信息化系统中供应商全生命周期管理研究

顾 寅

（南京地铁运营有限责任公司，江苏 南京 210012）

0 引言

地铁作为快速发展的城市公共轨道交通运输工具，给大众的出行带来了巨大的改变，高效、快捷、准点成为其标志性特点。南京地铁运营公司作为地铁运营管理单位，保证地铁每日安全为首要任务。招标采购事业部作为南京地铁采购职能单位，企业采购质量管理是部门的首要职责。企业采购质量管理通常是通过对供应商闭环管理机制来实现的，具体来说包括严格把控供应商准入门槛、合理评估供应商绩效表现、及时清退绩效不良的供应商。

1 供应商管理现状分析

目前，南京地铁运营公司招标采购事业部负责南京地铁10条线运营物资的采购、工程及服务项目招投标、供应商管理及库存管理相关工作。利用SWOT分析法，南京地铁供应商管理的内外特征见表1 。

表1 南京地铁运营公司供应商管理SWOT分析

由表1可见，南京地铁运营公司作为国有轨道交通运营企业，虽然目前已具备较大规模，但任然具有一些劣势和威胁，同时也具备较大机遇。另外，自南京地铁运营公司成立以来供应商数量增长迅速，见表2。

表2 南京地铁运营公司供应商数量统计

由此可见，随着南京地铁逐年迅速发展，运营公司需要管理的供应商数量也呈爆发式增长。面对数量巨大的供应商，目前的管理模式主要依靠于纸质的评审表和Excel电子表格。供应商的初次评价由专业单位、职能单位、招标采购事业部和分管领导共同参与，通过对供应商提供的资质文件复印件进行评价，年度复评工作也是各单位填写供应商复评表进行考评，所有纸质材料均由招标采购事业部归档管理。由于缺少信息化系统的支持，对供应商相关信息的管理从录入、查看、更新等各方面均有较大的不便，供应商管理的成果无法直接运用到日常的采购管理过程中。

2 供应商全生命周期管理信息化研究与实践

南京地铁结合信息化建设现状，利用与现有信息系统的集成和整合，建设一个“合规、高效、阳光”的信息化系统：中央采购平台，实现寻源了全流程在线管理，发挥供应商及招标代理的协同优势。依托该系统的建设，全面实现运营公司采购一体化线上管理的同时，实现了供应商全生命周期信息化管理[1]。

2.1 开放的供应商门户

中央采购平台作为一个开放的门户，保证供应商与业主的高效协同。供应商可通过外部端口登录中央采购平台进行注册，填写公司的详细信息并上传资质文件扫描件，当通过平台管理员审核后，供应商可登陆后台系统参与采购寻源项目、维护供应商信息库、申请成为合格供应商、到货预约等。

2.2 供应商信息库自主维护

供应商库的供应商信息由供应商自己登录平台进行维护，包括基本信息维护、资质文件维护和供货能力维护等；同时，系统设置自动逾期提醒，实时监控供应商资质文件的有效期，如果供应商有资质文件过期，会提前进行通知。供应商如果不及时更新，系统将自动地对供应商进行冻结。供应商信息全部在系统里留存和维护后，显著减少了南京地铁运营公司供应商管理的工作量，并且方便了各业务人员对于供应商信息的管理和查看。

2.3 统一的数据管理

南京地铁运营公司供应商库原有的数据管理模式依赖于Excel电子表格，缺乏统一的数据管理方法。以往为了寻源和合同签订需要，供应商数据由管理员分别在资产管理系统和合同管理系统中进行录入，2个系统中的供应商信息数据和编码均未做关联，呈相互独立的状态。中央采购平台改变了分体管理模式，建立了统一的供应商数据管理方法，资产管理系统和合同管理系统中供应商数据不再由人工录入，而是通过系统间的接口由中央采购平台统一进行传递，保证供应商主数据的质量和一致性。

2.4 供应商准入和考评

供应商在注册通过后，可以提交合格供应商准入申请，系统根据供应商提报的专业类别，按照需求/实施单位、职能单位、招标采购事业部、专业分管领导、商务分管领导的顺序自动生成相应的评审人员和审批流。评审人员通过查看供应商填写的信息和上传的资质文件，来判断是否审批通过并纳入合格供应商库。审批通过后供应商类型将从“供应商”变为“合格供应商”，该供应商也自动分配合格供应商应有的权限。

供应商的考评也在中央采购平台上进行。借助信息化系统，南京地铁根据业务类型编制了多个考评模板，改善了原来纸质复评表不规范的问题。中央采购平台通过从其他业务系统（如合同管理系统、资产管理系统）中抓取供应商本年度签约合同的数据，生成对应的考评表。参与考评的人员可在合同执行时和合同结束后自行在平台上对供应商的履约情况从交付售后、质量响应、业务专项等方面指标进行评价。每张考评表需要不同单位的不同人员共同参与评价，以往的纸质复评表打分模式需要等待上一个人评完后再逐个传递，而线上考评模式极大地缩短了考评时间，增加了考评自由度。考评表的计算汇总也由中央采购平台自动计算完成，并根据供应商所有合同的考评得分计算出该供应商当年度的评价得分。

2.5 供应商分级和黑名单管理

中央采购平台于每年年终时根据供应商当年所有合同的考评得分结果生成供应商年度评审得分，并根据供应商年度评审得分进行分级。按照年度评审得分将供应商划分为A级供应商、B级供应商及C级供应商。具体划分如下。

A级供应商：90分＜考评得分≤100分

B级供应商：70分≤考评得分≤90分

C级供应商：0分≤考评得分＜70分

生成分级结果后，系统将给供应商打上分级标识，招标采购事业部根据分级结果参照管理规定采取相应的奖惩措施。采购人员在今后的寻源过程中可以根据分级标识来筛选较优质的供应商。从供应商的考评到最后生成分级结果，南京地铁借助中央采购平台建立了供应商良性竞争观念，保证从源头降低采购成本。

图 1 中央采购平台供应商管理架构图

在信息化系统中，供应商的黑名单管理主要体现在禁用时间的管控及禁用权限的管控。中央采购平台能够很好的管理和监控黑名单供应商的禁用时间，在禁用了供应商登录平台后所有操作权限的同时也会通过系统之间的接口将黑名单传递给资产管理系统和合同管理系统，同步禁用业务人员在选取黑名单供应商的权限。

3 整体架构的研究

供应商管理的本质性作用还是为了项目实施做服务，所以中央采购平台的供应商管理并不是一个独立的系统，而是通过系统间集成规划打通项目实施的各个环节，实现项目实施的跨业务环节自动流转，如图1所示。中央采购平台作为一个中间平台，实现了供应商（供应商门户）、寻源端（运营公司OA）、合同端（合同管理系统）、资产端（资产管理系统）之间的交互。

4 结语

根据研究和实践，中央采购平台展示了供应商全生命周期管理体系信息化管理的相关工作，在供应商管理体系5个环节（准入、维护、考核、分级、黑名单）中的定义实现了在线管理功能，为供应商统一管理奠定标准化及数据基础。基于该平台的系统实施成果，实现了供应商管理工作的在线操作与留痕，并能与招标、非招标采购业务进行联动，对采购业务风险进行预先有效的管理。