高职院校继续教育学生档案管理的现状及对策

摘  要：学生的档案管理工作是整个高职院校档案管理工作的重要部分，在新时期规范化档案管理工作有利于高职院校继续教育学院的良性发展。本文结合笔者工作实际，分析了当前高职院校继续教育学院的学生档案管理的现状，并提出了几点对策，以供同行交流和借鉴。

关键词：高职院校;继续教育;档案管理

当前，部分高职院校继续教育学院的学生档案管理工作在日常受到的重视程度不够，所以存在着一些管理疏忽和管理不到位的现象。高职院校的档案管理工作可以从以下几个方面入手来提高规范化管理水品，比如：增强管理人员的规范化意识，建立健全相关的规章制度，丰富档案的内容，采取现代化管理手段，跟踪学生毕业就业情况等。提高高职院校继续教育学院的档案管理水平不但有利于整个档案管理工作更加有效，而且能够发挥档案管理更加广阔的功能，扩大高职院校继续教育学院的社会影响，丰富学院档案资源，加强学院建设。

一、继续教育学院学生档案规范化管理的意义

通过学生档案管理工作的规范化管理，高职院校继续教育学院能够扩大社会影响，丰富档案资源，促进校園建设，弘扬母校精神。继续教育学院的毕业生在毕业之后投入到社会的各行各业中工作，这是母校和学院的丰富资源，也是档案管理的丰富资源。学院方面可以通过多种纪念活动来加强毕业生和学院及母校之间的联系，发挥学生档案的激励作用，促进校园文化的和谐建设。校园文化和学院文化是一种隐性的教育力量，承载着整个高职院校以及继续教育学院多年来的辉煌发展历史，有振奋人心的激励作用和熏陶感化作用，有利于促进在校生的奋斗感和责任感，发扬毕业生的荣誉感和历史使命感。继续教育学院的学生档案也是衡量整个高职院校教育水平和办学水平的一把标尺，档案中记录的学生成长过程体现了学校的教育质量和教育水平，通过学生档案可以反映学生的毕业去向和就业情况，体现学校的社会影响力，这为总结与评价学校的发展水平，制定发展规划提供了一个重要的依据，也为在校学生能力的培养和综合素质的培养提供了一个标杆。

二、继续教育学院学生档案管理现状

由于部分高职院校对于继续教育学院中的学生档案管理工作没有给予充分的重视，所以在实际的管理工作中，存在着一些问题，比如说，继续教育学院档案管理工作者对于学生档案工作的积极性和主动性有待提高，对于继续教育学院学生的档案管理工作的程序和规范落实不到位，管理人员对于继续教育学院的毕业生动向的跟踪不到位等等。其次，有些继续教育学院还在使用传统的档案管理模式，管理工作的效率比较低，不能满足当前职业教育进步和发展的需要。

当前的社会科技的变化与发展日新月异，在这样的背景之下，继续教育学院的档案管理工作信息化和数字化也应该被逐渐地提上日程来，从而更好地满足继续教育学院毕业学生的需要，满足高职院校档案管理工作进步发展的需要。目前，高职院校继续教育学院的学生档案管理工作的相关服务功能还不够完善，无论是在学生档案的收集方面，还是在整理方面，加之档案甄别与分类储存方面都存在着种种问题，高职院校继续教育学院的档案管理工作现状值得我们深入思考，不能够让滞后的档案管理工作制约档案功能发挥作用。

三、继续教育学院学生档案管理问题的解决对策

1.建立科学化、制度化、规范化的档案管理工作制度

对于高职院校来说，继续教育学院的学生档案管理工作是整个学院档案管理工作的重要组成部分，做好学生档案管理工作有利于促进高职院校教育事业的良性发展。无论是在档案的规范化制度建立方面，还是制度的落实方面，相关部门都应该高度重视起来，明确档案的归档范围，落实管理人员的工作职责，说明档案的查阅条件，理清学生档案的交接传递，简化档案管理的烦琐手续，提高档案检索能力。通过建立学生档案的科学化管理体制，促进学生档案的查找和使用，便民利民，规范高效。除此之外，继续教育学院的档案管理工作还可以和整个高职院校的档案管理工作形成一体化管理模式，从而提高学院档案管理人员的进步和学院档案管理工作的规范化和有效化。

2.提高档案管理工作人员的规范化意识

首先，整个高职院校包括继续教育学院的档案管理人员都要提高对于学生档案管理工作的重视化程度，建立健全科学化、规范化的学生档案管理制度，在学生档案的收集和整理、检查和鉴别、核对和归档、追踪与落实、咨询和服务的方面应建立一套科学完整的档案管理体系。高职院校的继续教育学院档案管理工作人员还应该保持良好的职业操守和职业道德，提高自身对于档案管理工作的责任意识，严格按照档案管理的规划化需求来完成自己的工作。另外，继续教育学院的档案管理工作人员还应加强运用现代化的档案管理技术和手段，拓宽自身档案管理知识的内容，从而促进整个学院的学生档案管理工作朝着现代化和数字化的方向迈进。

3.落实毕业学生的档案追踪工作

在高职院校继续教育学院毕业的学生大多择业就业，成为社会各行各业的奋斗者和建设者，学院应该建立和毕业生密切联系的桥梁，和毕业生保持常态化的联络，建立团结友爱的校友会，多多关注校友的各类信息和新闻事迹。在校友通信录上面，及时筛查和更新，在档案信息跟踪方面，一定要让毕业生和母校紧紧相连，给毕业生了解母校的机会和渠道，关心母校的发展。通过毕业生档案的追踪工作，不仅能够更好地完成档案管理工作，而且能够丰富继续教育学院乃至整个高职院校的档案资源，凝结毕业生校友的情感和力量，扩大整个学院和学校在社会层面的影响，利于毕业生为母校的发展做出贡献。

四、结束语

学生档案管理工作的规范化管理，不仅可以体现学生档案的价值，而且可以促进整个高职院校档案的开发和利用工作，更好地为学校服务，为社会服务。因此，继续教育学院工作人员在在学生档案的收集、整理、保存、管理工作上一定要保证工作的有效性，促进整个院校的健康发展，扩大院校的社会影响力。

参考文献

[1]邓君汝.浅谈学生档案管理工作的重要性——以某职业院校为例[J].办公室业务，2020（07）.

[2]张芳，阿地力·多力坤.“互联网+”视域下高校档案管理存在的问题与优化路径研究[J].现代商贸工业，2020（23）.

作者简介

聂清莉（1977.03.20—），女，本科，重庆市沙坪坝区，会计师，现就职于重庆工程职业技术学院，主要从事成人学历教育、财务工作。