浅谈制造型企业的档案数字化建设

郭东娥

摘要：档案是制造型企业信息管理知识管理的重要内容，档案数字化是顺应时代信息化发展的产物，数字化档案建设不但可以满足职工快速高效查借阅档案，对提高企业档案管理水平，提升档案开发效率，提升科研生产效率都可以起到重要作用。

关键词：档案;数字化;信息技术

引言

随着互联网、物联网、大数据等信息技术的迅猛发展和企业再创业的蓬勃发展，档案信息化、数字化档案也将成为一道亮点，时不我待，企业档案数字化建设成为企业发展的重中之重，本文对企业数字化建设的需求、数字化档案介绍、数字化档案的主要特点、数字化档案的优劣势和数字档案存在的问题及措施五方面进行探讨。

一、数字档案建设的需求

1.1数字化档案发展的形势需求

大数据时代在不断改造传统产业的同时，也对传统档案管理模式提出了挑战，在数字信息技术环境下，电子载体和数字传播方式义军突起，档案工作的数字化建设也是顺应潮流，适应时代发展的新举措、新要求，数字档案化也将是衡量一个企业档案管理现代化水平的重要指标。

1.2数字化档案的工作需求

档案数字化是数字化档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式。通过网络迅速流动，冲破网络时间空间的局限，促使档案管理、信息采集、信息服务职能转变。只有实现数字化档案，才能使从封闭走向开放，实现档案信息资源的有效高效利用和现代化管理的需求。实现无纸化、办公自动化、网络化，充分实现信息共享，档案资源有效利用。改变档案馆信息“孤岛”的形象，改善档案读物的落后面貌。数字档案馆的最大特点就是做大限度地实现资源共享，突破用户对档案信息利用的时间和空间的局限。

档案是企业开展业务工作的重要存储工具和凭证性信息记录手段，是企业的核心信息资源与重要资产。每个企业都具有机构庞大、下属部门多且分散的特点，建立数字化档案将最大限度的为全体职工服务。

二、数字档案的介绍

档案数字化是对着计算技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、存储技术的发展而产生的一中新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供信息，实现资源共享。

数字档案的工作形式是将档案、文书等资料通过数字化加工服务（扫描、图像处理）转化为电子文件，并建立目录和索引，制作成电子文书进行归档，形成一套新型的现代化数字化档案管理模式，便于高速检索，便于远程查阅。

三、数字档案的主要特点

数字化档案管理是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、传递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过系统专网实现档案的网上阅览和档案的查借阅功能，数字化档案可以大大提高工作效率、提升工作服务的水平和质量，实现档案由管理向信息研究与利用的值得转变。

档案数字化、信息化、工作流程化。首先对归档资料进行数据采集，凭借高科技的信息资源（扫描仪、影像仪等），再次审核电子材料，核对纸质材料，确认无误后，完成档案装订，电子文档归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息，整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审阅工作。同时实现数字化查阅，以组织系统专网的形式实现了远程查阅档案的功能，采用加密信息通道等多种方式，使系统运行更加安全可靠。

四、数字档案的优劣势

随着电子档案和电子文书的不断增多，档案数字化是发展的必然趋势，数字化档案的建立可以节约大量的存储空间和人力，同时数字档案可以凭借网络优势，在极广阔的范围内发布数字档案信息，不受时间地域的限制，提供快捷方便的服务，实现档案信息共享。但传统的档案管理仍具有自身的优势，传统档案主要存储原始档案的实体，在历史真迹、凭证价值方面具有法律效力的优势。其次传统档案的档案原件以纸质为主，其保存寿命远远超过数字化信息，且不容易被篡改。

传统的资料归档以纸张为载体的保存方式，占据了大量空间，需要特殊的环境，而且不方便查询，随着时间的推移，还面临着腐蚀、老化等问题。而将纸介质文件信息进行电子化处理，保存到光盘上，具有存储、管理、共享等功能，还可以减少文件库房占地，节省保管設备和人员，又方便统计和进行远程查询。

五、数字档案存在的问题及措施

近年来，数字档案已成为档案界关注的热点，正逐步代替传统的纸质档案，数字档案方便存储，利于资源共享成为数字档案的绝对优势，在极速发展中，数字档案的弊端也逐渐展露出来，制约了数字档案的进一步发展。

5.1完善数字档案的管理

数字档案馆是随着时代快速发展新兴的产物，发展时间短，国家《档案法》和企业档案相关管理规定还不成熟，档案管理员和其他部门兼职档案员工作职责还不明确，只有建立健全档案相关管理制度，使其具有相关法律效力，使其更利于公司的档案发展，各档案管理员职责明确，相互协作，高效工作。

5.2数字档案的文件的失真

数字档案是一种高科技技术、电子设备和计算机网络技术的产物，离不开高新技术的支撑，档案数字化工作的生命线在于保持档案的原貌，数字化的主要方式是扫描加工，在扫描过程中，如：分辨率、明暗度、对比度等技术参数选择不当回直接影像扫描的质量，易造成文件模糊、信息丢失等不良现象。其次对数字档案扫描后的图像进行归档或查借阅时，因格式选择不当易导致数据流失。这就要求购买高品质的设备，经专业人员培训合格后上岗。

5.3数字档案的真实性和完整性

数字化档案在储存过程中，易受周围环境和人为因素的影响，人员可对档案文件进行改动，造成文件的真实存储困难。档案归档如果不及时、整理不规范，易造成档案保存不完整。只有通过严格的管理制度，通过人员的积极主动工作，运用不可逆存储介质来最大程度的防范数据文件被修改，确保数据的完整有效。

5.4数字档案存储的永久性

数字档案存储于介质中，介质易于氧化和受到磁场的影响，极易破坏数字文件的保存内容，且数字化信息的保存寿命只有几十年，只有不断复制来保存信息，但复制过程中就会造成盘中数据的丢失，所以对保存的介质和技术要求就更高，加强硬件设施的建设，采用高质量大容量的存储介质存储数字档案。

5.5数字档案的安全性

在数字时代里，由于计算机病毒、网络黑客和系统不稳定等因素存在，数字档案管理受到严重的威胁，有可能被黑客截取、窃听、盗用，文件丢失等现象，我们要对数字档案系统进行进行定期维护，加固安全保护措施，及时更新。

参考文献：

1.吴心音.浅谈新时期的档案管理.甘肃科技，2003（8）：26.

2.刘亚峰，黄亚红.电子文件归档、利用与保护.新西部，2009（18）：7.

3.郑春宏.浅议新形势下如何注重对电子档案的整理与保护.中国时常，2010：41.