建筑工程施工图设计文件变更档案管理问题研究

赵敬莉

摘要：在当前的建筑工程档案管理中，施工图设计文件变更档案管理至关重要。施工图设计文件变更后如果不能及时入档，预示着建筑工程档案的归档工作没有完成，当然也不能保证建筑工程档案达到完整性的标准。从目前施工图设计文件变更档案管理情况看，首先施工图设计文件变更档案零散零碎，没有第一时间给原留存施工图设计文件合并存档，其次，入库不及时的问题也较为突出，影响了建筑工程档案管理工作的开展、调阅、查看、利用，对建筑工程档案的归档产生了较大影响，不利于档案的快速归档，对档案的完整性产生了较大影响。因此，应当立足建筑工程档案管理实际，制定有效的管理措施，解决施工图设计文件变更不完善、不及时的问题。基于此，本文展开了分析研究，以供参考。

关键词：建筑工程;施工图设计文件变更;档案管理

引言

建筑工程施工图设计变更是指一些施工企业在施工过程中遇到一些原设计未预料到的具体情况需要处理，或者工程在验收过程中相关住户业主所提出的有关问题在社会上引起重大关注的，经设计单位、建设单位以及相关部门同意，对施工图设计文件所进行的修改、完善、优化等活动。（任何单位和个人，未经相关部门允许不得私自对施工图设计文件变更）设计变更应以图纸或设计变更通知单的形式发出，相关发出的手续材料必须盖章、签字齐全。从建筑工程档案管理来看，施工图设计文件变更是重要的管理程序，变更档案资料只有按程序移交，并在规定时间内完成归档，才能够满足建筑工程档案管理的实际需要。但从目前施工图设计文件变更档案管理管理来看，还存在一定的问题，影响了建筑工程档案的归档。因此，应当根据档案管理的实际情况制定针对性解决策略，以满足建筑工程档案管理需要。

1 实施严格的施工图设计文件变更管理制度

1.1 细化施工图设计文件变更档案管理规定

对于建筑工程档案管理而言，施工图设计文件变更的归档是整个建筑工程档案的重要环节，也是提高、完善档案管理质量的关键，在施工图设计文件变更过程中，既要满足档案的全面性，同时也要保证施工图设计文件变更档案的及时性，避免施工图设计文件变更延误。为了解决这一问题，需要在建筑工程档案管理制度上对施工图设计文件变更档案管理的内容进行细化，对施工图设计文件变更档案变更时间、变更明细、变更内容、变更相关专业的计算书、各相关单位的盖章签字手续等要做出详细的规定。从档案管理制度方面规范施工图设计文件变更档案的管理行为，提高施工图设计文件变更档案管理的有效性，只有通过细化施工图设计文件变更档案管理规定，才能够保证施工图设计文件变更档案管理达到预期目标，提高竣工档案管理的及时性。因此，明确施工图设计文件变更档案管理的规定，能够提高档案管理效果，能够为建筑工程档案管理提供有力的手段支持。所以，细化施工图设计文件变更档案管理规定能够提高档案管理的有效性。

1.2 规范施工图设计文件变更档案管理行为

施工图设计文件变更档案在管理中会受到多种因素的影响，大部分的建设项目在实施评估、初步设计及竣工验收阶段大多是设计人员参加，该类人员缺乏相应的档案管理经验，而这些阶段形成的文件资料大多较为重要，因此，需要明确相关岗位人员的职责并加强管理岗位人手，使当前的施工图设计文件变更档案资料与原审查的施工图设计文件档案统一合并起来，这样才能保证施工图设计文件变更资料及时、完善归档。以便以后调阅、查询、利用的时候才能知道本工程哪里出现变更，能够做到一目了然。另外，由于对档案工作不重视，往往建设工程已竣工很长时间，施工图设计文件变更档案却一直不能按规定移交，或者出现重要的工程文件不全，并出现遗失、损坏等问题。因此，为了提高施工图设计文件变更的及时性，应当对档案的管理行为进行明确规定，并采取细化措施，使竣工档案管理行为能够在标准规范的要求下得以有效开展，提高档案管理的整体效果，满足档案管理的实际需要。通过提高档案管理行为的规范性，能够使施工图设计文件变更档案在管理中做到档案内容的全面性，按照施工图设计文件变更档案管理时间准时移交，避免施工图设计文件变更延误影响档案管理的实效性。因此，通过规范档案管理行为，能够使档案在管理中按照规范管理，使施工图设计文件变更档案管理在实施过程中能够满足规范性要求，能够在管理的准确性方面达标。

2 把施工图设计文件变更时间节点作为主要工作内容

2.1 明确施工图设计文件变更时间

在建筑工程档案管理中，应把明确施工图设计文件变更档案管理时间作为重点工作对象。之所以存在施工图设计文件变更延误的情况，主要的原因是在施工图设计文件变更时间方面没有明确规定，导致施工单位在提交竣工档案的过程中，没有明确的时间节点观念，影响施工图设计文件变更档案的管理。结合建筑工程档案管理实际，施工图设计文件变更过程中能够按照规定的时间节点提交档案资料，但在变更过程中存在变更顺序混乱、变更时间观念不强以及延误的情况。因此，应重点明确施工图设计文件变更时间，提高施工图设计文件变更的及时性，形成制度化和规范化，指导施工图设计文件变更档案的管理，通过施工图设计文件变更时间的明确规定，能够确保工程档案在规定时间范围之内避免在变更时间方面出现延误，影响档案资料的整体归档。

2.2 细化施工图设计文件变更时间节点

在施工图设计文件变更时间上应当将时间节點进行细化，对施工图设计文件变更工作作出详细的规定。考虑到档案管理特点以及档案内容的特殊性，只有对施工图设计文件变更的时间节点进行细化，才能提高档案归档的及时性和有效性，确保档案在变更过程中资料完整、时间准确、不发生遗漏。考虑到档案管理过程中的实际情况，在档案管理中，对于施工图设计文件变更时间节点的规定，应当充分考虑档案的审核特点和施工单位在档案整理过程中的具体情况，根据档案的内容合理规定施工图设计文件变更时间节点，确保档案在审核完毕之后，解决施工图设计文件变更中存在的时间不明确和变更延误的问题。因此，明确变更的时间节点，对提高档案管理的及时性具有重要作用。

3 采取施工图设计文件变更延误惩罚制度

3.1 对施工图设计文件变更工作实行奖罚机制

为了提高施工图设计文件变更的及时性，在建筑工程档案管理中，应制定工程档案归档的奖罚制度，调动工程技术人员及档案人员的工作积极性，坚决执行归档制度，做到有章可循，将工程项目归档资料的形成、积累和整理纳入工程技术人员和档案管理人员的职责范围，对归档工作做得好的有关人员给予适当的表扬和奖励;对于恶意造成施工图设计文件变更过程中存在时间延误和内容不全的情况，应当对项目科室进行处罚，建立施工图设计文件变更时间延误制度，对于没有按照规定进行变更的项目科室，应当视延误的时间和造成的影响情况进行处罚，对处罚的金额作出规定，对于项目科室不能够按照建筑工程档案管理的要求及时变更，造成建筑工程档案不能够及时归档，影响档案管理工作实效性的，可以制定强有力的处罚管理措施，如年底扣除部分钱款或者不能参加本年度的评先活动等，通过对项目科室的处罚以及处罚规定的建立和完善，规范施工图设计文件变更工作，使工程档案在变更中能够达到预期目标，提高施工图设计文件变更档案管理有效性。

3.2 强化对施工图设计文件变更延误的管理

施工图设计文件变更如果不能及时得到归档，最直接的后果是归档后难以更改，影响建筑工程档案的真实性，对整个建筑工程档案的管理会造成较大的影响，发生严重错误。为了强化对施工图设计文件变更的管理，应当对施工图设计文件变更问题进行有针对性地解决，制定并出台包括施工图设计文件变更延误处罚以及延误赔偿等相关管理制度，使施工图设计文件变更的延误得到有效避免，提高档案管理的有效性，通过出台具体的管理措施，能够使施工图设计文件变更档案在管理过程中，按照规定的内容、种类、时间及时变更，提高施工图设计文件变更的全面性和有效性，保证施工图设计文件变更档案管理速度能够达到规定要求，同时，还要提高施工图设计文件变更过程中的及时性和全面性，避免施工图设计文件变更不及时，以及施工图设计文件变更种类不全，造成建筑工程档案管理受到影响。因此，做好施工图设计文件变更的管理，对于提高档案管理工作效果具有重要意义。

4 结语

总之，通过对建筑工程档案管理工作的分析和了解，施工图设计文件变更档案管理的及时性关系到建筑工程档案管理的整体效果和实效性，只有对施工图设计文件变更工作作出明确的规定，并采取有针对性地管理措施，才能够提高施工图设计文件变更的及时性和准确性，保证建筑工程档案能够做到及时归档、及时整理，提高建筑工程档案管理的规范性。因此，对施工图设计文件变更工作进行详细的规定和管理，对于提高建筑工程档案管理工作质量具有重要作用。只有加强对施工图设计文件变更时间的控制，才能保证档案在管理中能够达到预期目标，提高档案管理的整体效果。

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