建筑施工企业工程档案规范化管理探析

肖琼

摘 要：在开展建筑工程施工中，工程档案管理能够有效促进建筑工程的顺利进行，从而确保建筑工程的效果。但是目前我国在建筑工程档案管理的过程中由于种种原因面临着较大的问题，使建筑工程档案管理的整体质量下滑。本文对建筑工程档案收集和管理工作的规范化进行了探讨，希望能够对我国建筑施工企业的发展起到一定的作用。

关键词：建筑施工企业;工程档案管理;对策探析

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.010

工程档案管理工作在建筑工程施工中发挥重要的作用，因此需要相关建筑企业部门加强重视。然而目前我国建筑施工企业工程档案管理工作的开展依然面临着一定的问题，对建筑工程档案管理工作的开展产生了一定的影响。在档案管理工作中，经常会出现档案管理工作人员缺乏法律意识，缺乏档案管理的基本素养等现象，造成档案管理质量上的问题。在开展档案管理工作的过程中，相关部门要对这些问题加以重视，使建筑工程档案管理工作更加规范化，从而使建筑工程能够更加顺利地进行。

1 建设施工企业工程档案管理存在的问题

1.1 工程档案管理人员的法制意识薄弱

档案管理工作与法律法规息息相关，在开展档案管理工作的过程中需要加强管理人员的法律意识。然而当前档案管理人员普遍认为档案管理工作在建筑工程中不重要，在档案管理中的相关认识不够全面，对档案管理工作不够负责，导致档案管理工作出现漏洞，或者认为档案管理工作与建筑工程的开展无关，无法对档案管理工作加强重视。造成这种现象的主要原因是工程档案管理人员法制意识薄弱，无法具备正确的档案管理意识，从而使档案管理工作的开展难以进行。同时，由于对档案管理工作不重视，在相关档案管理组织的设置方面无法完善，导致在实际情况中需要应用档案数据的时候还需要靠回忆相关内容来进行数据的利用，无法充分发挥档案管理工作的价值。

1.2 部分单位档案项目人员的素质较低

档案管理工作人员的素质关系到工程档案管理工作的好坏，然而很多档案管理人员没有相应的工作素养，在开展档案管理工作的过程中，聘用的档案管理人员缺乏专业的培训，工作不能够采取专业的方针，而是仅仅模仿其他档案管理部门的管理工作，导致在档案管理工作中，档案管理工作的质量无法得到保证。由于建筑工程档案管理人员的素质低下，其档案管理工作就难以取得良好的效果，出现各种差错，这些差错会严重影响档案管理工作的有效性，使建筑企业无法可持续发展。

1.3 档案管理手段比较陈旧

随着社会的发展，在建筑工程档案管理方面也出现了各种新的管理方式和技术，因此在建筑工程施工的过程中，档案管理工作需要与时俱进，采取效率和质量更高的先进档案管理工作方式，使档案管理工作的准确性和全面性都大大提高。然而，很多建筑企业由于对建筑工程档案管理不重视，在档案管理的手段上也较为陈旧，无法充分实现档案管理工作的效率，使档案管理工作的设备操作和管理工作难以发挥影响，进而无法充分落实档案管理工作的价值，使档案管理工作的开展难以通过更加有效的方式进行。

1.4 档案保管工作不到位

在开展建筑工程施工的过程中，档案管理工作的开展需要相应的档案保管工作才能够顺利实施，一些单位的档案保管工作落实不到位，档案保管工作仅仅只有人事档案，而没有建筑主体档案。由于档案管理观念上的差别，很多建筑施工单位缺乏对档案保管工作的全面认识，导致档案保管工作不到位，影响了档案管理工作进一步发挥其有效的价值。

2 加强建筑施工企业工程档案规范化管理措施

2.1 强化档案管理人员的培训

在建筑工程档案管理工作开展的过程中，主要依靠档案管理人员完成相应的档案管理项目，因此档案管理人员的工作素养决定了建筑工程档案管理工作的好坏。面对目前我国建筑工程档案管理工作人员普遍素质低下的现象，首先需要提高档案管理工作人员的素质。因此，各大建筑企业需要采取相应的措施完善建筑工程档案管理工作人员的工作素质，对其进行相应的培训工作，加强对他们的教育，从而使他们的工作能力以及工作态度都得到改变。建筑企业可以通过定期培训的方法来使档案管理工作人员的法制意识以及法制知识得到增长，并且定期对他们的档案管理知识进行考核，对其档案管理工作进行相应的评价，根据考核和评价结果制定一系列的奖惩措施，充分发挥档案管理工作的有效性，使档案管理工作能够更好地发挥其在建筑工程施工中的作用，使档案管理工作人员能够充分认识到档案管理工作的重要性，积极主动地开展档案管理工作，使档案管理工作能够成为他们努力的方向。

2.2 应用多种档案管理基本方法

在目前的建筑工程档案管理工作中，采用的方法主要有以下几种：一是定期收集法。在建筑工程档案管理工作中，通过定期对建筑档案进行记录，对建筑工程施工中的会议、活动内容进行记录，定期将建筑工程中的各种数据进行记录，并且定期将这些数据移交给相应的部门，充分发挥所收集的档案数据在建筑工程中的作用。二是随时收集法。在建筑工程施工的过程中，对施工过程中需要进行记录的工作进行随时记录，从而使档案管理工作能够记录下更加有用的建筑工程数据。三是跟踪收集法，通过对建筑施工进行跟踪调查，使建筑工程项目施工的时间地点能够更好地发挥其在建筑工程施工中的价值。

2.3 建立健全的建筑施工企业工程档案的保管制度

在建筑施工企业档案管理的过程中，要确保档案的安全保密，要能够通过企业建立起自身的档案安全保管制度，使档案保管工作能够充分发挥其在档案管理中的作用。建筑工程企业应该针对安全保管工作成立相应的保管部门，使建筑工程的保管工作能够更好地发挥其在档案管理工作中的作用。建筑企业相关负责人在使用这些档案数据时，需要首先获得相关管理人员的批准，从而确保档案的安全性，确保在档案管理工作的落实工作中，能够通过有效的档案管理工作方式完成相应的档案保管工作。

2.4 及时制定一个合理有效的档案利用机制

在档案管理工作开展的过程中，还要充分考虑档案的利用机制。档案管理工作的目的之一就是为了使档案能够得到更好地利用，从而使档案管理工作能够在建筑工程开展的过程中充分发挥相应的价值。为了能够使档案利用效果最佳，建筑企业应该制定一个科学的档案利用机制，使建筑企业在利用档案的过程中能够最大效率地发挥档案在建筑工程施工中的作用，进而采取更加有效的方式确保档案的安全性和完整性。在相关人员由于工作需要借出档案时，要办理好相应的档案借出手续，并且规定档案必须在规定时间内还回来，并且保证档案的完好无损。对于那些由于档案借出而造成档案损坏的，要能够根据档案利用机制追究相关人员的责任，进而通过更加有效的方式确保档案的合理利用。对于缺失的档案，应该采取更加有效的措施进行补充，从而保证档案的完整性。

3 总结

综上所述，在建筑企业开展相应档案管理的过程中，我国相关部门应该加强对档案管理工作的重视，使档案管理工作能够充分发挥其在建筑工程施工中的作用。同时，针对我国建筑工程在档案管理工作中遇到的问题，应该采取积极的措施进行解决，使档案管理工作能够更好地促进建筑工程事业的发展，为建筑工程施工创造更大的价值。

参考文獻

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