档案管理现代化的现状与对策

孙勇

摘要：信息化时代的来临使档案管理进入一个自我完善和提升的阶段，档案管理是一个繁杂的过程，需要有责任感的管理人员进行严格管理。我国社会各领域数据信息量巨增，各行业的档案管理工作人员在工作过程中已经面临着较大的挑战，并在某种程度上造成了一定的困扰。要想从本质上去解决该问题就需要把现代化技术与档案管理有效的结合在一起。基于此，本文重点分析了档案管理现代化现状和对策。

关键词：档案管理;现代化;问题;对策

一、档案现代化管理现状

步入新时期以来，事业单位高度重视档案资料的现代化管理，在计算机、互联网、大数据等技术的支撑下，事业单位建成了“互联网+档案管理”的全新管理模式，这在一定程度上提升了事业单位档案管理水平，促进了档案管理的信息化、现代化发展。当结合管理实际可知，事业单位在档案现代化管理中仍存在较多问题：其一，部分事业单位管理层未能充分认识到档案现代化管理的重要性，其仍然采用传统的档案管理模式，管理目标、制度及要求具有滞后性，致使档案管理难以适应新时期的发展需要。其二，档案管理基础设施建设不够完善，究其原因在于单位对档案管理的资金投入较少，这使得档案现代化管理设备、软件更新较慢，降低了档案管理的实际效果。其三，事业单位内部未能标准化、规范化的档案现代化管理机制，尤其是在档案安全管理层面问题突出，降低了档案管理的实效性。其四，档案现代化管理对于管理人员的专业素养要求较高，但事业单位内部档案管理人员专业水平参差不齐，难以满足新时期的档案管理需要。

二、档案管理工作的重要性

一方面，档案管理工作能否科学有效的进行，在一定程度上反映了企业的管理水平与发展情况。企业在生产经营过程中，一定会产生一些历史资料，如企业的业绩成果等，这些历史必然会被记录在档案之中，所以，为了能够有效的查询到这些历史资料，必须要做好档案管理工作。只有这样企业员工才能够深入了解到企业的发展状况，更好的服务于企业，促使企业健康的发展。在社会经济不断发展的形势下，我们要不断的创新档案管理的观念，进而创新管理方式，保证档案的真实性与准确性。总而言之，加强档案管理工作有利于企业持续健康

的发展。另一方面，档案资料是在企业生产经营过程中不断形成的，能够真实准确的记录企业的各项活动，在企业管理人员进行决策时能够起到辅助作用。企业管理人员可以通过分析研究档案的记录，对过去的工作进行总结，可以发现工作当中的不足，并可以借鉴之前的经验，根据企业的发展现状制定出更加科学的发展规划。并且，做好档案管理工作还能够更好的服务于各部门，使各部门的业务更加有序的开展。最后，档案管理工作能够丰富企业的文化。一个企业的发展，离不开企业文化的建设，而档案管理工作能够准确的记录企业文化形成的过程，保证其在长时间的传承过程中不至倒退或是流失，保障企业发展的生命力。由此可见，做好档案管理工作对企业的健康发展具有十分重要的意义，所以企业要重视档案管理工作，促使档案管理工作在企业发展过程中的作用得到进一步的发挥。

三、档案管理现代化进程中存在的问题

1、标准化程度低

档案管理标准化是现代化的基础条件，20世纪初国家制定了档案管理标准，这使得我国的档案管理标准化形成一个体系。档案管理是一个非常复杂的过程，由于历史遗留问题，许多单位在进行档案管理时基本是按照单位需求进行管理，單位根据运营情况进行设备购买，各单位的硬件设备情况不一。一些单位没有按照国家的标准进行硬件和软件的配置，低标准化使档案在管理过程中存在缺损的情况，这对单位档案现代化管理存在阻碍作用。

2、高级专业管理人才少

档案管理现代化必然也要求管理人员高级专业化。档案管理现代化工作人员要具备较高的政治理论、管理技能和专业技能，以制定科学合理的档案现代化管理模式。但是目前情况来看，许多单位的档案管理人员学历水平低，专业对口人才少，使档案在管理过程中技术含量不高，影响档案管理现代化模式的创新与发展。

3、档案管理投入不足

经费问题一直是档案管理的关键问题，单位领导没有认识到档案管理的重要性，档案管理意识低，那么会导致相关经费投入不足。少量经费不能购买大量档案管理设备和软件，使自动化数字化档案管理成为空谈。

四、档案管理现代化的对策

4.1促进档案管理信息化建设

在大数据时代下，开展档案信息管理工作过程中，还需要强化对档案管理的信息化建设，优化单位领导人员的协调管理，并且要根据单位的实际发展情况去规范全新的档案管理规划方案，积极引导单位各部门的员工参加单位档案管理工作的建设，通过这样的方式能够把单位档案管理的价值得到真正的体现。在一定程度上做好单位的档案管理信息化建设能够提升单位的社会经济效益，优化单位在市场中的地位。完善单位信息化档案管理规章制度的同时，还需要优化对单位的人力资源成本的资金管理，促进单位的各部门之间的设备信息化管理，这样能够提高单位档案管理工作的价值体现。

4.2加强组织领导并统一管理

每个企业都是由若干个部门组成的，但由于部门太多，企业就并没有一个完整的档案管理系统，进而导致了企业在信息化建设中的脚步放慢，因此企业需要把现代档案信息化管理放在企业管理中的一个重要位置上，并实地进行操作。并且企业还要优化部门的组成，让企业档案管理工作专员、主管、企业政策改革部门人员、会计部门人员、资产管理部门人员等组成一个公司档案管理部门的改良小组，做到行动上统一部署，各部门之间相互配合，监督，发现问题立刻处理，每个部门取长补短，对企业档案进行信息化有序的管理。

4.3提升档案管理人员的个人综合素质

档案管理人员的个人综合素质水平和专业知识技能会影响到档案管理工作的效率和质量。所以，单位的档案管理工作还需要强化对档案管理人员的管理、培训，从而提升人员的个人综合水平。除此之外，单位还应该建立高素质、高知识技能的专业人才团队，为单位的档案管理工作奠定基础。单位还需要强化对信息化和规范化的档案管理建设，提升对单位人力资源成本的关注，转变传统的档案管理思路，强化单位各部门之间的信息资源贡献与信息的交流、沟通、帮助单位档案管理工作人员了解到单位各部门之间的重要档案信息，这样能够实现单位档案管理工作的顺利开展与完善[

4.4构建标准化档案现代管理模式

要提升档案现代化管理水平，还应注重标准化管理体系的建设。其一，在档案管理初期阶段，应严格按照《档案法》的要求，考虑本企业实际，建立规范完善的档案管理制度，做到档案管理过程“三纳入”与“四同步”的有效结合。其二，应做好档案管理各个细节层面的管理，如在档案收集管理中，应确保所有的档案资料真实准确，书写格式规范等。其三，档案现代化管理模式下，互联网技术的使用使得档案遭受网络风险的概率增大，对此在档案现代化、标准化管理中，应注重网络安全的系统管理，如加强局域网、防火墙建设、设定固定IP范围、设置访问权限等。其四，在档案现代化管理模式下，还应注重线上档案管理与线下档案管理的结合，提升档案管理的实际效果。

结束语

总之，在信息化时代档案管理要向现代化迈进，单位要加大档案管理的资金投入、加强对管理人员的培训、加大管理力度、完善标准化管理设施，使档案管理早日进入到现代化管理模式中，提升档案信息的共享和交流，提升档案在单位发展中的作用，促进档案管理健康发展。

参考文献：

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