档案管理模式改革在医院档案管理中的应用研究

翟凤芹

（淄博市中心医院，山东 淄博）

0 引言

医院的档案是医院发展的珍贵资料，医院档案管理部门负责了档案的收集、整理、鉴定、保管、统计以及提供利用等活动的管理工作[1]。档案管理就其基本性质以及主要作用来讲，是一项服务性、政治性以及管理型工作，该项工作虽然无法给医院带来物质财富收入，但其涉及了医院的行政管理、人事管理以及科研管理等多项内容，是医院经营和发展过程中不可替代的重要环节。医院档案是国家档案的重要组成部分，记录着医院发生的重大事件，储存了大量医疗科技成果，为我国医学科研工作的开展提供了非常重要的数据支持。随着我国医疗事业的发展壮大，医院档案数目、种类也在不断累积，因此对医院档案部的日常管理工作也提出了更高的要求[2]。通过复习文献可发现，当前我国医院档案管理中仍旧存在一些问题，需要进行改革，笔者结合自身工作经验以及相关文献报道，现就档案管理改革中存在的一些问题以及解决措施做以下综述。

1 医院档案管理模式改革的重要性

医院档案由医院发展过程中各类文档信息构成，这些资料信息与医院的发展息息相关，对档案的管理模式进行改革能够有效促进医院综合能力的提升。很多医院发展历史悠久，档案众多，内容资料复杂繁多，因此在医院档案管理工作实践中，如何提升档案管理的效率以及质量就成为了改革重点。目前我国医院处于现代化发展时期，医院档案管理的模式也需要与现代化进行结合，因此，实现档案管理现代化目标是档案管理改革工作的另一重点。在医院档案管理改革工作中，管理人员必须对当前档案管理存在的弊端加以分析，并针对性地与管理策略进行紧密结合，方能促进医院档案管理工作的可持续发展。

2 医院档案管理的现状

随着社会现代化的发展，无纸化事物以及办公自动化等事物的出现，使得医院档案生成方式发生了前所未有的变化，在现代医院管理过程中，更多文件的起草、签发、催办以及归档等流程需要在通讯线路和计算机当中进行，因此档案前身需要以机读文件作为主要形态，而档案自身自然也以电子文件形式存在，而这类档案的利用与纸质载体档案的利用方式具有较大差异性，而对两种方式档案的管理自然也存在较大差异。然而目前我国很多医院，尤其是部分偏远地区的基层医院，档案管理模式并没有与现代化发展要求相结合，因此在管理过程中仍然存在相当一部分问题[3]。

2.1 管理制度主次不清

随着我国医院发展速度的加快，医院运营和管理模式也向着多元化发展，因此传统单一的档案管理模式难以适应医院整体发展需求。各行各业档案管理制度各有特色，对于医院档案管理工作而言，管理制度主要分为医院文书档案和病历档案两种。然而就目前我国医院档案管理的实际工作来看，无法对这些档案内容进行清晰明确的分类，在对医院发展过程、未来发展方向、发展前景等计划性管理内容进行整理时也存在困难。目前很多文献报道，现阶段我国医院档案管理人员对档案内容的识别、分离保管等工作存在困难，反复保管现象普遍，增加了管理人员工作负担的同时也造成了人力、物力和时间的浪费。

2.2 管理人员专业素养仍待提升

很多医院的档案管理部门工作人员年龄相对较大，管理人员老龄化问题突出，大部分思想比较守旧，创新力度不足，对新事物的接受能力有限，加上知识层面相对陈旧，部分管理人员对计算机信息技术了解程度不高，在进行操作时不够熟练，对医院档案管理工作的发展势必形成阻碍。另外，部分工作人员对档案管理部门的认识不足，认为其为边缘性部门，领导重视度不高，因此工作积极性并不高，对工作责任意识不足，这些原因可导致档案管理效率低下[4]。

2.3 档案形式不统一，管理分散，缺乏完善管理制度

目前我国大部分医院档案管理已经实现信息化管理，但信息技术应用于档案管理中仍然存在局限性。医院档案整合性不高，通常来讲，医院各个科室对自身档案信息进行整理，资料共享性不高，而当出现特殊病例，需要进行借鉴时，就要对所有文书档案和病历进行查询，工作效率低下，对档案管理工作不利，另外，部分医院在档案管理过程中，仅能实现整理、收集与查找功能，缺乏反馈和分析档案功能，此外，很多医院缺乏完善的系统管咯模式，对科研和病例档案进行分离档案，在进行查找时，仅能搜索其中一方信息，二者之间联系被切断，全面性被破坏[5-7]。管理制度缺失是阻碍档案管理工作发展的另一重要原因，部分医院并未建立起档案管理监督制度，对档案建立方面没有统一要求，而部分经济发展相对落后的地区，医院对档案管理仍采取传统归档方式，在填制、装订等方面不标准，管理水平不高。

3 解决措施

3.1 加快档案管理体制的建立健全

要促进医院管理模式的改革，提升管理质量，需要对档案管理体制进行建立健全。明确相关人员的职责，将责任落实到个人，由专人负责专项，例如收集、保管由一部分人员进行、鉴定、归档等工作由另一部分人进行，落实责任追究制度，以此提升工作人员工作的谨慎性，同时还能有效改善管理工作混乱的情况。在进行管理时，做好材料接收和转入工作，具体：在借阅相关档案时，需2 人或以上持证明到档案室进行申请，经由领导批准后方可借出；科室与部门协调好，在正常情况下，某部门需要调阅档案必须向档案室提出申请，不可本人私自借出，也不可随意复印档案；在人事档案转入或转出时必须做好密封工作，审核完成后再次进行密封盖章[8]。

3.2 加强档案管理队伍建设

医院应当重视档案管理人员的工作发展，主动积极关心工作人员生活与工作，加强对工作人员的工作人员培养，充分激发工作人员工作积极性，同时促进其综合素养的提升。档案部门可定时组织业务知识培训，培养工作人员对现代化办公设备的掌握熟练度，同时提升其对现代化档案管理工作重要性的认知程度，掌握档案鉴别、整理、归类等技术，不断提升工作效率，确保档案内容完整性、真实性与实用性。建立一支具有高度责任心以及业务能力好的管理队伍。落实奖惩制度，充分调动工作人员积极性[9]。

3.3 不断对档案管理方式进行创新

档案管理部门需要重视对现代医院档案管理方式的革新。首先，对文书档案信息获取途径进行创新，在确保信息真实性的同时提升档案信息应用价值，让医院各科室和部门在应用档案时能够提升应用效率。另外，对于信息化办公系统不完善的医院来讲，要不断对档案管理工作的信息化进行深化，加快传统档案信息处理方式向信息化转变，提升收集、集中处理档案的效率，节约时间和人力、物力。同时档案管理需要建立多元化检索模式，可及时反馈问题，提升档案查询便利性。

4 结语

医院档案管理工作对医院的运营和发展有重要影响，因此需要加快思想转变、不断创新管理方式，建立健全档案管理制度，持续提升档案管理水平，是档案管理工作充分服务于医疗工作。