新医改形势下的医院档案管理改进对策分析

孙赛 牡丹江市妇幼保健院

医疗档案的管理工作作为医院工作联系的紧密一环，在患者病情的归档以及做好协调等方面发挥着重要的作用。因此做好医院档案的管理是医疗工作的一大重点。目前在新医改的推动下，随着对医疗档案管理的重视程度进一步增加。近年来，越来越多的医院重视医疗档案管理，做出一定程度的改革创新，并且在原有管理方式上不断进行改进。随着智慧医院等提议的不断相应。医院档案管理对于未来医院的发展具有重要的作用，医院档案管理不仅影响到医院的整体经济收入与运营情况，同样会关系到医院工作人员的个体收入。由于在医院档案管理中涉及到大量的病例资料，有效管理不仅可以通过档案查询来总结经验，在患者入院治疗后能够通过数据库调出以往的病例档案，使得治疗更加的可视化以及透明化。缩减患者在治疗前的检查时间，还有助于医院总结治疗经验，不断提升医疗技术，而且可以对医院的发展作出更加准确判断，明确医院的发展方向，对于医院的长足发展和经营具有重要的指导价值[1]。然而，在现阶段下，受到以往传统的医院管理模式的左右，大部分医院的档案管理水平仍然存在着较大的问题，比如档案管理人员的工作效率低下、档案整理的杂乱不堪，虽然适应了档案整理的要求，但是无法实现有效的调用，档案管理效用无法充分发挥。所以在新医改形势下，医院档案管理改进迫在眉睫，在本文中，我们探讨了在新医改形势下医院档案管理存在的一些问题以及面临的考验，并依据问题给出相应的对策建议。

一、新医改形势下的医院档案管理的问题

（一）缺乏政策支持

政策支持作为一项新兴改革进行的重要动力，一直扮演着重要的角色。同样在新医改形势下的档案管理改革也面临着政策支持不足的问题。但是在由于现阶段医院档案管理信息化水平并不完善，缺乏经费的投入。虽然医疗事业的发展往往离不开临床的建设，但是多数医院高层只关注临床医学的发展，尚未能够完全认清医院档案管理这一基础性的工作在医疗卫生系统中扮演的重要角色，重点的偏失使得多数医院在临床医学的研究上投入大量的人、财、物，以便开展广泛的研究，争取能够有新的临床成果以及突破，但是对于档案建设管理并不重视，这直接导致了在档案管理中缺乏资金投入和人才投入，档案室缺乏硬件设施与档案管理专业人才，资金、人才、设备的不足直接制约了医院档案管理的发展。此外，由于医院高层对档案管理的认识不足，缺乏完善的系统管理软件，对于缺少的系统软件部分，大多选择外包合作的方式进行，多数医院使用软件公司开发的产品进行管理，但是外包的方式在一定程度上减弱了档案管理的精确性，且无法进行有效的监督，往往无法保障产品管理质量，在后续更新和系统维护上无法满足医院档案管理的长期需求，最终影响到医院的整体运营。

（二）缺乏完善的管理制度

医院档案管理的最终目的是实现档案在医疗系统内部的有效调取，实现资源的合理利用以及分配，但是由于现阶段医院档案信息管理并没有统一的管理标准，很多医院使用各自的档案管理体系，这些医院之间的差异具体的表现在医院档案管理上缺乏统一的信息交换和使用标准，由于医院之间的差异性过大以至于资料提取时效率低下。同时对于医疗档案管理的手段先进性直接关系到信息的能够调取，如部分医院档案收集和归档方式过于落后，没有引进先进的管理方法，而采用传统的纸质档案保存方法，很容易导致档案丢失，同时纸质版的资料容易受到外界条件的影响而产生档案腐蚀等情况[2]，同时由于医院档案资料的存档较大，纸质版资料为资料使用的查找增加了极大的难度，使得资料调取花费的时间更长。此外，档案管理中缺乏健全的流程与规范制度，导致部分档案在保存中容易出现缺失和失误等问题，在后续使用和对接中会出现一定问题，降低管理效果。

（三）缺乏高质量管理人才

医院档案管理工作看似对于专业能力的要求较低，但是在管理过程中往往涉及到更加广泛的技术以及医学等相关知识。目前现阶段，很多医院仍然采用传统的管理方式，不注重档案管理专业人才的引进，缺乏档案管理的专业化人才，专业人才数量相对较少，很多担任档案管理的人员多数是由退休的行政员工来兼任，以至于档案管理上缺乏专业素养，在档案整理的过程中出现的一些不清楚的问题时不能够及时有效的处理，导致档案记录的失误。同时由于年龄以及多方面其他问题的影响，部分工作人员缺乏专业理论知识和技能，对电脑使用方法不熟练，无法有效操作管理系统，档案录入的效率低，容易出错，导致医院档案实际作用难以发挥，一定程度上对于档案管理质量的提升出现阻碍[3]。此外，很多档案管理人员均属于兼职或从其他科室借调人员，缺乏档案专业背景，缺乏高素质的人才，无法提出管理工作优化意见，甚至容易导致档案收集和归档工作处于混乱状态，对于医院档案管理信息化管理进程并无积极作用。

（四）档案管理和医疗建设未同步发展

医疗建设目标是一个医院发展的核心以及方向，关系着医院资金、技术的配置以及建设重点。多数医院在远期和近期的发展目标中将医院医疗设备、技术人员支持、基础设施建设等规划的较为详细，但是档案管理在认知中作为医疗系统的一个边缘工作，对于档案管理方面往往缺乏长远的规划，甚至是未将档案管理纳入到未来规划项目中，以至于档案管理水平和医疗建设无法同步进行发展，最终使得医院建设出现无法全面发展以及“多条腿走路”的目标。多数医院档案管理水平较为滞后，不仅影响了管理质量，同样影响医院业务水平的整体升高。随着时代的发展，医疗档案建设内涵与外延不断出现变化，在医院档案管理中，档案的范围从最开始的病历档案、照片档案、人事档案演变为现阶段的科研档案、病理切片档案、胶片档案、设备检查图文档案、声像档案、荣誉档案、计算机磁盘档案、数据档案等等。因为对档案管理纳入时没有确定的要求，档案管理的过程更多性的依赖于医院的经验以及判断，因此在工作中很多医院结合自己的实践经验进行档案管理，导致一些应该纳入管理的档案未纳入实际管理中，导致了应有档案的缺失，但由于档案的时效性，对档案的后续补充工作量以及难度性都十分大，造成不可逆的缺失。档案管理的主要目的是实现档案的利用和研究，但是部分医院缺乏对档案的重视程度，无法真正的实现档案管理服务于医疗管理，不利于医院的建设以及后续的发展。

二、新医改形势下的医院档案管理改进对策

（一）加大对档案信息化建设的资金和人力投入

医院档案想要实现信息化建设，首先需要得到硬件与软件的支持，需要充足的人力与物力支持。这就需要医院高层对于档案的信息化管理高度重视，加大设备的购进和专业人才的招聘[4]。建立健全信息化制度管理方式，积极修订并完善档案管理内容、工作流程，以保证档案管理的效率，使档案管理顺应医院长足发展的需要。此外，要强化档案管理法的学习，提升医院职工的档案意识，尤其是领导层的档案管理意识，将档案管理纳入到医院管理的重要内容中，将档案管理作为医院长足发展的主要管理内容之一，大力宣传，提升各级人员对档案管理的认识程度。

（二）制定完善信息化制度管理方法

为了提高医院档案管理效率，实现现代和数字化管理方式已经成为趋势，这就要求档案向无纸化方向转变，首先，将纸质档案转换成电子档案，使用先进的扫描设备和软件，在原有纸质档案的基础上进行转换。其次，还需要对档案进行定期维护，预防出现数据丢失的问题。最后，做好软件和系统维护，引进先进的技术时还要对档案管理的相关工作人员进行培训，如软件使用、维护、升级、防护等。在完善档案管理中需要考虑档案的安全性，加强系统安全防护，同时培养档案管理人员的职业道德，避免档案丢失与泄露[5]。

（三）建立高素质的医院档案管理团队

人才是医院档案管理重要生产力，也是档案管理的核心。一方面，优化档案管理队伍，加强对管理人员的专业培训，帮助相关人员了解档案管理的基本知识、管理模式、档案应用价值等，提高档案管理人员对档案的重视程度，实现医院档案管理的科学性和高效性。另一方面，提高管理人员素养，例如，医院可以邀请专业档案管理人士进行培训，也可以组织档案管理的相关工作人员到社会培训机构学习，充分激发档案管理工作人员的工作积极性。可以在培训过程中为在职档案管理人员营造互动平台，以供工作人员分享工作经验，培养档案数字化管理的操作能力，不断提高档案管理工作意识[6]。

（四）强化信息化建设

想要实现档案的信息化建设，就需要引进现代化的档案管理设备，推动信息化建设与档案管理相整合，结合现代互联网技术来开展档案的管理工作，随着科技的发展，医院档案不断增添新的管理内容，使档案载体变得更为多样。现阶段，多数医院已经实现了计算机管理，例如，电子病历管理等。多数医院实现了数据库形式的文本储存管理，在CT等影像资料管理中也逐渐实现了信息化管理，不仅可以减少库存容量，还有利于检索。

由于医院档案具有较高的保密性与专业性，是医院综合发展的重要资源内容。若实现了档案信息化管理，不仅可以实现高效档案储存和便捷利用，还可以促进医院的长足发展。在医院信息化管理进程中信息技术提供了较为便捷的服务，然而电子产品更新换代速度较快，并且使用年限与支持年限具有一定的限制，想要实现信息化档案管理，需要周期性的软件技术设备更新。通过设备技术的更新换代来降低设备使用故障和病毒等问题[7]。所以强化信息化建设，在医院档案管理中具有重要的作用，不仅可以更好地推动医院建设的发展，还可以更好地服务于患者，提高医院管理力度，加强改革工作，提升整体效益，拓展信息服务内容，不断提升医院核心竞争力，并且实现医疗资源的信息化共享等等，实现医院核心竞争力的提升。

（五）提升档案时代性

医院档案不同于其他场所的档案管理，医院档案涉及的业务种类较为多样，门类比较复杂，并且部分档案的形成跨度上涉及年度较多，在收集和整理中相对较为繁琐。为了更好地保障档案管理的准确性，就需要提升档案的时代性，将档案管理做到与时俱进，保证档案真实性、可靠性。档案管理的主要目的是实现档案的利用和开发，通过档案深层次的开发，可以更好地实现档案管理价值，为医院和患者进行更好的服务。提升档案的时代性，可以利用档案来为医院来创造更多的社会与经济利益[8]，提升档案管理在医院整体管理的重要性，实现档案预约服务机制，优化档案借阅线路运行管理标准，不断实现借阅管理的简便化、规范性与保密性。

三、小结

在本文中我们分析了目前档案管理工作存在的四大问题，第一，缺乏政策支持，现阶段医院档案管理信息化水平并不完善，缺乏经费的投入。多数医院高层只关注临床医学的发展，尚未能够完全认清医院档案管理这一基础性的工作在医疗卫生系统中扮演的重要角色。第二，管理制度的不匹配使得资料利用效率低下，现阶段医院档案信息管理并没有统一的管理标准，很多医院使用各自的档案管理体系难以实现有效互通。第三，专业性人才缺失，目前医院仍然采用传统的管理方式，不注重档案管理专业人才的引进，技术以及相关知识的掌握程度低下使得档案管理缺乏效率。第四，档案管理的边缘化，档案管理方面往往缺乏长远的规划，甚至是未将档案管理纳入到未来规划项目中，以至于档案管理水平和医疗建设无法同步进行发展。基于目前存在的一系列问题，我们从五方面给出了建议以及解决方案，分别是加大对档案信息化建设的资金和人力投入、制定完善信息化制度管理方法、建立高素质的医院档案管理团队、强化信息化建设以及提升档案的时代性，使档案的发展适应新医改形势的要求。

综上所述，现阶段，新医改形势对医院档案管理提出了更高的要求，随着信息化技术的发展与应用，国家和省行政部门对医院病历档案信息采集提出较高要求，要求档案为大数据分析提供有效数据，并且通过档案管理情况来掌握医院的整体运营态势，为医保部门的采购与决策提供科学的数据分析，进而提高医疗行政部门档案管理效果[9]。医院档案是反映医护运营发展的资料，医院档案是日常工作的基础和参考，反映了医院过去一段时期的工作历史。新医改形势下医院档案管理改进对于医院健康发展具有重大现实意义，需要医院不断结合实际发展经验和医院自身情况进行管理方式的调整，提高对医院档案管理重要性的认识，完善档案管理机制，提高档案管理人员综合素养，切实提高医院档案管理的整体质量，为医院可持续发展奠定基础。