试析信息技术在事业单位档案管理中的应用

朱晓东

摘要：随着中国经济的高速发展，事业单位面临的压力不断增大。事业单位要想实现长效发展目标，要把档案管理作为工作重心，加强档案管理的信息化建设。档案管理在事业单位管理中发挥着重要作用，其管理质量对事业单位的发展会产生重要影响。事业单位要不断创新档案管理方式，充分利用先进的信息技术，构建档案管理信息化建设模式。文章分析了当前事业单位档案管理的现状，探讨构建档案管理信息化建设模式的具体策略。

关键词：信息技术;事业单位;档案管理

引言

随着目前信息时代的不断深入发展，信息技术在社会上的各个行业及领域内也都有着广泛的应用，且在实际应用中也表现出明显的优势。基于此，在当前的事业单位档案管理中，对信息技术需要合理应用，实现档案管理情况的改善，促使档案管理信息化的实现，这样有利于档案管理水平及质量的提升，为事业档案资源的利用及档案价值的更充分发挥奠定理想的支持与保障，达到新时期档案管理的要求。

1事业单位档案管理概述

在信息时代未到来之前，我国事业单位内部档案记录大部分都是纸质记录，然后以牛皮袋封装保存，最后依据类别及时间在不同档案架中进行保存。然而，由于事业单位都是为实现人民群众需求，为人们提供服务而设立的，各个事业单位每天都需要接触大量人群，因而档案管理也就成为比较繁重的任务。这些纸质档案若保存不合理，管理不严格，则会导致档案丢失情况的产生，这对于档案信息的完整性及完全性会产生不利影响。由于传统档案管理中存在着一些问题，已经无法与当前社会快速发展相适应，也无法满足当前人们的实际需求，在事业单位的档案管理方面也就需要改变以往的方式。在当前我国信息时代不断快速发展的背景下，信息技术发展也越来越成熟，应用范围也越来越广泛，在档案管理中的应用就是其中比较典型的一个方面。然而，由于档案管理改革的时间仍比较短，事业单位内部的档案管理仍在传统管理转变为现代化管理的过程中，并未完全实现转变，在这种情况下也就需要对事业单位档案管理中信息技术的应用进行进一步研究，以便更好将信息技术融合于事业单位的档案管理中，使事业单位的档案管理创新及完善具有良好的技术支持。

2信息技术及其在事业单位档案管理中的优势

2.1推动传统档案管理模式优化

在传统的人力资源档案管理工作中，存在着工作效率效果偏低的问题，且难以实现档案资料的随时调取。而在其中引入大数据技术、信息技术就能够避免上述问题的发生，实现人力资源档案管理工作模式的优化创新。同时，由于在基于大数据技术的人力资源档案管理工作中更多的应用了电子档案，所以档案资料损坏现象得到明显的缓解。此时，事业单位可以结合其现实情况与需求，形成新的、针对性更强的、可行性更高的人力资源档案管理工作模式，也促进了档案资源安全水平的进一步提升。

2.2提高工作效率

随着科学技术的发展，我国信息化普及程度不断提升。因此，在事业单位的人事管理工作中应用信息化技术，可以使事业单位中的人事管理工作效率得到显著提升。一般来说，事业单位人事管理部门工作内容复杂烦琐，一方面要做好日常管理工作，如工资的审核发放、职称评审、年度考核、档案保管等多个方面，另一方面还要做好例行工作，包括政策的解读、文件查询等。传统人事工作开展中多是通过人工的方式进行，会占用人事管理人员大量的时间，因此，导致事业单位人事管理效率低下。而在信息化建设中，利用信息技术能够将人事管理人员从中抽离出来，通过信息技术的应用实现了工作流程的优化，也使得日常工作的开展更加的便捷，从整体上促进了工作效率的提升。

2.3实现有效沟通

事业单位人事管理部门在日常工作开展中需要和多个部门进行协调和对接，传统人事管理模式主要是人力逐一通知为主，不仅增加了人事管理人员日常的工作量，还会影响到实效性，导致工作效率停滞不前。而在人事管理信息化建设的过程中，利用信息技术可以构建交流和对接的平台，利用网上交流平台促进部门与部门之间的沟通和协调，不仅可以节省人事管理人员的时间，还提高了实效性，促进了工作效率的提升，与此同时，对事业单位的發展奠定了坚实的基础。

3提升信息技术在事业单位档案管理中的应用对策

3.1合理使用电子档案

（1）档案管理人员需要转变传统档案管理意识的同时，主动学习电子信息管理操作的技能，主动开展电子档案管理编研业务，充分展示档案管理的内涵，在建档的过程中有效获取关键词进行归类存储，一边提供更加快捷、准确的档案信息服务。（2）对档案信息进行电子化目录生成，这是为保障信息提取的便捷性。编制目录后，可以非常清晰地了解不同信息的内容了及存储位置。同时方便在遵守保密规定的同时对这些信息进行查阅，对于保密级别不同的信息进行分级管理，保障这些信息的安全性与可靠性，避免因管理不当而造成的信息外泄。这也是为后续信息电子化管理提供基础。（3）电子信息完成建档后，需要对调用信息的单位进行准确的登记，其中内容需要有明确的划分，内容包括使用人的自然信息，这是为保障信息安全而采取的措施，是为方便对电子档案的合理利用。

3.2提升档案管理人员的业务能力

管理员工的工作心态与业务能力对档案管控工作的作用是显著的，能够将，在既定视角下攸关档案管控工作的效率。从事档案管控的员工处于前线，在日常管控工作中出现的矛盾，都需要深度地实施探讨与改善。并且，有关各部门间还必须强化交流力度。面对档案管控工作的具体难题与弊病，对有创造性、给出对应化解模式的工作者一恰当的奖励，构建健全的奖励体制，如此能够让员工最大程度地发挥主观能动性，矫正自身的工作心态，提高工作能力。

3.3强化信息化安全建设

在事业单位人事信息管理安全性建设的过程中要做好以下几个方面：第一，以制度保障安全，即构建人事信息资料信息化管理规章制度和安全标准。第二，构建硬件安全保障体系。一方面，建立恢复机制，强化数据备份，规范借阅机制，以此来保障人事信息储存和使用的安全性。另一方面，建立满足信息安全的防火墙、信息安全防护设备，防止数据入侵等事件发生。第三，加强管理人员的安全教育，使其形成安全意识，掌第四，实行人事信息资料的分开储存，将纸质档案盒数字档案单独储存，确保其安全性。

3.4摆正理念并引入新型信息技术

采用数字化技术搭建档案管理系统以后，应该做好档案的管理和收集工作，做好目录的检索和目录编制工作，体现档案管理带来的收益。还需要不断引入新技术来充实档案管理，采用云计算技术，依据用户的指令，检索出各类信息资料，以满足档案管理的需求。同时，发挥数字化技术虚拟化的特点，建立云计算平台，实现信息的及时更新。还需要采用专业的采集设备，如OCR等，将传统的纸质文档电子化，降低档案收集过程中的人力物力损耗。

结束语

综上所述，大数据时代下对事业单位人力资源档案管理开展创新具有极高的现实价值。通过优化调整档案管理机制、持续强化管理的信息化建设、更新管理思想与方式、组建优质的管理人才团队、搭建人力资源档案数据库，促进了人力资源档案管理工作效率效果的提升，推动了事业单位人力资源档案管理工作的升级。

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