事业单位人事档案管理工作存在的问题及对策

任祥林

(黑龙江省交通投资集团有限公司，黑龙江 哈尔滨 150001)

1 事业单位人事档案管理工作存在的问题

(1)对人事档案管理工作的重要性认识不够。人事档案工作是一项默默无闻的工作，不像其他工作那样容易引人注意，也不容易取得明显成绩。长期以来，因人事档案管理工作是属于基础性工作，有些人员以及领导对人事档案管理工作存在着一些错误的认识，认为人事档案管理工作不是单位的主要工作，不重视人事档案管理工作，因此，一些单位未把人事档案管理工作纳入到议事日程，形成“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的状况。

(2)人事档案管理制度不健全。制度是行动的向导，没有一个健全的制度，工作将无所遵循。在制度方面，事业单位虽然现已建立了一定的规章制度，但还不够完善，对人事档案的收集、鉴别、整理、归档、查阅、更新等环节都缺乏具体的规定，致使应该归档的没有归档，该整理装订的没有整理装订，流动档案没有及时清理，造成档案混淆，需查的档案查不到。

(3)人事档案管理信息化程度不高。随着科技的速猛发展，现代信息技术已经在经济社会中得到了广泛的利用，但是一些先进的信息技术还没有充分地在人事档案管理中使用，有些事业单位仍采用原始的办法，将员工的个人信息、调动资料等人工录入，没有使用电脑进行资料检索或阅读档案。这大大地降低了工作效率的提升，也影响了人事档案管理水平的提高。

(4)人事档案人员管理水平不高。人事档案管理工作是一项头绪多、琐碎繁杂且连续性极强的工作，没有高素质的人员，就不能保证档案管理工作的质量。人事档案管理人员素质普遍不高，大多数人事档案人员身兼数职，大部分人员没有经过专业的档案知识培训就直接上岗，对档案的重要性、管档要求不太了解，对档案管理工作往往心有余而力不足，使人事档案队伍不能适应信息化时代和市场经济条件下对人事档案管理工作的要求。

2 加强事业单位人事档案管理工作的对策

(1)提高对人事档案管理工作重要性的认识。要想做好人事档案管理工作，就必须提高事业单位对人事档案管理工作重要性的认识，高度重视人事档案管理工作，把它放在单位队伍建设的高度来对待，将其纳入到议事日程，为人事档案工作提供必要的人、财、物等发展条件。并建立相关的档案管理小组，定期对人事档案管理进行相应的检查，如果发现问题可以进行及时地加以解决。

(2)建立健全人事档案管理制度。要做好人事档案管理工作，如果没有相关的管理条例来制约，就会导致管理工作比较杂乱，没有章法可循。所以应根据社会的发展，对人事档案管理工作相关制度进行相应的完善，从而实现人事档案的规范化、制度化。应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，并在抓落实上下功夫。尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度要进一步严格要求，更好地阻止虚假材料进档。

(3)实现人事档案管理信息化。随着信息化时代的到来和信息技术水平的不断提高，人事档案管理已全面进入信息化管理时代。在遵守各相关保密规定的基础上，不断加强人事档案管理的信息化建设，充分运用现代化技术和手段，建立新的人事档案管理工作模式，提升人事档案信息资源管理与利用效率。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容。

(4)强化人事档案人员的各方面素质。人的素质是人事档案管理工作有效开展的保证，离开了高素质的档案人员，人事档案管理工作将难以为继。人事档案管理工作是一项政策性、专业性较强的工作，需要管理人员具备过硬的政治素质、专业知识和爱岗敬业责任感，要选用具有高素质、高标准的专业人员来从事这项工作。因此，事业单位要注意加强人事档案队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事人事档案管理工作。要经常性地组织多种形式的业务培训，使人事档案管理人员能够及时掌握政策，不断掌握新的知识与技能，具备较强的学习能力，从容应对可能出现的新情况和新问题，充分发挥工作的积极性和创造性，更好地胜任人事档案管理工作。人事档案人员也要勤奋学习，努力提高自身的素质与政治觉悟，踏踏实实地做好本职工作。