工程文件归档整理规范》进行汇总，并在工程单位内部进行备份，同时提交给地方城建档案管理部门进行归档。

二、资料管理工作在建设工程中的重要性

资料管理是建筑工程在建设过程中十分重要的环节，在进行工程建设的时候，很多文本资料将参与到整个工程建设的管理和开展之中，任何工程建设项目的开展和启动都需要通过文本来进行相关形式的反应和体现，并要充分地发挥文本的指导和保障作用，以此来实现工程建设的科学性和合理性的保障，在进行工程建设的过程中完善的建设目标和体系将帮助建筑工程管理实现跨越式的发展，同时要能够实现整个资源体系的有效整合与拓展。［1］在建设工程开展过程中涉及到的材料内容十分丰富，做好对这部分资料的管理工作能够推动工程建设的稳步开展，并确保各项工作内容的有效管理和监督到位。

三、工程建设资料档案管理的强化对策

（一）强化建筑工程档案管理环节

在进行建筑工程档案管理的时候，一定要深入现场做好管理工作，在进行管理工作强化的时候，要从建筑工程档案管理环节来着手，要明确档案管理的各个环节的工作体系，要做好各部门和各单位的资料传递环节和流程，要从建筑工程资料档案归档的全过程进行环节上的强化，实现档案资料管理现场跟踪、实时对接、有效分类。在进行档案管理的时候，不能单纯地进行资料的收集，还需要对资料进行清查、摸底，要积极地探索和研究，对于一些设计图纸、检验报告需要尤其的注意。对于一些重点的建筑工程，资料档案管理要积极地与现场进行结合，要了解工程开展的实际方案，对于档案资料要实时进行跟踪，以此来保障档案资料的准确性。［2］

（二）利用现代计算机系统

充分利用现代计算机系统和领域，构建完善的建筑工程单位档案检索系统。要想提高档案管理水平，一定要充分重视档案管理的协调能力和规范化能力，要充分利用部门对档案管理的水平，以此提高档案管理的效率。要按照档案的性质和类型进行归纳整理，并充分借助计算机的科学性进行资料的分类、处理、分析。在进行计算机管理的时候，要设计计算机的相关参数和内容，做到对不同的资料档案的有效分类和科学整理，以科学化和多极化编号来进行档案文件的存储。

（三）详细分类，确保文件管理规范化

建立完善的文件管理系统，提高文件管理的一致性和规范性，这是保证文件完整性的关键基础。首先，建立档案管理组织是指对档案工作进行集中和统一的控制，领导者负责创建档案，科学配置专职档案管理员，履行职责，确定职责和建立完整档案。每个商务中心的专职人员。建立专业的档案办公室系统，立即输入信息数据进行分类和编目，从而获得文件的数字化和信息化建设。其次，在部门内建立完整的档案归档机制，要求项目各部门的有关人员在借阅材料时及时、安全、完整地归还材料，以防丢失。在归档过程中，文件管理器还会一一检查档案，以确保文档的完整性。

（四）保证项目档案的准确性和有效性

为了确保建设项目档案的准确性，稳定性和真实性，项目经理在建设阶段应按照现行规定逐步确定有关工人的主要职责，并确定负责人的签名。如果由于特殊原因无法对签名进行亲笔签名，则负责人应签发相关的授权委托书，以确保将授权委托书和完整的文件同时存档和存储，并将两者统一。建立项目文件时，必须有效地防止信息或文本错误的发生。如果发现问题，负责人应立即进行调整，以确保文件内容的合法性、准确性和真实性。在项目实施过程中，项目经理应及时将档案管理活动与项目建设全过程结合起来，积极组织自我检查和自我管理，对生产现场进行文明检查，跟踪生产现场，实时查看项目档案的外观和特定过程，避免在此期间文件管理调整不足。

四、总结

总而言之，资料档案管理对于工程建设而言有着十分重要的作用，在现阶段的工程建设大发展的环境下强化资料档案管理对推动建筑工程发展而言有着十分重要的意义。