技工院校档案信息化建设影响因素与方法对策

刘倩 张培明

学校档案工作是学校基础性工作的重要内容之一。本文以技工院校档案信息化建设为切入点，对技师学院档案信息化建设发展情况和存在问题，提出应对策略，以期为在改革转型中的技师学院档案信息化建设提供帮助。

学校档案信息化建设通常以档案资源建设为核心，以计算机网络建设为基础，通过将纸质档案数字化，实现扩大档案信息资源开发利用目标的一项重要工作。近几年来，高校档案信息化建设得到了快速发展，但技工院校档案信息化建设更多地受制于学院前身、规模、发展和经费等方面的问题，信息化水平参差不齐，与技工院校招生和就业进出两旺，校企合作如火如荼的局面有一定差距。

1.技工院校档案信息化建设的必然性

1.1满足社会发展需求

随着经济社会发展和信息时代的到来，学校档案工作的内外环境发生了深刻变化。技工院校档案比如学生档案、荣誉类、人事档案、财务档案等或涉及个人职业发展，升迁提拔，职称评聘等，因此其重要性和真实性不言而喻，技工院校档案信息化建设对社会经济发展和高技能人才队伍建设意义巨大，引领技能人才有序流动，具有较好的应用价值和社会价值。

1.2提高档案利用效率

档案利用率是评价档案工作满意度的重要考量指标之一。技师学院档案工作不能停留在传统手工登记、简单电子检索的层面，纸质档案再通过扫描和人工录入形成电子档案，拉长了档案形成周期。师生在调阅档案时也费事费力，对档案服务工作的满意度也不高。

1.3拓宽档案服务范围

受档案管理现代化理念影响，现代档案管理逐步向多元化和多样化方向发展。对技工院校而言，除了学生毕业档案外，近几年，高校教职工的心理健康档案建立、学生心理健康档案、高校专题党建档案、专业技术人员继续教育档案等电子档案的发展，在实现档案多元化建设的同时也满足了研究的需要，提升了档案的利用效率。

2.技工院校档案信息化制约因素

2.1学院早期档案信息化难度大

以山东省为例，全省28 家技师学院，大部分为2004年—2005年期间以一个技师学院前身——高级技工学校为依托，多个学校和专业合并而成，（如：潍坊市技师学院、泰安技师学院、日照市技师学院、鲁南技师学院）办学历史有些甚至可以追溯到50年代，且当时档案形式多以纸质档案为主。受当时档案保管意识、人员素质、设施设备、人员场地等因素制约，个别纸质档案不同程度的存在损坏或者丢失的现象。学生档案电子化程度不高，教学档案和科研档案明显不足，因为年代久远，已无法全面反映当时技工教育现状，不能满足档案查询工作的需要，信息化过程也不能做到系统全面。

2.2传统档案存量大且内容单一

随着计算机网络技术的飞速发展，基础教育因受到高考因素影响，高考考生学生档案电子化从1999年开始推行。但技工院校毕业生的流向多为就业，因此，学生学籍档案及毕业证信息的查询随着人力资源和社会保障部门业务工作发展逐步过渡到电子化阶段。且近年来，随着双证互通的逐步实现，社会才逐步对技工院校毕业证书给予更多的认可，进一步推动了技工院校档案工作向电子化和信息化的转变。在此期间存续的纸质档案涉及党建、人事、学生、财务、荣誉等存量大，保存时间长，甚至由于人员变动和退休，个别已无从查证，且电子化程度不高，信息化推进有难度。

2.3现有档案信息化进程缓慢

档案信息化建设制约因素大。一是经费投入有限。技师学院经费来源多为财政拨款，随着档案安全管理的要求逐年提升，且综合档案室、电子档案室的建设不仅需要资金还需要场地，导致对推动档案信息化资金投入不集中，有欠账，影响档案利用率的提升。纸质档案师生调阅费时费力，满意度不高。二是档案管理专业人员缺乏。复合型档案专职人员很少，档案管理人员大多数是新手、临退人员或兼职的行政人员，缺乏档案管理的专业素养和综合素质。针对新技术、新软件、现代管理理念及信息开发应用等学习和培训不足，能力素质亟待提升。三是档案管理水平参差不齐。随着档案和保密工作力度逐年增大，档案管理制度跟进不及时，档案管理人员职责不明确，档案管理工作不够规范。

3.技工院校档案管理信息化建设的策略与分析

3.1提升档案管理的规范化建设

作为技工院校档案信息化建设首先要保证政策和规范先行。要进一步完善档案管理的相关政策，建立完善档案信息化处理的流程和标准，要统一格式、统一语言、统一链接方式。对录入数据和扫描图文上明确标准和规范，必要时可引入专业公司，并要做好数字监理工作。同时，做好对档案移交的审查制度，强化制度约束力，确保档案管理工作的科学性和有序性开展。此外，在技工院校档案利用方式和利用渠道上要有相应的门槛和权限，考虑档案安全，提高管理效率和水平，提升档案的利用率。

3.2加强档案人员专业素质建设

建立档案人员专业队伍。面对技工院校档案管理人员现状。开展线上和线下两种方式开展对现有档案管理队伍的培训，线下定期由档案高级职称人员对新进入档案工作的人员，进行基本必要档案知识以及信息化技术的培训工作;依托各省的档案信息网和档案远程教育平台，开展线上的档案继续教育培训工作;同时，开通档案人员的进修和晋升渠道，在增强业务能力的同时，逐步优化档案人员配置，满足档案信息化建设的需要。

3.3加强档案管理基础设备投入

考虑到技工院校的财政来源，在编制年度预算时，要进行综合权衡，作出中长期规划，为档案信息化建设提供经费保障，使项目建设任务能够持续有效推进。如必须要有档案基础性的网络设施、信息安全保障设备、数据库软件应用程序等，专业性的如档案扫描仪、声像档案非在线采集系统、档案室、陈列室等设备设施作为支撑。技工院校要不断提升设施和设备的利用效率，同时拓展经费投入渠道，努力寻求政府和社会的大力支持，早建成公众需要的数据库，进一步优化档案信息资源服务。

3.4做好档案工作的安全底线建设

各技工院校要加强档案的安全防范措施及教育。提升档案管理人员的安全意识，准确把握国家信息化建设的新趋势，广泛借鉴其他单位的新举措，以及档案工作和保密工作的新型技防手段，联合信息网络工作人员定期对档案管理屏障性和防护性设施设备进行定期升级，对电子存储介质进行定期维护。要依据国家统一的管理办法和技术标准，制定更加细化、更具操作性的实施细则，进一步完善档案安全工作环节，落实档案备份工作，抓好电子文档的一体化管理工作，安全责任管理落实到人，切实做到“以防为主，防治结合”。

结语

技工院校档案信息化建设是一项系统性很强的工程。各技工院校自身情况不尽相同，在推进档案信息化建设的过程中遇到的一些技术和非技术因素也最终制约着实现档案信息化目标的实现，各技工院校要根据自身的实际情况，强化思想，完善制度，分步实施，逐步推进，提升档案信息化建设水平，为以后技工院校未来发展打好基础。

参考文献

1黄丽，高校档案信息化建设的影响因素和对策[J].电子技术与软件工程，2020.（10）：259

2孙艳丽.高校档案信息化建设的影响因素分析与对策研究[J].情报科学，2012.（2）：254-258

3“双高计划”背景下高职院校档案工作优化路径研究[J]黑龙江档案，2021.（4）：224

[注：本文为2021年度泰安市社會科学课题（课题编号：21-YB-103）研究成果之一]