加强人事档案管理促进医院人力资源可持续发展分析

王文燕 张家口市第一医院

医院人事档案是指医院医护人员在医疗、科研等过程中形成的文字材料，其反映了医护人员的思想品德、专业能力、工作业绩和科研水平等方面的情况。人事档案及其管理工作在医院建设中起着不可替代的关键作用，为医院领导提供各类人才信息和用人依据，为劳动工资制度改革、医院各类专业技术人员的职称评定和医院职工享受各类福利待遇提供依据，是医院人才开发的重要资源。基于此，本文就针对加强人事档案管理促进医院人力资源可持续发展展开详细的分析与探讨。

一、加强医院人事档案管理的重要作用

医院人事档案能对医院工作人员自身业务能力、个人发展经历、不同发展历程进行精确化记录，在当前人力资源管理过程中，可以基于医院医务人员个人发展档案来掌握其个人发展经历，获知其专业能力。还能通过档案信息分析员工个人发展潜力，有助于医院在长期建设中发掘更多人才，为医院人才选拔提供参考信息。通过对人事档案中包含的多项信息进行分析阅读，能全面掌握员工自身专业特长，依照个人能力以及发展特点做好岗位配置，全面遵循因人设岗基本原则。这样才能更好地实现人才高效化利用，促使员工在各个岗位中能全面发挥个人才能，保障人力资源高效化配置，提高现代化医院综合医疗救助水平。在人事档案管理中，整理多项信息资料，便于医院管理人员对内部人力资源建设情况合理划分，判定现有人力资源能否有效适应现代化医院发展基本要求。对医院现阶段人才队伍建设现状进行分析，制定科学化的人才培养计划，加速医院人才队伍建设。

二、医院人事档案管理中存在的主要问题分析

（一）人事档案管理的规范性需要进一步提升

随着人力资源开发研究的深入及人事制度的完善，对于人才选拔、管理的制度与程序也不断地优化与完善。但是实践中某些医院仍然实施以前滞后的档案管理规范，未对新规定予以补充和在日常工作中进行体现，导致了部分工作的不完善。例如：对于部分离退休医护人员的档案未予以高度重视，未及时移交相关部门，导致一些重要材料的丢失与档案移交的不规范与不及时。同时，由于以前制度的不规范与滞后性，致使部分鉴定材料、内容不齐全，为职工在今后出国、升迁、职称评审、工作调动等方面带来了不便，影响了正常的人事关系。

（二）人事代理服务无法满足需要

在市场经济条件下，人事代理服务已成为医院管理外聘人员档案的重要方式。由于部分医院发展规模的扩大，对于医护人员的需求量也不断增多，但在实践中出现了专业技术人员编制与实际需求量之间的不相符的情况，因此需要招聘大量地临时、外聘人员，以人事代理服务的方式管理外聘人员的档案。一方面人事代理服务的费用逐渐增高，另一方面由于部分人事代理服务机构的不专业，其业务仅限于简单的档案收集、存放、保管等，缺乏系统、完善的医院人事档案管理规范与流程，对档案的补充、装订、管理等缺乏规范性与及时性操作，不能全面地反映聘用人员的基本情况与信息，从而失去了医院人事档案管理的核心作用。

（三）人事档案管理队伍建设有待加强

提升人事档案管理队伍的综合素质是人力资源开发的重要内容之一。人事档案管理队伍的水平与人力资源的可持续发展息息相关。由于医院部分编制与人事档案管理专业技术人员的紧缺，人事档案管理人员通常缺乏专业性，并且流动性较大，没有稳定专业的人事档案管理队伍，使人事档案的机密性与完整性不能得到有效保障，未能真正发挥医院人事档案管理在人力资源开发中的关键性作用。此外，缺乏系统的培训机制。部分档案管理人员对于医院人事档案管理的最新规范与细则不够熟悉，缺乏对于具体操作流程的学习与培训机会，未认识到其在人力资源管理中的重要作用，仍然沿用传统的档案管理模式。没有完善的档案管理队伍培训机制，不能及时将新鲜血液注入到管理队伍中来。

（四）人事档案管理手段与方式需要进一步改进

在人力资源开发过程中，医院人事档案管理的方法与手段需要进一步改进。由于设备与办公场地的局限性，缺乏专门的人事档案管理系统软件与办公场地。一些人事档案管理职能是由办公室承担的，没有专门的人事档案管理部门与队伍。同时，人事档案管理技术未能与时俱进，没有实现信息化与专业化，仍然采用传统的手工登记、整理等方式。这不仅不利于人事档案管理工作效率的提升，而且不能为人才的晋升、选拔提供有效、及时的信息。充分利用先进的科学技术，实现人事档案管理的信息化与专业化，是人力资源开发的正确方向。

三、医院人事档案管理问题产生的重要原因

近年来，各领域发展较快，医疗制度不断完善，医疗技术日益进步，医院传统的人事管理开始转为以人为本的管理，人力资源在现代化医院发展的重要性日益显现。医院人事档案是医院人才选拔、培养、聘用的重要记录，在现代化医院发展中占据重要位置。在当前信息化、网络化发展时代，传统医院人事档案管理中存有的各项问题日益显现。问题产生原因主要是以下几点：首先是当前医院注重发展医疗事务，对人事档案管理欠重视。对于人事档案管理存在应付心态，在后续管理中缺乏良好的工作态度，材料整理不规范以及归档不及时，会导致材料出现错装、缺失、损坏等问题。有部分档案管理人员从人事管理部门调任，专业化的管理人员配置不足，人员流动性较大。部分人员尚未适应工作岗位便又调任。有较多档案管理人员信息化管理理念不足，未经过专业化培训，缺乏创新管理理念。在人事档案管理活动实践过程中，还是停留在人工手工操作阶段，未能应用专业化的档案管理应用软件。在手工层面上实施信息编辑、信息查找、数据检索任务，对档案管理效率具有较大影响，难以提高操作成效。因此要注重整合上述问题原因，拟定针对性发展措施。

四、加强人事档案管理促进医院人力资源可持续发展策略探讨

通过上述详细分析了医院人事档案管理中存在的主要问题及其产生的重要原因，下面笔者详细探讨加强人事档案管理促进医院人力资源可持续发展策略。

（一）转变人事档案管理工作理念，加强医院人事档案基础设施建设

医院第一个工作要做的是转变人事档案管理工作理念，提高对人事档案管理工作的相关重视，重视人事档案管理的宣传，从以往的轻视到重视档案管理工作，要充分利用医院各种可用资源，在宣传栏、院报、医院网站等处进行人事档案管理相关知识和工作的宣传，从而转变全院人员对人事档案管理工作的新理解，医院管理层也应加大对人事档案管理的重视和行为力度，不断提高医院人事档案管理的工作质量。其次加强医院人事档案基础设施建设，保证人事档案管理工作的顺利开展。第一，创建独立档案室，配备人事档案设备，现在人事档案分纸质档案和电子档案两部分，纸质档案具有易腐、易潮、易燃烧的特点，所以人事档案室要配备专业档案设备，确保人事档案的存放和保管。其次，在档案室设立专门的人事工作间，并且配备电脑、扫描仪、打印机、复印机等硬件设施。最后，建立高素质、高能力、经验丰富的人事档案管理员队伍，可以组成由院长为首、纪委为督导、人事科科长为指导的人事档案管理队伍，用行动提高医院管理层对人事档案管理的关注，并且加大对人事档案的管理力度，不断全面提升人事档案管理人员的专业素质和专业技能，人事档案工作人员不是医生那种备受关注的人员而是一个幕后建设队伍，正因为如此人事档案管理工作才变成没有技术含量的机械劳动，这对档案工作人员的心理素质提出了更高的要求，人事档案工作人员要树立正确的世界观、价值观、人生观，坚定思想方向，平衡积极心态，积极投身档案管理工作中。

（二）科学分析档案信息，建立医院人才储备库

人事档案能为人力资源工作提供有价值的人员信息，还能为人才选拔、人才晋升提供重要的参考信息，人事档案管理部门及时了解并记录人事档案信息，并利用掌握的人事档案信息，建立医院的人才储备库，为管理层选拔、使用和培养人才提供信息和数据服务，建立和完善人力资源管理制度和人事档案管理制度，促进选拔人才、任用人才、储备人才、培养人才、管理人才的管理。人事档案为医院人才资源的储备提供了重要信息，一份完整可靠的人事档案，可为一个医务人员提供较为全面的个人信息，为今后的发展提供重要的人力资源信息与材料依据。另一方面人事档案管理人员科学分析人事档案，实现医院人力资源规划，人力资源规划是一个对医院人员流动进行动态预测和决策的过程，是现代医院人力资源科学配置的基础性工作和前提条件，人事档案管理部门应当就医院工作人员档案进行科学合理的信息分析，整理有效信息进行个人资源配置，从而做出相应的人力资源规划，这样的人力资源规划在人力资源管理中具有重要的发展和协调作用。人事档案部门除了档案的管理还有分析医院人力资源前景需求和医院定期招聘计划和岗位考核计划，合理配置人力资源，科学储备人力资源。这样的人事档案管理工作的开展能有效促进人力资源的资源整合调整，促进医院有效人力资源的可持续发展。

（三）制定员工培训发展计划，推进人力资源储备

目前医院人事管理工作大部分由医院内部文职类工作人员进行，这样就导致了档案管理人员专业档案管理知识欠缺，专业档案管理能力不足，所以人事部门要制定人事档案管理人员培训发展计划。档案管理人员的知识素质、工作经验和工作技能是档案工作的重要组成部分，人力资源部门对人事档案信息进行分类总结分析，发现人才发展独有的特点和工作规律和能力，以员工为发展主体，采取多元化的人才培训计划，通过对员工个人的研究以及能力分析，能为制定多元化的人才培训发展计划提供材料和数据依据。有利于高效识别人才、培养人才。同时对人才进行档案管理职能分工培养，针对每个人才的特点分配合适的职能培训，有目的、有针对性地制定培训发展计划，利用多样化的教育培训方式激发人才学习积极性和主动性，不但要组织人才进行全面的政治思想教育学习、专业工作人员再教育、专业工作人员实践操作演练及工作相关制度和规定的规范化学习还要进行人才综合素质教育的培训，推动人力资源储备，促进人事档案工作的顺利开展。

（四）引进高科技信息系统，建立人事档案信息管理系统

近些年来，我国社会主义市场经济不断发展，医院发展中综合竞争力不断扩大，要注重实现传统经营发展模式的全面创新与变革，促使更多医院工作人员认识到档案管理工作的重要作用。医院人事档案管理中要注重对医院发展现状进行分析，掌握医院档案工作开展的优势，通过信息化技术建立完善的档案管理系统，人事档案信息管理系统构建中要全面整合医院人事档案信息资源，实现电子化发展，提高档案管理人员的工作效率。在信息系统应用构建中，要注重做好技术人员专业化培训与指导，促使更多人员高效应用信息化系统，提高技术人员计算机应用能力、操作能力，能实现人事档案全面变更与信息查询，做好各项电子化信息反馈，能有效降低档案管理成本，还能便于人员查询以及信息整理。提高人事档案信息便捷性、及时性、完善性，保障医院人力资源可持续发展。传统的人事档案管理内容较为单一，未能注重较多重点材料的收取，此类管理方式难以全面掌握医院医务人员真实发展现状。在后续人事档案管理中，要注重做好动态化管理。要整合人事档案管理内容，注重及时做好多项资源收取，保障人才战略全面实施，有助于强化医院人事档案综合管理成效，实现医院可持续发展。

五、结语

综上可知，目前医院面对的行业发展竞争压力较大，医院在激烈的竞争环境中要想实现全面发展，必须转变人事档案管理工作理念，加强医院人事档案基础设施建设、科学分析档案信息，建立医院人才储备库、制定员工培训发展计划，推进人力资源储备以及引进高科技信息系统，建立人事档案信息管理系统等可持续发展策略，从而全面推动医院人力资源可持续发展。