学校电子档案管理的实践探索

郝佳

摘要：在时代不断发展的背景之下，我国高中学校的教学工作逐渐朝着多元化的方向发展，高中阶段是学生进行文化知识提升学习的关键时期，为学生今后步入高等学校的学习奠定基础，信息时代的到来也为高中的档案管理工作提供了新的出路，借助电子档案开展工作，能优化当前高中学校的日常办公效率。与传统的档案管理方式相比较，电子档案在一定程度上能减轻工作人员的工作量，提升工作效率。

关键词：团队;规章;安全;档案;管理

随着我国高中学校各项工作不断发展，档案管理工作面临着比较大的压力，为了较好的优化学校档案管理工作，关注电子档案的发展和有效管理必不可少。在当前档案管理工作的基础上，工作人员需要明确开展电子档案管理的意义，进而有针对性的开展电子档案的管理和保护，促使电子档案在学校各项工作中发挥比较大的作用。因此，学校应该积极探究电子档案管理工作的开展，为高中各项工作的开展提供保障，减轻工作人员的档案管理负担。

一、学校电子档案管理的意义

1.提高档案的使用率

在信息技术高度发达的今天，各种资源更加注重的是共享，在同一时间内让资源惠及更多的人，发挥出资源最佳的效果。档案管理中的电子檔案就能很好的实现这一点，通过电子档案的管理，能够把档案储存于计算机之中，在查阅档案的过程中能够在同一时间内分享给更多的人。特别是借助互联网的技术，能够把允许分享的电子档案分享给网络上更多的人群，彻底改变了以往纸质档案的局限性，实现了档案资料的共享，提高了档案的使用率。

2.提升档案的管理效率

以往的纸质档案需要耗费很多的人力和物力来进行管理和查阅，同时需要配备足够的空间来储存档案。现阶段通过档案的电子管理，能够把档案都储存于计算机内，在节约人力物力的同时，而且节省了档案的存放空间，节约了一部分档案的管理资金。除此之外，电子档案的管理过程能够更加快速高效的把档案进行分类和储存，极大的提升了档案的管理效率。

二、学校电子档案的管理要求

电子档案的管理和以往的档案管理要求是更加严格的。其一就是档案的完整性，只有完整的档案信息才能为单位的发展和提升提供良好的促进作用，特别是电子档案的复杂多样，工作人员在整理和归档的过程中必须保证电子档案的完整;其二就是档案的原始性，档案是用来佐证的，以往的纸质档案的原始性是可以很好的保证的，而电子档案需要把纸质档案转化为电子数据，因此，在管理的过程中就要注重电子档案的真实和原始，确保电子档案的有效;其三就是档案的安全性，纸质档案容易受到环境等各种外界条件的影响，而电子档案容易受到各种网络病毒的侵袭和破坏，一旦被破坏会给档案造成很大的影响和损失，造成档案的泄漏和流失。因此，电子档案的管理必须注重档案的安全，在管理的过程中要保证电子设备所处环境的安全，以防止电子设备的磁盘等受到影响。

三、学校电子档案管理的实践

1.优化档案管理团队建设

管理人员是电子档案管理的重要组成部分，电子档案管理工作人员的素质和专业知识，直接决定了档案管理的效率。在高中学校首先需要强化档案管理队伍的建设，提高档案工作人员的基础知识和专业技能，为学校各项工作的开展创造有利条件。高中学校在选择工作人员时，应该综合选择学习能力强，道德品质端正的工作人员，这样在今后的工作中才能认真负责，避免档案管理工作出现错误。同时高中学校必须要加强对档案管理队伍的管理，也可以从社会中招贤纳士，将电子档案管理的队伍不断扩大优化，从而实现高中学校电子档案的高效率发展。必要的情况下，高中学校应该积极组织工作人员进行培训学习，让档案工作人员主动学习计算机的操作技术，并且培养其道德素养和职业素养，避免学校的各种人事档案资料外漏，为社会造成不良的影响。各个学校的档案管理模式各不相同，学校可以组织工作人员互相交流学习，学习其他学校高效率的档案管理方式，而不再是闭门造车低效率的进行档案管理工作。工作人员在交流学习的基础上进行电子档案的创新管理，为学校的各项工作开展提供保障，促使学校朝着更好的方向发展。

2.完善档案管理规章制度

当前高中学校档案管理工作的开展，离不开制度层面的建设，完善的规章制度可以对档案管理工作人员进行工作内容的指导和约束，确保各项档案工作有序开展。在制定规章制度时，不仅需要完善电子档案资料的建设制度，还需要对后续工作的开展进行调节和保障，关注电子档案资料的收集和获取，确保档案资料的完整性和可靠性。这也是需要在档案收集时做到各项工作的严格把关，层层审核，针对档案中存在明显漏洞或错误的现象进行调整，避免影响到后续档案的使用和开发。当电子档案收录完成之后，需要对后续的电子档案进行查阅，这也需要学校进行专门规章制度的制定，并不是任何人都可以随意使用电子档案，而是需要严格的使用流程，确保电子档案使用的合理规范，避免工作人员在使用档案时出现严重混乱的问题。工作人员在档案整理归档结束之后，需要定期对档案进行更新，对于有秘密等级的档案，要有专人负责进行档案的管理，在完善规章制度的管理下学校的档案管理工作才能有条不紊的开展。

3.加强档案内容安全管理

电子档案管理中最重要的就是对档案进行安全性的管理，在确保安全管理的状态下进行使用。因此，作为档案管理工作人员，首先应该加强档案内容的安全管理。在进行档案建立时，应该对电脑的安全状态进行识别，在反复检测确保安全的前提下进行档案的创建。在档案管理和使用时，也要随时检测电脑的病毒侵袭情况，确保使用电脑的安全性，预防出现档案被盗取的情况。在对电脑软件进行升级时，一定要注意电子档案处在安全的环境下，做好软件的监督和档案的备份工作，避免由于电脑停止运行和断电而造成资料的遗失。安全性是确保档案工作开展的前提工作，档案管理人员需要时刻保持高度警惕，定期对电脑病毒进行查杀。必要的情况下学校也需要对档案管理工作人员进行培训，掌握档案安全管理的要领，进行档案的更新和使用时要按照学校的要求，确保档案更新的及时和完整。因此，高中学校不仅要关注学校的教学质量，还需要关注档案管理的有序开展，在确保安全的前提下进行各项工作的开展。

四、结语

电子档案管理能有效提升高中各项工作的效率，对学校的发展起着重要的作用。但是当前电子档案在高中学校的使用中依然存在问题，需要工作人员端正自己的态度，积极学习先进的技术开展档案管理工作，让学校里的教职工正确人事电子档案管理工作，并且积极配合工作人员开展档案管理，使学校的档案管理得到有序开展，加强档案安全管理，最终使高中学校的人事档案和学生的成长档案能够做到归类管理，实现档案的高效率和高质量管理目标。

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