浅析采购合同全生命周期管理

徐汶成 孙磊 邹德鹏

摘 要：采购合同对于企业而言是至关重要的内容，采购合同管理，是指根据相关法律法规和企业内部规定开展的涉及采购合同的各种管理工作。所谓全生命周期，必然包含事物从孕育、出生、成长到死亡的全过程。采购合同的全生命周期管理具有系统管理思维，可以更全面的保障合同履约质量，是企业可供选择或参考的一种有效工作模式。

关键词：采购合同;全生命周期;管理

引言：我们通常所谓的合同指的是企业从事民商事行为的书面凭证，直接影响到企业权利义务的承担，决定了企业在其可控范围内能否有效保障其自身合法权益。合同管理作为企业的一项重要基础管理工作，对企业持续健康发展起着关键作用。通过使用全生命周期管理模式，可以让采购合同实施动态化的管理，一旦发现了问题， 可以及时采取措施将问题解决， 还可以对于合同执行过程中问题发展趋势进行有效的预测

1采购合同全生命周期管理意义

1.1加强了供应商的管理工作

目前，需要进一步加强供应商的管理工作，其中供应商管理工作主要包括供应商履行合同的能力进行评估，保证合同可以顺利开展和实施。这就需要相关的工作人员能够针对和供应商有关相应数据进行全方位的分析，应当针对采购合同实施全生命周期的管理，获得大量合同服务、质量评价、合同金额以及合同数量等数据。

1.2促使企业合规控制风险

从企业内控角度来说是存在合规风险的。特别是对于国有企业，采购、投资、国有资产处置等合同都需要经过特定流程。比如采购类合同，必须经过招标、询价或其他类型的采购程序，而对于一些电梯维保、物业保安等不能间断的服务类项目，如果到期无法及时确认服务商并签订合同，可能会影响企业日常经营。如果为保证服务不断档，则势必要倒签、补签合同，存在内控合规风险，甚至可能产生法律风险。如果采取合同全生命周期管理，及时发现合同运行中的风险，提醒督促承办部门按照流程办理新合同签订，可有效提升企业合规运营水平。

1.3为财务管理工作提供数据支持

涓涓细流，汇聚成海，积少成多，对于目前采购部门来讲，每一合同每一笔付款进行统计过程当中，都需要对其进行严格的管理和控制。例如，上月支出以及下月预付合同款等诸多内容都应当通过采用采购信息管理系统自动化呈现给财务部门将数据进行分享，虽然所提供的采购数据相对不够精确，但是也可以为采购管理工作提供良好参考依据。

2全生命周期管理的主要做法

2.1推广使用合同范本。

中国银联采购部门与法律部门通过合作，编制了14类常用的采购合同范本，目前已有85%以上的集中采购合同使用合同范本。推广合同范本，有助于非法律专业的采购人员规范地起草合同，保证合同质量，防范操作风险，也可免除合同律审等流程，提高采购工作的执行效率。

2.2创新采购模式

随着电子商务模式的发展，企业采购模式在不断创新，已经从传统的招标、竞争性谈判、协议订单，逐步发展到了线上商城采购，线上采购商城团购等新采购模式使得后续每一个合同都可能对应多个部门和几十家分公司，这也为合同管理工作进行不断的优化与创新提供机会。

2.3积极组织合同谈判与磋商。

合同范本是从整体上保证合同质量，而合同谈判与磋商能够进一步巩固采购成果并管控风险。采购部门通过组织重大或复杂采购项目的合同谈判，明确需要关注的知识产权保护、违约责任分配、权利义务界定等重要事项，防范了合同履约风险。

2.4将合同签订的把控关口向前移动

为了提高物资合同的签订准确性，施工企业在新的制度中还取消了技术协议的签订工作，将合同签订的管理重点放在前期技术规范的审查上来，这样直接对材料的质量进行把控，准确地对材料的参数进行要求，这样就避免了在后期合同执行的过程中发现参数不准确造成合同变更等情况出现，造成造价的提高。对于一些重要的设备进场，施工企业还制定了在签订合同的时候组织设计单位、项目部和供应商等进行现场检查和资料交换的工作，这样大大缩短了前期准备的时间，提高了工作效率，确保了设备进场时间的及时。

2.5控制承包合同的合法性与完备性

事人发包人和承包人的资格审查。他们应具有发包和承包工程、签订合同的资质和权能。如符合相应资质，或合法的代理人。承包合同的完备性包括相关的合同文件的完备性和合同条款的完备性。对于常规的工程，双方比较信任，具有完备的规范和惯例，则合同条款可简单一些，合同文件也可以少一些。合同双方责任和权益及其关系分析合同应公平合理地分配双方的责任和权益，使它们达到总体平衡。

2.6强化合同的审查管理

第一，增强合同的法规性。强化合同法规性需要关注以下内容：采购双方是否具备合同签订、履行、执行能力;合同内容的制定是否符合国家法律规定;在合同制定中是否清楚地表达了合同签署方的权责。第二，增强合同的严密性。在合同制定的时候需要严格审查各项条款内容是否完善、权责关系是否明确。第三，增强合同的可行性。在合同制定的时候需要审查采购双方是否具备履行合同的能力、基础，并让合同制定双方明确合同失效所需要承担的风险。

2.7明确合同条件

①合同双方的责任和权益是互为前提条件的。②在承包合同中要注意合同双方责任和权力的制约关系。③业主和承包商的责任和权益应具体、详细，并注意其范围的限定。④双方权益的保护条款。一份完备的合同应对双方的权益都能形成保护，对双方的行为都有制约，这样才能保证项目的顺利进行。由于合同条款所定义的合同事件和合同问题具有一定的逻辑关系，使得合同条款之间有一定的内在联系，共同构成一个有机的整体，即一份完整的合同。

2.8建立考核监督机制

对于合同全生命周期管理而言，考核和监督应当是覆盖审查、签订、履行、归档全过程的。在制定考核标准时，应针对各环节的重要程度，分类分级设置考核标准，对于关键环节，比如合同履行信息是否及时上报、合同价款是否及时收付等问题，建立明确的考核标准和机制，督促承办部门履行合同管理职责。定期开展合同管理检查，检验评价承办部门的合同管理情况，通过评先树优、鞭策后进，促进整体水平的提升。

2.9明确验收环节的争议解决机制

验收工作是政府采购合同履行的关键部分，也是容易产生纠纷的环节。供应商追求利润最大化，急于收到货款，或者为低价竞争赢得采购合同，而到了履约环节，供应商在供货数量、质量、配件、服务等方面易做出对自己有利的行为，采购人也有可能因为各种原因拖延验收、苛刻验收、放任验收或串通验收。这些都需要提前明确争议解决机制来管控可能发生的矛盾。

结语

采购合同全生命周期管理，既可实现对合同的系统管理，保证履约质量;又能通过对合同的动态管理及时解决问题;还可借助相关信息系统，实现合同信息汇总，形成采购“小部门”在合同管理方面的“大数据”，如积累供应商履约能力价的基础数据、财务管理方面的数据，拓展采购部门和服务需求部门的深度，是企业可供參考选择的更全面的保障合同履约质量的一种有效模式。

参考文献：

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