制造企业如何加强存货管理

冯震 卢斌

中国人民大学

前言：制造企业经营过程中，由于持续生产经营的需要，不可避免需要储存一些原辅料、包材、中间品、半成品和成品等，这些物资构成了企业资产的重要组成—存货。

世界上没有免费的午餐，企业的存货或者是从外订购或者是自行制造，因此存货成本必然包括订货成本、购入成本以及可能的制造成本等；企业库存物资以实物形式存在，必然占据一定空间，并且一些物资对储存空间要求还非常高，如低温、通风等等，随时都会产生费用；储存物资需要一定人来管理，需要不定期整理，也会产生一定成本影响企业效益；企业管理中的问题或者一些不可抗力因素的影响会导致企业断货，也会产生一定费用。这些存货没地方用，扔不舍得扔，卖又卖不了多少钱，放久了又锈损腐蚀，这也是管理中的难题。企业增加效益的办法可以通过降低成本来实现，因此降低和存货有关的成本可以作为企业增加效益的重要手段。

本文阐述的主要是如何降低存货的持有成本。

一、企业存货持有成本过高会产生的问题

（一）过多占用资金成本。根据存货特点，存货只有流动起来才能产生更多的效益。存货都是耗费企业一定资金采购或制造的，因此长期呆滞在库内的存货就是在占用资金成本。另外，如果按照成本核算的思维分析，过多的存货持有成本也是不能实现其他收益的机会成本。虽然必要的存货可以为企业生产带来便利，但是更多企业追求的零库存出发点就是要减少存货的资金成本。

（二）过多占用库存空间。很多企业为了所在地区交通便利和职工上下班方便，建立在相对繁华的所在，因此该地区的地价也基本可以说是一寸土地一寸金。在此基础上，如果企业的呆滞存货过多或多存货周转次数太低，一定会占用更多的库存空间，也就是越来越多的物资占据了很大的库存空间而且可能是长期占用。没用的用得少的存货占的空间多了，库房容积就那么大，有用的用的频繁的物资采购基本量就会受影响。还有，一些特殊的物资需要严格的储存条件，如剧毒产品危险品库房需要建立严格的人防技防措施如防盗门窗、音视频报警装置和双人双锁的管理模式，一些生物制品需要不同阶段的低温进行分类储存，一些印刷物包材需要保持室内的温湿度……这些因素不但在开始设计建造库房的时候产生成本，还可能因为持续的储存物资平时也产生维护费用。

（三）人力成本的耗费。虽然可能有些物资已经不能使用或者用的很少，但是各种盘点以及日常的收拾，都要按照正常物资的管理水平，一个环节都不能少，也会产生大量的人力维护费用。也就是说，钱没花在刀刃上。库房的管理，是一项庞大而且复杂的工作，尤其是专业性强的存货，需要的人员不但要具备认真负责的专业素质，还有具有相关专业知识，因此越是专业的库房对应的人员管理成本越高。

（四）大量呆滞存货的存在，可能造成库管人员的惰性和腐败问题，并且能够掩盖生产管理过程中很多问题。往更深层次分析，其实不只是库管人员，其他相关人员也会产生一些相关问题。

（五）其他问题。

二、企业呆滞存货过多的原因

（一）企业内部沟通不畅。比如企业内部已经停用或者以后很少使用某外包装，但是没有通知库房保管员。企业保管员按照以往的经验，在库存余额警戒线下，需要对物资进行请购。但是买来之后其他部门不再使用，只能形成呆滞物资，这就是典型的沟通不畅导致的库存问题。

（二）长期的待检区域或者不合格区域满负荷，也是一种呆滞物资储存的原因。有些企业物资到货以后，保管员发出请验单与质检人员对接，但是质检人员在规定的时间期限并没有进行抽检，这是造成企业物资呆滞产生的原因；有些物资不合格，需要进行退货、换货的处理，但是采购员并没有及时联系供应商进行处理，因此也占用了不合区的大量空间。这些物资都和库存管理有关，有的企业保管员对物资不熟悉，生产需要物资有时找不到，只能订购，但是下次可能发现就在库里只不过名字不是生产领料单的名字；有些保管员怕断货被追究责任，提前请购很长时间造成一段时间内多批物资共存的问题比较突出；有的物资不及时按照检验结果转移待检区、合格区和不合格区内的物资造成没有合格原料领用，待检区东西却堆积如山。

（三）有些物资的最小规格和采购量决定了也物资的呆滞水平。比如某些化学品每次生产只用三毫升，但是供应商最低只有五百毫升的规格，这样的采购行为发生后就可能造成存货的呆滞。另外，有些物资必须使用但是用量极低，每次订单数量太小，因此供应商不愿意生产，提出了最小采购量的问题。最小采购量虽然有个“小”字，但是可能对于使用这些物资的企业来讲并不小，可能会长期大量占用一些企业的库存空间。总之，有些问题不是我们所能控制的，我们只能从自身挖掘潜力客服困难。

（四）库存零头。有些物料领用人员希望每次都只领一个批次的，但是库存的最小批次又不能满足一次的生产需求，这样的过程如果长期发生，就会发现库存出现很多零头，而且零头由于都不够一次任务导致很多人不重视不解决。这也是呆滞物资产生的原因之一。

（五）企业的空间没有合理使用。有些库房内部空间很高，但是货物的码放并没有随行就市，立体的库房空间没有得到使用。另外，过多对环境要求过高的物资也会造成库存成本的增加。

（六）企业需求太追求个性化，使得物资种类规格太多。比如某诊断试剂生产公司，瓶子种类有二十多种，光三毫升瓶子就有七八种；最夸张的是七八十种产品都采用个性的外包装，外包装又分多个规格，其实我觉得真没必要。规格多，按照GMP的要求，还必须分开隔开有效存放，这就更无形中增加了企业的成本。

（七）采购员出现的采购错误导致呆滞物资的出现。采购错误的出现原因比较复杂，错误的方式包括数量、标的和交货日期等方面的错误，有很多原因可能导致其发生。但是采购错误一旦不可挽回，就会造成无用的存货或者过多的存货占用库存空间。

（八）企业工作缺乏计划性或者需求预测不准特别是戴高帽式的预算会导致呆滞物资的大量产生。计划工作的这两个方面都会使企业库存管理工作出现问题，实际上企业库存呆滞存货大部分原因是这两个原因造成的，具体可以表现为：

1.有些企业根本没有计划，完全是生产主管或者直接生产人员自己估算生产，如果再加上和产量相关的奖励，一定会发生提前生产导致大量堆积库存的现象。

2.没有计划或计划不准，采购人员下单不考虑库存问题，如果再有背后交易的问题，那么很容易大量订货，造成存货大量增加。

3.库管人员和采购人员接收物资环节不按照订单或者生产计划，再加上有些供应商想多卖商品，有可能在接收环节来多少收多少，完全不顾库房容积问题。

4.销售为了最大满足用户需求担心由于可能的断货导致用户流失，对销售预测戴高帽，对生产部门发出了错误的信号，再向上反馈到库存部门就是增加了库存商品的需求，采购员进行了超额的采购。一旦销售没有超额完成甚至没有完成基本预测数据，就会产生成品、半成品、原辅料的大量增加，给企业带来重大财务风险，有可能只能通过断臂求生不计成本甩卖达到降低库存现象。

5.在订单为王的企业，订单管理的随意性也可能造成需求的严重失真。随意变更的订单不是仅仅影响营销部的一个数字，是连锁的反馈，直到影响可能的库存产品大量增加。目前，国内的企业对此一般都是订单承接方承担损失，对买家基本没有约束性，因此订单改变很随意。订单的问题反馈出企业的契约精神，也是国内企业的困惑之一。

（九）研发失败。一个企业不可避免涉及研发问题，研发不能保证百分之一百成功，因此研发过程中的一些备料或者中间产品就可能成为呆滞物资。这部分物资不能随意处理，因为根据经验，很多研发过程都是息息相关，有可能下一个研发方案就用到上一个研发方案中的备料或者中间品。除非研发彻底失败放弃项目，这部分存货可以走正常的报废流程进行处理，减少库容。

（十）特殊原因产生的存货增加。如最近美国对华为的制裁加剧，导致华为的芯片供应吃紧。华为公司为了保证未来一段时间内的芯片稳定供应，向台积电下了巨额订单，而订单的标的数量完全超过了常规的订单数量。在一段时间内，虽然华为的芯片不用担心断货，但是随着技术的更新，可能造成使用目前技术生产的芯片组装到手机后，造成手机核心技术在短期内无法更新，可能稍后的一个时期内在与其他品牌竞争中处于下风。

（十一）产品设计的不可靠性。产品急于推向市场，因此存在很多设计端的缺陷，只能在面向市场过程中不断改善。但是在改善过程中会因为变更工艺对物料的种类、等级或者数量产生很大的影响，即使技改定型后及时通知了物资部门也会产生一部分呆滞库存，或者在一定时期内产生呆滞库存。

（十二）企业的价值观或战略问题，追求的目标太高，导致各种超出常规的失败造成冗余。

（十三）其他呆滞物资产生的原因。

三、如何降低企业存货持有成本

（一）各部门要加强沟通，如果出现更换物资或者改变工艺导致使用数量发生变化，企业内部其他部门应及时通知库房，库房及时调整物料请购单，这样有利于采购人员进行合理采购，避免出现问题。另外，处理这个问题要举一反三，形成制度，对执行不力的部门要进行惩罚，形成底线思维，才可能减少这种可以避免的错误发生。

（二）企业应该进行彻底认真的盘点（建议盘点期间研发人员、生产人员和质检人员同时参与，发现以后研发或生产不再涉及的研发用材料、变更工艺后不再使用的材料或者不合格的物资及时处理。），摸清家底，并且根据实物调整账面数据；另外，要进行实时盘点，每次领料或入库都对对应的物资进行点数，使库存余额反馈真实数据，为企业决策进行服务；保管员账务处理必须及时，当日事当日毕，出现问题不可怕关键是要处理，自己处理不了及时上报处理；物资部门负责人或联合财务审计部门，或独立进行对库管工作进行监督盘点，有奖有惩，促进工作效率。要使大多数盘点在有监督的情况下进行，要对盘点异常情况迅速处理，以免再次拖入到下一个会计期间。

（三）简化物料，缩减物资种类，加强管理。不管是多少个产品平台，不管是什么产品品种，对某一类物资只要是验证没有问题，尽量使用统一标准甚至同一物资，如包装瓶三毫升的就用一种，三毫升和五毫升统一为五毫升一种，不同方法学用同一种，都是解决问题的手段。另外，由于缩减物资种类，增加了单次数量，还能利用规模效应向供应商压价，一举多得。

（四）利用机器设备，根据库房实际情况，将库房空间用到极致。但是同时必须做到不同种类的物资之间隔离，不同批次之间的物资隔离，物资不能直接放在地面不能靠墙存放，物资码放要流出应急通道和搬运空间，物资码放要压茬码放并且标签向外。总之，合理利用库房空间是一件非常麻烦但是讲究的工作。另外，要尽量采用对环境水平要求低的物资，才可能不用对库房硬件大规模改造，产生多余的库存持有成本。如果可能，在库房建造的过程中就应该考虑库房机器化管理的问题，如必要的层高、合理的管道以及消防设施的设计等。笔者参观过一些自动化程度特别高的库房，不管是节约了人力，更重要的是差错率特小，可以为订货决策提供更加准确的数据。

（五）各种物资的库存零头必须及时使用。库存物资零头按照逻辑，都是合格的物资，为什么不能使用呢？无非就是麻烦，惰性心理作怪罢了。这就要求企业做出明确规定，并且督促职工严格执行。如果使用了一个批次的零头要使用新的批次或者亚批进行区分，同时对两个批次分别进行同样的检验程序，严格进行控制。

（六）关于物资的最小规格和最小采购量的问题有两方面建议：首先如果可以和同行达成临时合作协议进行共同采购，可以避免这些问题；其次如果只能自行采购，那么依据有效期等资料，对物料进行严格的控制，超出有效期及时处理，绝对不能使过期物资进入生产线，避免带来可能的损失。另外，也要注意和供应商沟通，商讨适合的产品规格和订货量问题。

（七）企业加强管理，各个部门之间出现问题及时沟通，各个岗位提高工作效率，如质检人员及时检验物资是否合格，不合格品采购人员负责及时退换货，总之，尽量减少主观原因造成的库存增加。在这个过程中，要形成必要的记录，以便分清职责，和绩效考核紧密结合，才能引起职工的重视，切实提高管理水平。

（八）企业应和供应商做好沟通。在成本不会升高的情况下，根据期初期末库存余额、年使用量、订货到货周期、缺货危险期等情况，要求供应商增加送货频次，减少单位送货数量，相当于转移了部分库存，但是又不会造成物资断档。另外，企业选择供应商要有备胎观念，如果发生不可抗力问题或者原有厂商不能保证企业利益，不会因为供应商的过错导致企业本身供货出现问题。

（九）企业可以通过应用先进的技术，如物联网技术、机器人技术等，提高库房的管理水平。

（十）企业的计划工作需要所有部门的配合，需要认真负责严谨的工作态度，需要翔实的数据基础。计划工作的好坏，不止停留在报表数据上，更体现在执行中，并且在执行中应根据实际情况进行随时纠偏。

1.销售人员应该通过详细的市场调研分析，匹配自身企业的资源与能力，准确、严谨地得出销售预测数据，用于指导生产预测和采购预测等。

2.生产主管根据销售预测数据以及生产现场的实际情况，按照产品的配方和生产流程，得出具体的物资需求，反馈至物资部门。

3.物资部门根据生产部门反馈的数据，按照库存实际余额，结合销售的季节特点，计算物资需求的数量，分析物资需求的时期，在恰当的时间点进行恰当数量的采购。

4.企业各个环节的预测的富余量可以约定一定的比例，或者只从销售预测源头增加富余量，以免产生叠加效应。

5.企业的预测不是一成不变的，尤其是类似于2020年的形势，必须要顺势而为，不断调整预算，使数据更加可靠贴近实际，才能更好地起到指导生产需求和采购需求的目的。

（十一）目前全球市场是合作的市场，但是从近年的中美贸易战以及新冠疫情产生的一系列问题，使我们充分认识到市场的变幻莫测，认识到国内企业高新技术发展的紧迫性，也使我们认识到有备无患的危机意识。其中，供应链的考虑以后要增加浓重的一笔，就是合作方可能的政治站队对企业的影响。同时我们也看到，一个行业内企业在必要的时候是需要抱团取暖的，团结起来克服外部的困难。

（十二）积极稳妥地将产品推向市场。可靠的设计或者相对稳定的设计才能使一定时间内企业物资保持稳定，有规律可循，企业才能更加合理的计划，减少库存持有的成本。

（十三）解决库存问题是一个长期的问题，要不断调整策略，根据不同时期库存物资的特点进行调整。

（十四）其他降低库存冗余的办法。

结束语：总之，呆滞的库存就是企业的累赘，我们必须及时铲除它，要不然会成为企业的毒瘤。追求零库存不是每个企业都适合，恰当的库存才一定是企业的正确选择。各个企业要根据行业的特点、供应商的能力、企业制造的能力以及多种资源，制定企业恰当的库存指导数据，恰当的确定库存物资的种类，改变企业管理中对于库存不正确的认识和管理行为，合理进行计划用以指导生产和采购行为，对企业资源合理地利用，才能正确解决库存物资呆滞的问题，降低企业成本，增加企业效益。